※2018年8月29日公開の記事に修正を加えています。

アルバイトの要望に応えながら、現場が円滑に回るようシフトを作成することは容易なことではありません。特に、学生や主婦、フリーターなど、さまざまなアルバイトを雇用している現場では、毎月のシフト作成に労力を費やしているケースもあるのではないでしょうか。

アルバイトのシフト管理業務を効率化するためには、シフト管理システムの活用が有効です。

本記事では、アルバイトのシフト管理で気をつける5つのポイントをはじめ、シフト管理を効率化する『シフオプ』のサービス概要や導入のメリットなどを紹介します。

アルバイトのシフト管理における課題

多くのアルバイトを抱える職場では、人数が増えるほどシフト管理にかかる業務負担も大きくなりやすいといえます。特に、紙面やExcelでシフトを作成・管理している場合、シフト管理業務が煩雑化しやすくなります。

シフト作成に手間がかかる理由には、以下が挙げられます。

▼シフト作成に手間がかかる理由

• スタッフによって時給が異なり給与計算が大変
• 勤務時間がコンプライアンスに反しないか確認するのが大変
• 休み希望の調整が必要
• シフト作成後に修正が発生

アルバイトによって、“週3日勤務”“1日5時間勤務”などのように勤務日数・勤務時間が異なります。そのため、一人ひとりが労働基準法に反していないかチェックする必要があります。また、休み希望をシフトに反映する作業も複雑になりやすいです。

さらに、完成したシフトを基にアルバイトの給与を計算して、人件費が予算を超えていないか確認します。仮に採算が合わなければ、作成したシフトを再度修正する必要があります。特に、人によって時給が異なる場合、計算ミスが発生してしまうリスクもあります。

このように、シフト管理には多くの時間・労力がかかり、シフト管理者の負担が大きくなりやすいといえます。

アルバイトのシフト管理で気をつける5つのポイント

アルバイトのシフト管理を行う際は、労働時間や時給、休み希望など、さまざまな点を考慮する必要があります。ここからは、シフト管理の際に気をつけるポイントを5つ紹介します。

①勤務時間を正確に把握する

法令違反を防ぐためには、法定労働時間や法定休日を守ることが重要です。そのために、スタッフがいつ・何時間働いているか、勤務時間を正確に把握しておきます。

また、適切な給与計算を行い、残業手当を適切に付与するためにも、勤務時間を把握しておくことが欠かせません。

アルバイトの勤務時間を管理する方法には、以下が挙げられます。

▼勤務時間を管理する方法

• タイムカードやICカードを導入して、勤務管理を記録・確認する
• シフト管理システムのシフトデータを勤怠システムに取り込み、データの突合せを行う

アルバイトの勤務時間を把握することで、法令違反を防げるほか、長時間労働が発生しないようにシフトの量を調整しやすくなります。

また、勤務時間と時給を逐一チェックすることで、想定していた人件費が超過してしまうのを防ぐことも可能です。

②スキル・相性を踏まえて人材配置を行う

アルバイトのシフト管理を行う際は、一人ひとりのスキルや相性を踏まえて、適切に人員配置を行うことが重要です。

習得できていない業務やアルバイト本人がストレスを感じる業務を任せると、業務効率の低下や退職につながるケースもあります。

円滑に業務を遂行してもらうためには、スキルや経験のあるアルバイトをバランスよく配置することが重要です。また、アルバイト同士の相性もあるため、人間関係を考慮することも欠かせません。

人材配置のポイントは、以下のとおりです。

▼人材配置のポイント

• 新人アルバイトのシフトを経験豊富なアルバイトと同時間帯に入れる
• 業務内容を可視化して、各アルバイトが対応できる業務量を設定する
• スキルや経験のあるアルバイトを、1日の各時間帯に投入する
• アルバイトの業務における得意・不得意をヒアリングして人材配置に反映する
• 定期面談で人間関係に問題がないかヒアリングしてシフトを考慮する

アルバイトのスキルや経験、相性を考慮した人材配置を行うことで、円滑かつ効率的な業務が可能になり、生産性の向上につながります。また、仕事に対する負荷が均一化され、精神面のストレスが低減することで、離職の防止にもつながります。

