見やすいシフト表の特徴とは？把握しやすいシフト作りはツールを活用
スタッフやアルバイトの勤務管理にシフト表は欠かせないものです。店舗の管理を任されている責任者の方々も、「効率よくシフト表を作るために、試行錯誤していることでしょう。働くスタッフの希望スケジュールを上手に組み入れて、分かりやすいシフト表を作成したいですよね。
しかし、実際は他の業務に追われてしまい、「完成したシフト表が見にくい」「シフト表が不完全なものだった」など、トラブルが発生しているところも多いのではないでしょうか。そこで今回は、見やすいシフト表を作るためのコツをご紹介していきます。
見にくいシフト表はミスを生む
スタッフから見にくいと不満の声が出るだけならいいですが、スタッフがシフトを見間違えるミスが起こる可能性が高くなります。「本来シフトが入っていたのに休みだと思って予定を入れてしまった」というスタッフもいることでしょう。これをスタッフ側だけの責任にしてはいけません。何が原因で、見にくいシフト表が完成してしまうのでしょうか。
字が小さすぎる
字が小さく見づらいシフト表にした場合、自分が読めれば良いのですが、シフトであれば他のスタッフも目にするものです。あまりにも字が小さすぎて、肝心な部分を見逃してしまうということも考えられます。また、作成段階でのミスも増えるでしょう。
個人のシフトを把握することが難しく、まとまりがない
シフト表が見にくくなっている原因の一つとして、シフト表にまとまりがないことも考えられます。シンプルさは大切ですが、強弱が分からないシフト表もNG。例えば、項目名を太字にしてみたり、フォントの大きさを変えてみるだけで、スッキリしてまとまった印象になります。色使いも統一させて、見やすさにこだわりましょう。
手書きで字が汚い
一番、分かりにくいのが手書きで作成されたシフト表です。特に字が汚ければ、作った本人は理解できても他人は把握するのが難しいものです。
見やすいシフト表を作るコツ
作成するのに時間がかかってしまうシフト表。しかし、見やすいものを作らなければ、思わぬところでミスを生んでしまうことがあります。そのためにも、シフト表作成には見やすさにこだわりましょう。見やすいシフト表を作成するためにも、最低限意識しておきたいポイントをご紹介します。
分かりやすさを念頭に作成する
シフト表は従業員全員が確認することになります。そのため、誰が見ても「分かりやすい」と思ってもらえることは必須条件です。特にシフト表は表示が小さくなりがちですが、適度な大きさを保持することを心がけましょう。また、行ごとの区切りがはっきりするように工夫をすると見やすくなります。
シンプルさを徹底する
シフト表に、多くの情報は必要ありません。基本的には、「誰が出勤するか」、「日付や曜日」、「勤務時間」さえ書かれていれば大丈夫。ここで注意したいのが、暗号のような記号は使わないことです。誰が見てもその表記が何を意味しているのか分かるものにしましょう。
シフト管理ツールが便利！でもどれを選ぶ？
現在はシフト表をエクセルのテンプレートで作成している店舗がほとんどだと思いますが、「もっと簡単で便利なツールがあればいいのに」と思ったことはないでしょうか？そんな時に利用したいのが、シフト管理を効率化してくれる管理ツールです。機能も充実して便利なのですが、導入するにはコストもかかります。どういったものを使えばいいのでしょうか。
シフト表管理ツールを選ぶポイントとして、
・自社のシフト運用に適しているか
・サポート体制はしっかりしているか
・他サービスとの連携はできるか
などが挙げられます。
人数が多いとシフト管理は煩雑になりがちですが、シフト管理ツールを活用することで、効率的にシフト管理ができるようになります。
見やすいシフト表を作るならシフオプ
どのシフト表管理ツールを導入するか迷っているのであれば、「シフオプ」がおすすめです。初期費用無料で、基本料金は1ユーザーあたり300円となっています。また、難しい操作技術も不要。多彩な機能やきめ細やかな設定で、企業の規模や形態に合わせて柔軟に利用することが可能です。モバイルにも対応しているため、いつでもシフトを確認することができます。
まとめ
従業員にとって把握しやすいシフト表作りのコツについて説明しましたが、紙のシフト表では効率性の観点で言えば限界もあります。クラウドで管理し、いつでも見やすい管理ツールを導入すると、もっと容易にシフト表を作成することができ、従業員も把握しやすくなるかもしれません。この機会にシフオプの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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