※2024年10月10日更新

アルバイトの要望に応えながら、現場が円滑に回るようシフトを作成することは容易なことではありません。特に、学生や主婦、フリーターなど、さまざまなアルバイトを雇用している現場では、毎月のシフト作成に労力を費やしているケースが見られます。

シフト管理担当者のなかには、「アルバイトのシフト管理を行う際のポイントが知りたい」「シフト管理を楽にする方法はないのか」などとお考えの方もいるのではないでしょうか。

この記事では、アルバイトのシフト管理について、課題やポイント、効率的な方法を解説します。

アルバイトのシフト管理における課題

アルバイトのシフト管理においては、大きく分けて4つの課題があります。

①シフトの希望が集まらない

シフトを組む際には、アルバイトからシフトの希望を集めます。しかし、シフトの希望が期限までに提出されないことで、シフトの作成を進められないケースも見られます。

この場合、提出が遅れているアルバイト一人ひとりに催促を行う必要があり、管理者に負担がかかりやすいといえます。

②不公平感があるシフトになる

アルバイト全員のシフト希望をシフトに反映することは難しく、場合によっては不公平感があるシフトになってしまう可能性もあります。

また、アルバイトによって勤務日数や勤務時間が異なることから、公平なシフトを組むための作業は複雑になりやすいと考えられます。

③人員の調整が難しい

シフトごとの必要な人員に対して希望している人数が足りていない場合、人員の確保に時間や労力がかかります。

また、単純に数を確保すればよいわけではなく、アルバイト一人ひとりのスキルや人間関係を考慮する必要があるため、管理者の負担につながります。

④法令の確認に時間がかかる

シフトを組む際には、それぞれの労働時間について法令に即したシフトになっているかを確認するために時間がかかります。

アルバイトにも『労働基準法』が適用されるため、労働時間に法定の上限があります。

▼労働基準法 第32条

第三十二条　使用者は、労働者に、休憩時間を除き一週間について四十時間を超えて、労働させてはならない。
②　使用者は、一週間の各日については、労働者に、休憩時間を除き一日について八時間を超えて、労働させてはならない。

引用元：e-Gov法令検索『労働基準法』

上限を超えて働いてもらうには、時間外労働協定（36協定）を締結したうえで、労働基準監督署長への届出が必要です。

なお、シフト勤務における労働基準法の規定についてはこちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

出典：e-Gov法令検索『労働基準法』／厚生労働省『労働時間・休日』『知っておきたい働くときのルールについて』

アルバイトのシフト管理を行う6つのポイント

アルバイトのシフト管理を行う際は、労働時間や時給、休み希望など、さまざまな要素を考慮することが重要です。

①勤務時間を正確に把握する

法令違反を防ぐためには、法定労働時間や法定休日を守ることが重要です。アルバイトがいつ・何時間働いているか、勤務時間を正確に把握しておきます。

また、適切な給与計算を行い、残業手当を適切に付与するためにも、勤務時間を把握しておくことが欠かせません。

アルバイトの勤務時間を管理する方法には、以下が挙げられます。

▼勤務時間を管理する方法

• タイムカードやICカードを導入して、勤務管理を記録・確認する
• シフト管理システムのシフトデータを勤怠システムに取り込み、データの突合せを行う　など

アルバイトの勤務時間を把握することで、法令違反を防げるほか、長時間労働が発生しないようにシフトの量を調整しやすくなります。

また、勤務時間と時給を逐一チェックすることで、想定していた人件費が超過してしまうことを防げると期待できます。

②スキル・相性を踏まえて人材配置を行う

アルバイトのシフト管理を行う際は、一人ひとりのスキルや相性を踏まえて、適切に人員配置を行う必要があります。

習得できていない業務やアルバイト本人がストレスを感じる業務を任せると、業務効率の低下や退職につながる可能性も考えられます。

円滑に業務を遂行してもらうためには、スキルや経験のあるアルバイトをバランスよく配置することが重要です。また、アルバイト同士の相性もあるため、人間関係を考慮することも欠かせません。

人材配置のポイントは、以下のとおりです。

▼人材配置のポイント

• 新人アルバイトのシフトを経験豊富なアルバイトと同時間帯に入れる
• 業務内容を可視化して、各アルバイトが対応できる業務量を設定する
• スキルや経験のあるアルバイトを、1日の各時間帯に投入する
• アルバイトの業務における得意・不得意をヒアリングして人材配置に反映する
• 定期面談で人間関係に問題がないかヒアリングしてシフトを考慮する

アルバイトのスキルや経験、相性を考慮した人材配置を行うことで、円滑かつ効率的な業務が可能になり、生産性の向上につながります。また、仕事に対する負荷が均一化されて精神面のストレスが低減することで、離職の防止も期待できます。