③シフトの平等性を保つ

休み希望や働き方について、各アルバイトの事情を考慮しつつ、平等性のあるシフトを作成することも重要です。

「特定のアルバイトだけ休み希望が通る」「負荷の大きい業務をいつも同じ人が行っている」といった不公平なシフトは、アルバイトの不平不満につながる可能性があります。

シフトに対して不満がまん延すると、職場での人間関係が悪化したり、退職につながったりするおそれがあります。こうしたリスクを防ぐためには、シフト管理のルールを定めて、平等性を保つことが必要です。

▼シフト管理のルールを定めるポイント

1. 優先して配置するアルバイトの基準を定める
   シフトを多く出しているアルバイト
   長く働いているアルバイト
   固定でシフトを出しているアルバイト
   
   
2. 突然のシフト変更にルールを設ける
   代わりに出勤する人を自分で探す
   出勤日の〇日前までに報告する
   
   
3. 休み希望の日数・提出日を規制する
   月の休み希望は5日まで
   土日祝日の休み希望は月に2回まで
   3日以上の連休は事前相談を行う

シフト作成のルールを明確化して共有すれば、一定の基準に則ってシフトを作成していることをアルバイトに示せるようになります。それによって、平等性を保ちながら、従業員満足度の向上やモチベーション向上につなげることが可能です。

④所得制限を確認する

アルバイトのなかには、扶養や税金の観点から所得制限がある人もいるため、シフト管理の際は、所得制限についての条件を確認しておく必要があります。

アルバイトとのトラブルを防ぐために、以下の条件を確認しておくことが重要です。

▼所得に対する課税・特別控除の対象枠

どれくらい収入を得たいかという希望条件はアルバイトによって異なります。シフトを組む際は、所得制限に関して確認したうえで、希望に沿ったシフト管理を行います。

出典：国税庁『家族と税』

⑤アルバイトと信頼関係を築く

シフトの完成後、急用や体調不良などによって欠員が発生するケースも少なくありません。急なヘルプ募集やシフト変更に柔軟に対応してもらうためには、日頃からアルバイトと信頼関係を築いておくことが重要です。

アルバイトと信頼関係を築くポイントは、以下のとおりです。

▼アルバイトと信頼関係を築くポイント

• 業務・雑談にかかわらず、アルバイトとコミュニケーションをとるよう心がける
• 定期的に面談の機会を設ける
• アルバイト全体が参加するオンラインイベントを実施する

アルバイトと良好な関係性を築くことで、社内の雰囲気がよくなることが期待できます。

また、アルバイトとのコミュニケーションを通じて現場の声を吸い上げることで、“相性のよしあし”“担当者の適性”などを把握しやすくなるため、シフトづくりの参考にできます。職場での信頼関係の構築は、アルバイトのパフォーマンス向上や満足度の向上にもつながります。

アルバイトのシフト管理方法

アルバイトのシフト管理においては、勤務時間の把握やスキル・相性の考慮、所得制限の確認など、さまざまな点に配慮する必要があります。

紙面での管理には労力がかかるほか、ミスも発生しやすいため、ツール・システムを用いた方法を取り入れるのが有効です。

ここでは、アルバイトのシフト管理方法を2つ紹介します。

①Excel・スプレッドシートで管理する

1つ目は、Excel・スプレッドシートを使ってシフトを管理する方法です。関数やデータの入力規則などの機能を用いることで、手動での計算作業が不要になり、シフト管理の業務を効率化してミスを軽減できます。

Excel・スプレッドシートを用いると、シフト作成に伴う一部の作業を自動化・効率化することが可能です。

▼Excel・スプレッドシートの活用例

• 日付と曜日を自動で表示する
• SUM関数で従業員別や時間帯別の労働時間の合計を自動算出する
• COUNTIF関数で、条件に当てはまるセルの数を算出する（休日数・勤務形態の種類など）
• 割合を求める関数で、売り上げ予算に対する人件費率を算出する

