大変なアルバイトのシフト管理を簡単に解決するツール「シフオプ」が便利!

募集をかけてもアルバイトを集めるのは至難の業。人手が足りない中でアルバイトの要望に応えながらシフトを作るのは大変なものです。少ないアルバイトで効率的にシフトを管理するツールに「シフオプ」があります。サービスの概要や、導入するメリットを紹介します。


目次[非表示]

  1. アルバイトのシフト管理は手間がかかり面倒…
  2. ”シフオプ"とはどんなサービス?
  3. シフオプ導入のメリットは?
  4. シフオプで解決できる!シフト管理の負担
  5. 業種別シフオプの導入事例
  6. まとめ


アルバイトのシフト管理は手間がかかり面倒…

人件費を削減しながらも労働力を確保するために、多くのアルバイトを抱える店舗も多いのではないでしょうか。しかし従業員が多ければ、その分シフト管理にかかる時間や手間などの負担は大きくなります。シフトを作成するために、エクセルなどの表計算ツールを使う店舗もあれば、手書きで作成しているところもあるかもしれません。どちらにしてもシフトの作成には多くの時間がかかります。


シフト作成に手間がかかる理由には、

  • 時給がバラバラで給与計算が大変
  • 勤務時間がコンプライアンスに反しないか確認が必要
  • アルバイトの希望休の調整が必要
  • アルバイトにシフトを周知したあとに修正が必要な場合がある

などが挙げられます。


また、従業員によって「週3日勤務」「1日5時間勤務」などのように勤務日数や時間が異なるため、勤務時間や休憩時間が労働基準法に反していないかのチェックをしたり、希望休を調整したりといった作業が必要になります。


また、シフトを作成してもそこで終わりではありません。そのシフトをもとに従業員の給与を計算し、人件費が予算を超えていないか確認する必要があります。もし採算が合わなければ、従業員にシフトの調整のお願いをして、作成したシフトを修正しなければいけません。またアルバイトの時給は人によって異なる場合もあり、ひとりひとり勤務時間と照らし合わせて計算する必要があります。


しかもシフト管理は毎月のことで、店舗によっては毎週作成しているところもあります。そのたびに従業員のシフト希望を収集して、シフトを作成しなければいけません。このようにシフト管理には多くの手間や時間がかかってしまい、多くの人が頭を抱えています。



”シフオプ"とはどんなサービス?

シフオプとは従業員の最適配置を支援するシフト管理システムです。シフオプを使うことで、シフト管理を効率化することができます。例えば、シフオプでシフトを作成すると、作ったシフトをもとにシフト人件費が画面上に反映されます。これまで別々に行っていたシフト作成と人件費計算を同時に行うことができ、大幅に負担を軽減することができます。


またスペースが狭く、パソコンを置くスペースがないという店舗が多いと思います。シフオプはスマートフォンやタブレットなどインターネットが繋がる端末であれば操作をすることができます。そのため、パソコンが置けない店舗でも、シフオプを利用することができます。



シフオプ導入のメリットは?

シフオプを導入することで、業務効率化や人件費の管理など様々なメリットを得ることができます。具体的にシフオプを導入すると、どのようなメリットがあるのかご紹介します。


・シフト作成時の負担を軽減

シフオプを導入することで、従業員のシフト希望の収集や希望シフトの転記作業、そして確定したシフトの共有といった作業を効率化することができます。従業員が申請したシフトは自動的に管理者の画面に反映されます。また確定したシフトは、シフオプからの自動メールやアプリから通知されるので、わざわざ連絡する手間が省け、シフト作成にかかる多くの負担を軽減することができます。


・アラート機能で労務規範違反を回避

無理にシフトを組んでしまうと労務規範違反になってしまうこともあり、大きなリスクを負う可能性があります。シフオプでは、労務規範違反のシフトを作成していると警告が表示されます。リスクを回避できるだけでなく、結果的に従業員の負担も減らすことができます。


・人件費を自動的に最適化

シフオプでシフトを作成すると、その出勤時間をもとに人件費の計算が自動的に行われます。また計算された人件費は予算などの数値と一緒に表示されるので、人件費が過剰でないか即座に確認できます。そのためシフト作成と人件費の計算を別々に行う手間と時間を短縮することができ、過剰な人件費の発生を防ぐことができます。


・現場の人手不足を可視化

手作業でシフト管理を行っている場合、人員が不足している時間帯を把握するまでに時間がかかります。複数の店舗を経営していると、細かな人員の不足を把握することはさらに難しいでしょう。しかしシフオプでは、各店舗や現場のシフト状況を即座に可視化することができます。人員状況を正確に把握することで、「ここは人が不足しているから人員を増やそう」「逆にこの時間は人が余っているから削ろう」といった人件費の効率化も期待できます。