③シフトの平等性を保つ

休み希望や働き方について、各アルバイトの事情を考慮しつつ、平等性のあるシフトを作成することも重要です。

特定のアルバイトだけ休み希望が通ったり、負荷の大きい業務をいつも同じ人が行っていたりすると、アルバイトの不平不満につながる可能性があります。

シフトに対して不満が蓄積すると、職場での人間関係の悪化やアルバイトの退職につながるリスクが生じます。シフト管理のルールを定めて、平等性を保つことが必要です。

▼シフト管理におけるルールの例

シフト作成のルールを明確化して共有すれば、一定の基準に則ってシフトを作成していることをアルバイトに示せるようになります。これによって、平等性を保ちながら、従業員満足度の向上やモチベーション向上につなげられます。

④所得制限を確認する

アルバイトのなかには、扶養や税金の観点から所得制限がある人もいるため、シフト管理の際は、所得制限についての条件を確認しておく必要があります。

アルバイトとのトラブルを防ぐために、以下の条件を確認しておくことが重要です。

▼所得に対する課税・特別控除の対象枠

国税庁『家族と税』を基に作成

どれくらい収入を得たいかという希望条件はアルバイトによって異なります。シフトを組む際は、所得制限に関して確認したうえで、希望に沿ったシフト管理を行います。

出典：国税庁『家族と税』

⑤人件費予算を設定する

アルバイトのシフト管理においては、人件費予算を設定したうえでシフトを組む必要があります。

時間帯ごとの必要な人員や、各アルバイトの時給などを考慮して人件費予算を設定します。また、シフトを組む際には予算を越えないように管理することが重要です。採算が合わない場合にはシフトの修正が必要になります。

なお、人件費を最適化する方法についてはこちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

⑥ヘルプ体制を整える

複数の店舗を経営している場合、シフトに入る人員をほかの店舗からのヘルプで補う方法があります。

ただし、多店舗間でのヘルプを円滑に運用するためには、各店舗のシフトや人員の過不足などを管理者側で把握しておくことが欠かせません。

なお、店舗間ヘルプについてはこちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

アルバイトのシフト管理方法

アルバイトのシフト管理方法としては、手書きのシフト表で管理するほかに、表計算ソフトや専用のシステムを活用する方法があります。

①手書きのシフト表で管理する

紙に手書きでシフト表を書き込んで管理する方法です。ツールやシステムの使い方を覚える必要がない点が特徴といえます。

一方で、シフト希望やアルバイトごとの勤務日数などの情報をすべて管理者自身で管理する必要があるため、シフト管理業務が煩雑になりやすいと考えられます。

なお、手書きのシフト表についてはこちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

②表計算ソフトで管理する

表計算ソフトを使ってシフトを管理する方法があります。関数やデータの入力規則などの機能を用いることで、手動での計算作業が不要になり、シフト管理の業務を効率化してミスを軽減できます。

表計算ソフトを用いると、シフト作成に伴う一部の作業を自動化・効率化することが可能です。

▼表計算ソフトの活用例

• 日付と曜日を自動で表示する
• SUM関数で従業員別や時間帯別の労働時間の合計を自動算出する
• COUNTIF関数で、条件に当てはまるセルの数を算出する（休日数・勤務形態の種類など）
• 割合を求める関数で、売上予算に対する人件費率を算出する　など

シフト管理に活用できる関数については、こちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

③シフト管理システムを利用する

専用のシフト管理システムを導入することで、労力のかかるシフト管理業務を効率化できます。

表作成や関数の入力が不要なため、表計算ソフトの操作に自信がない方でもシフト管理を行いやすくなります。

シフト管理システムの『シフオプ』では、シフトの収集・作成・共有までをシステム上で行えます。さらに、アルバイトのスキルや相性などを考慮して、手動でシフト調整することも可能です。

アルバイトのシフト管理がラクになる『シフオプ』

シフオプは、アルバイトのシフト管理を適正かつ効率的に行うためのシフト管理システムです。

システム経由でシフトの収集・作成・共有ができるため、紙面や表計算ソフトで管理するときと比べて、シフトのやり取り・作成をスムーズかつ短時間で行えます。

また、クラウド型のシステムのため、インターネットがつながるパソコンやスマートフォンがあれば、どこからでも操作が可能です。

「アルバイトが多く在籍していてシフト管理が大変」「労働時間や人件費の算出に手間がかかる」という場合も、シフオプの活用で業務負担を軽減できます。

シフオプを導入するメリット

シフオプを導入することで、さまざまなメリットが期待できます。ここからは、アルバイトのシフト管理にシフオプ活用するメリットについて紹介します。

①シフト作成担当者の負担軽減

シフオプでは、シフト管理に伴う作業を効率化できます。効率化できる作業には、以下が挙げられます。

▼シフオプで効率化できる作業の例

• シフト希望の収集
• シフト希望の転記作業
• 確定したシフトの共有　など

アルバイトが申請したシフトが管理画面に自動で反映されることで、収集したシフトを紙面・表計算ソフトに転記する作業が不要になり、ミスの削減につながります。

また、確定したシフトは、メールやアプリ経由で自動通知されるため、アルバイトに個別で連絡する必要がありません。このように、シフト作成の一連のプロセスを効率化することで、担当者の負担軽減に貢献します。