シフト管理に活用できるExcelの関数についての詳細は、こちらの記事も参考にしてみてください。

②シフト管理システムを利用する

2つ目は、シフト管理システムで管理する方法の導入です。シフト管理システムを活用することで、労力のかかるシフト管理業務を効率化して、適正なシフト作成を実現します。

表作成や関数の入力が不要なため、Excelの操作に自信がない方でも適正なシフト管理を行いやすくなります。

シフト管理システムの『シフオプ』では、シフトの収集・作成・共有までをシステム上で行えます。さらに、アルバイトのスキルや相性などを考慮して、手動でシフト調整することも可能です。

従業員のシフト管理がラクになる『シフオプ』

『シフオプ』は、アルバイトのシフト管理を適正かつ効率的に行うためのシフト管理システムです。

システム経由でシフトの収集・作成・共有ができるため、紙面やExcelで管理するときと比べて、シフトのやり取り・作成をスムーズかつ短時間で行えます。

また、クラウド型のシステムのため、インターネットがつながるパソコンやスマートフォンがあれば、どこからでも操作が可能です。

「アルバイトが多く在籍していてシフト管理が大変」「労働時間や人件費の算出に手間がかかる」という場合も、シフオプの活用で業務負担を軽減できます。

シフオプ導入のメリット

『シフオプ』を導入することで、さまざまなメリットが期待できます。ここからは、アルバイトのシフト管理にシフオプ活用するメリットについて紹介します。

①シフト作成担当者の負担軽減

シフオプでは、シフト管理に伴う作業を効率化できます。効率化できる作業には、以下が挙げられます。

▼シフオプで効率化できる作業

• シフト希望の収集
• シフト希望の転記作業
• 確定したシフトの共有

アルバイトが申請したシフトが管理画面に自動で反映されることで、収集したシフトを紙面・Excelに転記する作業が不要になり、ミスの削減につながります。

また、確定したシフトは、メールやアプリ経由で自動通知されるため、アルバイトに個別で連絡する必要がありません。このように、シフト作成の一連のプロセスを効率化することで、担当者の負担軽減に貢献します。

②労務規定違反の回避

アルバイトの労働時間を把握しないままシフトを組んでしまった場合、労務規定違反になるリスクがあります。

シフオプでは、労務規定に違反しているシフトに対して警告が表示されるため、法令違反のリスクを回避して、コンプライアンスを強化できます。

法令に則ったシフト作成が可能になることで、長時間労働や残業によってアルバイトに過度な労働負荷がかかってしまうのを防げる効果もあります。

③人件費の最適化

シフオプを使ってシフトを作成することで、勤務時間に対する人件費が自動的に算出されます。シフト上の人件費と人件費予算の両方が表示されるため、人件費予算に対しての過不足を即座に確認することが可能です。

これにより、シフト作成と人件費の計算を別々に行う時間を短縮できるほか、人件費の最適化につながります。

④人手不足状況の可視化

手作業でシフト管理を行っている場合、人員が不足している時間帯を把握するまでに時間がかかることがあります。また、複数の店舗を経営している場合、各店舗の細かな人員不足を把握することは容易ではありません。

シフオプを活用すれば、複数店舗のシフトを一元管理できるため、各店舗のシフト状況を可視化して、人員投入を調整できます。

⑤ヘルプ体制の構築

シフオプには、複数の店舗間でシフトの情報を共有して、ヘルプ募集を行える機能が備わっています。

アプリ経由でアルバイトに一括連絡ができるため、急な欠員が発生した場合でも、すぐにヘルプを募集できるようになります。

店舗間のヘルプ募集がスムーズに行えることで、社内横断的な人材の有効活用ができるようになり、人手不足の解消や生産性の向上につながります。

【業種別】シフオプの導入事例

『シフオプ』を活用することで、シフト管理にかかる負担を軽減できます。

実際に、導入により、年間約480時間の業務コストの削減や不足していた労働力の確保、効率的なシフト管理によるアルバイトの稼働率向上などにつながったという企業さまは少なくありません。