・他店舗へのヘルプの募集

シフオプでは複数店舗間でシフトの情報を共有できるので、他店舗のシフト状況を即座に把握できます。またシフオプでは簡単に一括連絡ができるので、「緊急でヘルプがほしい」というときでも、すぐに従業員にヘルプを募集することができます。この機能は他の店舗に対しても行えるので、これまでよりもスムーズなヘルプの応募が可能になります。



シフオプで解決できる!シフト管理の負担

先に紹介したようなメリットによって、シフト管理にかかる負担を大幅に軽減することができます。実際にシフオプはいくつもの大手企業で導入されており、年間約480時間の業務コストの削減や、ヘルプの推進により不足していた労働力を安定的に確保できるなど、効率的なシフト管理によって従業員の稼働率も向上しています。シフト管理にかかる手間や時間を短縮することにより、そのぶん別の仕事に充てることができるので、業務全体の効率化にもつながります。

例えば、シフト管理によって従業員の人員配置を整えることで、従業員は掃除や接客に力を入れる時間が増え、サービス向上に取り組むことができます。


管理者にとっても、従業員一人ひとりの勤務時間や休暇を把握できるため、シフトの問題点に気づきやすく、より良い職場環境づくりに重点を置くことができます。


その結果、売上や従業員満足の向上へとつながり、人材不足の解消に貢献することができます。



業種別シフオプの導入事例

シフオプの導入により、会社の成長や職場環境の改善につながったとご報告をいただいた企業様の導入事例をご紹介します。


①飲食 株式会社ライドオンエクスプレスホールディングス様

宅配寿司「銀のさら」や、提携レストランの宅配代行事業「ファインダイン」を展開している株式会社ライドオンエクスプレスホールディングス様。

人材不足が深刻化しているデリバリー業界では、店舗業務の効率化を図るために適材適所の人員配置が必要不可欠です。


シフオプ導入前は、店舗ごとにExcelでシフト表を作成し、店内に貼りだして共有を行っていましたが、人員の不足や余剰に頭を悩ませていたそうです。

そういった問題の解決策として、各店舗のシフトが共有できるシフオプを導入いただき、稼働時の人員配置や、人員不足によるヘルプ要請がスムーズに行えるように変化したとのことです。


ほかにも、

  • 必要な人員をピンポイントで配置できる
  • 過去のシフトデータを集計することで、クルーに公平なシフトが組める
  • 従業員のシフト提出率や作成スピードが上がった
  • オペレーション効率が高まり、売上増加や顧客満足がアップした

とのお声をいただいています。


株式会社ライドオンエクスプレスホールディングス | シフオプ



②小売り セキショウブランニューシステム株式会社様

つくばエクスプレス構内を中心に、コンビニエンスストア「ファミリーマート」を11店舗運営するセキショウブランニューシステム株式会社様。


シフオプ導入前は、各店舗の従業員のシフト作成に大きな業務時間を割いていたり、店舗ごとにシフト作成方法が異なったりという問題があったそうです。


そこで取り組んだのが「シフオプの導入」と「業務の統一」です。

シフオプの導入によって、人手が足りない店舗がヘルプ要請を行い、店舗間で毎月200件、約2,000時間の労働時間の確保を実現。

そのうえで、どの店舗に行っても変わらず業務が行えるように、レジの操作方法や品出しの方法といった業務マニュアルを店舗間で統一するといった取り組みを行われました。

その結果、ほかの店舗から来たヘルプの従業員もいつも通り活躍することができ、人手不足の解消に繋がったそうです。


そのほか、次のようなお声をいただいています。

  • 各店舗のスケジュールが把握できるため、ヘルプ要請や派遣がしやすくなった
  • シフト作成の時間が短縮し、業務効率アップに繋がった
  • 従業員がシフト提出をしやすくなり、働きたいときに働ける環境が整った
  • 人員不足による管理者のプレッシャーが軽減された


管理者側のメリットだけでなく、従業員が働きやすい環境づくりにも繋がっていることがわかります。

導入当初は賛否両論だったそうですが、今では「シフオプ無しのシフト管理は考えられない」との評価をいただいています。

セキショウブランニューシステム株式会社 | シフオプ



まとめ

管理する側がシフトを作成するには膨大な時間的コストがかかります。企業がシフオプを導入すれば、シフト管理の煩わしさを効率化するための便利な機能を用いて効率的にシフトを回すことができるでしょう。

シフト管理についてお困りの方はお気軽にお問い合わせください。

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