手書きのシフト表を見やすくするコツとは。ツールの活用もおすすめ！
※2024年11月1日更新
正社員やアルバイト、パートの勤務管理にシフト表は欠かせないものです。そのため、シフト管理担当者には、働くスタッフの希望スケジュールを上手に組み入れて、分かりやすいシフト表を作成することが求められます。
しかし、他の業務に追われてしまうことで、完成したシフト表が見にくかったり、不完全なものになってしまうケースも見られます。
シフト管理担当者のなかには、「見やすいシフト表を作るにはどうすればよいのか」「シフト表を効率よく作る方法が知りたい」などとお悩みの方もいるのではないでしょうか。
この記事では、手書きのシフト表でよくある悩みや見やすいシフト表を作るコツ、シフト表を効率よく作成する方法について解説します。
目次[非表示]
手書きのシフト表でよくある悩み
手書きのシフト表でよくある悩みとして、シフト表が見にくくなったり、人的ミスが生じたりしやすいことが挙げられます。また、シフトの共有が行いづらい点も課題といえます。
シフト表を確認しにくい
手書きの場合、シフト表が見にくくて確認しにくいものになるケースがあります。
シフト表が確認しにくいとスタッフからの不満につながるほか、見間違えによって勤怠に影響が出るおそれもあります。
▼シフト表が確認しにくい原因の例
- 字が小さすぎる
- 強弱のメリハリがない
- 字が識別しにくい など
人的ミスが発生しやすい
手書きでシフト表を作成する場合、作業が煩雑になることから書き間違いのような人的ミスにつながりやすいと考えられます。
また、1箇所間違えると全体のシフトを修正する必要が生じる可能性もあり、修正には時間や労力がかかります。
シフト表を共有するのが大変
紙に手書きしたシフト表は、スタッフに向けて掲示することで共有を行います。ただし、スタッフには完成時だけでなく、シフトの変更が生じるたびにシフト表を確認してもらう必要があります。
そのため、スタッフの負担になりやすいほか、最新のシフトをうまく共有できずにトラブルにつながる可能性も生じます。
手書きでも見やすいシフト表を作るコツ
手書きでも見やすいシフト表を作るには、必要最小限の色を用いてシンプルに情報をまとめることがコツです。この際、業務内容や役割でグループ分けしておくと、さらに見やすくなります。
使う色は必要最小限にする
手書きのシフト表は、必要最小限の色を用いて色分けを行うことで見やすくなります。
使用する色が多すぎると見にくくなりますが、1種類の色しか使わない場合もメリハリがつかずに分かりにくくなりやすいといえます。一般的には、2〜3色で作成することが有効です。
情報をシンプルにまとめる
シフト表に多くの情報は必要ありません。基本的には、以下の項目を記載しておけばシフト表として機能します。
▼シフト表に記載する項目
- 誰が出勤するか
- 日付や曜日
- 勤務時間
また、暗号のような記号を使うことは避けます。誰が見ても何を意味しているのかが分かるように表記することがポイントです。
業務内容や役割でグループ分けする
スタッフを業務内容や役割でグループ分けしたシフトを作成すると、スタッフがシフト表から自分の名前を見つけやすくなります。これにより、シフトの見間違いによるトラブルを抑えられると期待できます。
また、グループ分けしておくことで、シフトの作成作業も効率よく進めやすくなります。
なお、シフト表を作るコツや、見やすくて管理しやすいシフト表についてはこちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。
見やすいシフト表を作るならツールの活用がおすすめ
見やすいシフト表を作るには、シフト管理ツールの活用が有効です。手書きからシフト管理ツールに切り替えることで、以下のメリットが期待できます。
▼シフト管理ツールのメリット
- シフト表の作成時間を短縮できる
- ツール上で最新のシフトを共有できる
- シフト表の作成時に人的ミスを抑えられる
シフト管理ツールを活用すると、シフト希望を円滑に集められるようになり、シフト作成にかかる時間の短縮が可能です。
また、ツール上で最新のシフトを共有できるため、手書きと比べると見やすく、シフト変更にも対応しやすくなります。さらに、シフトの自動作成やアラート機能を活用することで、人的ミスの防止につながります。
なお、シフト管理ツールを導入するメリットについてはこちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。
シフト管理ツールの選び方
シフト管理ツールを選ぶ際は、以下の点を考慮することがポイントです。
▼シフト管理ツールの選び方
- 自社の勤務形態や業務内容に合っている
- 直感的な操作で分かりやすい
- コンプライアンスのチェック機能がある
勤務形態や業務内容によって、シフトの形態やシフト作成時に考慮する内容は異なります。自社に合ったシフトを作成できるツールを導入することが重要です。
また、シフト管理ツールはスタッフがシフト希望を提出する際にも使用します。そのため、誰でも分かりやすく操作できることが求められます。
さらに、コンプライアンスのチェック機能が備わっていれば、長時間労働や特定の職種における人数配置などによる法令違反を防げます。これにより、労務管理におけるリスクを軽減できるほか、管理者への負担も抑えられます。
見やすいシフト表を作るなら『シフオプ』
どのシフト管理ツールを導入するか迷っているのであれば、シフト管理システムの『シフオプ』がおすすめです。
シフオプは初期費用無料で、基本料金は1ユーザー当たり300円となっています。
また、難しい操作技術も必要ありません。多彩な機能やきめ細やかな設定で、企業の規模や形態に合わせて柔軟に利用できます。モバイルにも対応しているため、スタッフはいつでもシフトを確認することが可能です。
まとめ
この記事では、手書きのシフト表について以下の内容を解説しました。
- 手書きのシフト表でよくある悩み
- 手書きでも見やすいシフト表を作るコツ
- 見やすいシフト表を作れるシフト管理ツールについて
- シフト管理ツールの選び方
シフト表を手書きで作成していると、シフト表の見にくさや人的ミスのリスク、シフトの共有に関するトラブルなど、さまざまな悩みが発生します。
見やすいシフトを効率よく作成して円滑に共有するには、シフト管理ツールの導入が有効です。
シフト管理システムの『シフオプ』は、シフトの収集・作成・共有を行えるクラウド型のシステムです。シフトの作成・調整を円滑に行うための豊富な機能が備わっています。
詳しくは、こちらの資料をご確認ください。
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