ここからは、シフオプの導入によって、「会社の成長や職場環境の改善につながった」とご報告をいただいた企業さまの導入事例をご紹介します。

①【飲食業】株式会社ライドオンエクスプレスホールディングスさま

宅配寿司『銀のさら』や、提携レストランの宅配代行事業『ファインダイン』を展開している株式会社ライドオンエクスプレスホールディングスさまの事例です。

人材不足が深刻化しているデリバリー業界では、店舗業務の効率化を図るために適材適所の人員配置が必要不可欠です。

シフオプ導入前は、店舗ごとにExcelでシフト表を作成して、店内に貼りだして共有を行っていましたが、人員の不足や余剰に頭を悩ませていたそうです。

そういった問題の解決策として、各店舗のシフトが共有できるシフオプを導入いただきました。その結果、稼働時の人員配置や人員不足によるヘルプ要請がスムーズに行えるように変化したとのことです。

ほかにも、次のようなお声をいただいています。

• 必要な人員をピンポイントで配置できる
• 過去のシフトデータを集計することで、クルーに公平なシフトが組める
• 従業員のシフト提出率や作成スピードが上がった
• オペレーション効率が高まり、売り上げや顧客満足度が向上した

②【小売】セキショウブランニューシステム株式会社さま

つくばエクスプレス構内を中心に、コンビニエンスストア『ファミリーマート』を11店舗運営するセキショウブランニューシステム株式会社さまの事例です。

シフオプ導入前は、各店舗の従業員のシフト作成に大きな業務時間を割いており、店舗ごとにシフト作成方法が異なるといった問題があったそうです。

そこで取り組んだのが、“シフオプの導入”と“業務の統一”です。

シフオプの導入によって、人手が足りない店舗でヘルプ要請を行い、店舗間で毎月200件、約2,000時間の労働力の確保を実現しました。

そのうえで、どの店舗に行っても変わらず業務が行えるように、レジの操作方法や品出しの方法といった業務マニュアルを店舗間で統一しました。

その結果、ほかの店舗から来たヘルプの従業員もいつもどおり活躍でき、人手不足の解消につながったそうです。

そのほか、次のようなお声をいただいています。

• 各店舗のスケジュールが把握できるため、ヘルプ要請や派遣がしやすくなった
• シフト作成の時間が短縮して、業務効率アップにつながった
• 従業員がシフト提出をしやすくなり、働きたいときに働ける環境が整った
• 人員不足による管理者のプレッシャーが軽減された

シフオプを活用することで、管理者側のメリットだけでなく、従業員が働きやすい環境づくりにもつながっていることがうかがえます。

導入当初は賛否両論だったそうですが、今では「シフオプのないシフト管理は考えられない」との評価をいただいています。

まとめ

この記事では、以下について解説しました。

• アルバイトのシフト管理における課題
• アルバイトのシフト管理で気をつける5つのポイント
• アルバイトのシフト管理方法
• シフト管理を効率化する『シフオプ』の概要とメリット
• シフオプの導入事例

アルバイトのシフト作成には、法令の遵守をはじめ、アルバイトのスキルや経験、相性、所得制限の確認、休み希望など、さまざまな点に配慮する必要があります。

紙面やExcelでシフトを管理している場合、業務が煩雑化してミスにつながりやすいほか、シフト管理担当者の負担も大きくなってしまいます。

シフオプを導入すれば、労務違反チェックや人件費算出などの機能を用いて、シフト管理にかかる業務の効率化が可能です。アルバイトのシフト希望を尊重したうえで、適正かつ公平な人員配置が可能になるため、生産性の向上や従業員満足度の向上も期待できます。

アルバイトのシフト管理についてお困りの方は、お気軽にお問合せください。
​​​​​​​

▼シフオプの資料をダウンロードする

人気のコラム

バイトのシフト希望がなかなか集まらない！問題を解決する「シフオプ」

急なシフト変更の要望が多く対応できない！法律的に問題はあるの？

土日・祝日に働きたくなる！シフト埋まらない問題を解決する方法は？

コンプライアンス違反事例から考える勤怠管理の正しいあり方

人気のコラムをもっと見る