②労務規定違反の回避

アルバイトの労働時間を把握しないままシフトを組んでしまった場合、労務規定違反になるリスクがあります。

シフオプでは、労務規定に違反しているシフトに対して警告が表示されるため、法令違反のリスクを回避して、コンプライアンスを強化することが可能です。

法令に則ったシフト作成が可能になることで、長時間労働や残業によってアルバイトに過度な労働負荷がかかってしまうのを防ぐ効果も期待できます。

③人件費の最適化

シフオプを使ってシフトを作成することで、勤務時間に対する人件費が自動的に算出されます。シフト上の人件費と人件費予算の両方が表示されるため、人件費予算に対しての過不足を即座に確認することが可能です。

これにより、シフト作成と人件費の計算を別々に行う時間を短縮できるほか、人件費の最適化につながります。

④人手不足状況の可視化

手作業でシフト管理を行っている場合、人員が不足している時間帯を把握するまでに時間がかかることがあります。また、複数の店舗を経営している場合、各店舗の細かな人員不足を把握することは容易ではありません。

シフオプを活用すれば、複数店舗のシフトを一元管理できるため、各店舗のシフト状況を可視化して、人員投入を調整できます。

⑤ヘルプ体制の構築

シフオプには、複数の店舗間でシフトの情報を共有して、ヘルプ募集を行える機能が備わっています。

アプリ経由でアルバイトに一括連絡ができるため、急な欠員が発生した場合でも、すぐにヘルプを募集できるようになります。

店舗間のヘルプ募集がスムーズに行えることで、社内横断的な人材の有効活用ができるようになり、人手不足の解消や生産性の向上につながります。

シフオプの導入事例

シフオプを活用することで、シフト管理にかかる負担を軽減できます。

シフオプの導入により、年間約480時間の業務コストの削減や不足していた労働力の確保、効率的なシフト管理によるアルバイトの稼働率向上などにつながったという企業さまは少なくありません。

シフオプの導入によって、「会社の成長や職場環境の改善につながった」とご報告をいただいた、セキショウブランニューシステム株式会社さまの事例の導入事例をご紹介します。

セキショウブランニューシステム株式会社さまは、つくばエクスプレス構内を中心に、コンビニエンスストア『ファミリーマート』を11店舗運営しています。

▼課題
各店舗の従業員のシフト作成に大きな業務時間を割いており、店舗ごとにシフト作成方法が異なっていました。

▼課題解決方法
業務マニュアルを統一したうえで、店舗間でのヘルプ要請を円滑に行えるシフオプを導入しました。

▼シフオプの導入結果

• 各店舗のスケジュールが把握できるため、ヘルプ要請や派遣がしやすくなった
• シフト作成の時間が短縮して、業務効率アップにつながった
• 従業員がシフト提出をしやすくなり、働きたいときに働ける環境が整った
• 人員不足による管理者のプレッシャーが軽減された

シフオプの導入によって、人手が足りない店舗でヘルプ要請を行い、店舗間で毎月200件、約2,000時間の労働力の確保を実現しました。

シフオプを活用することで、管理者側のメリットだけでなく、従業員が働きやすい環境づくりにもつながっていることがうかがえます。

まとめ

この記事では、アルバイトのシフト管理について以下の内容を解説しました。

• アルバイトのシフト管理における課題
• アルバイトのシフト管理を行う6つのポイント
• アルバイトのシフト管理方法
• アルバイトのシフト管理に活用できる『シフオプ』の概要
• シフオプを導入するメリット
• シフオプの導入事例

アルバイトのシフト管理においては、シフト希望を効率よく集めたうえで人員を調整して、公平性のあるシフトを組むことが求められます。また、法令を遵守することも必要です。

シフト管理システムを導入することで、これらのシフト管理業務を効率化できます。

シフト管理システムの『シフオプ』は、シフトの収集・作成・共有を行えるクラウド型のシステムです。シフトの作成・調整を円滑に行うための豊富な機能が備わっています。

詳しくは、こちらの資料をご確認ください。

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