コンビニのシフト表作成によくある悩み。効率よく作成する4つのポイントとは
※2023年12月22日更新
店舗の責任者にとって、アルバイトをはじめとするスタッフを管理するためのシフト表の作成は重要な業務の一つです。特に24時間365日で営業しているコンビニエンスストアでは常に人員を配置する必要があるため、さまざまな悩みが生まれやすくなります。
コンビニのシフト管理担当者においては、「アルバイトのシフト作成に時間がかかっている」「人手不足でシフトが埋まらない」などの悩みを持つ方もいるのではないでしょうか。
この記事では、コンビニで用いられている主なシフト制度やよくある悩み、効率的にシフト表を作成するポイントについて解説します。
コンビニで主に用いられるシフト制度と組み方
コンビニのシフトは、店舗によって組み方が異なります。一般的に用いられているシフト制には、主に3つの種類があります。
固定シフト制
固定シフト制は、スタッフ一人ひとりの働く曜日や時間を固定する働き方です。同じ曜日・時間帯に働いてもらうため、シフト管理業務の負担を抑えられます。
ただし、学生や主婦・主夫など、月または週によって働ける曜日・時間帯が変わりやすいスタッフがいる場合には、シフトの調整に時間がかかったり、急な欠員が発生したりする可能性があります。
自由シフト制
自由シフト制は、スタッフの勤務希望に合わせて働く曜日や時間を調整する働き方です。プライベートの予定に合わせて、働く日時の融通が利きやすいことから、学生や主婦・主夫などのスタッフも働きやすくなります。
ただし、シフトを完全に自由にしてしまうと、一人ひとりの希望を考慮して人員配置を行う必要があるため、シフト表の作成業務が煩雑化しやすくなります。
また、「特定の時間帯に経験の少ないスタッフが集まってしまう」「忙しい曜日や時間帯にシフトが埋まらない」といった問題が起きて、サービス品質の低下につながる可能性もあります。
三交代制
三交代制は、1日を8時間の勤務時間帯に分けて、朝勤・昼勤・夜勤を交代する働き方です。24時間営業のコンビニでは、三交代制を採用するところも多くあります。
勤務時間帯が固定されており、必要な人員数とスタッフの希望を踏まえて人員を配置していくため、自由シフトと比べるとシフト表の作成がしやすくなります。
ただし、夜勤から朝勤、朝勤から昼勤などと勤務時間が連続しないようにシフトを調整する必要があるほか、スタッフの生活リズムが不規則にならないように配慮が求められます。
コンビニのシフトづくりでよくある悩み
コンビニでは、自由シフト制や三交代制が主流となっており、シフトの人員配置が難しくなりやすいと考えられます。よくある悩みには、以下が挙げられます。
人手が足りない
2018年に経済産業省がコンビニオーナーへ向けて行った調査によると、約11000人のうち61％が人手不足を感じていると回答しています。
▼コンビニにおける人手不足の状況
画像引用元：経済産業省『第1回新たなコンビニのあり方検討会事務局説明資料（コンビニの現状と課題）』
コンビニにおいては、24時間営業であることから早朝と深夜勤務が必要ですが、学生や主婦・主夫が集まりにくくなり、特に人手が不足しやすいと考えられます。
出典：経済産業省『第1回新たなコンビニのあり方検討会事務局説明資料（コンビニの現状と課題）』
急な欠員の対応が難しい
早朝や深夜などの客入りが少なくなる時間帯では、少ないスタッフ数で店舗を回しているケースもあるため、急な欠員への対応が難しくなります。
体調不良や家庭の事情などによって前日・当日にシフト変更を申し出られた場合には、代わりに出勤できるスタッフが見つからないことも考えられます。
代わりのスタッフが見つからない場合は、当日にシフトが入っているスタッフに早出や残業をお願いしたり、店長自らが出勤する必要が出てくるケースもあります。
なお、急な休み希望があった際の対応についてはこちらの記事で解説しています。併せてご確認ください。
スタッフの希望を反映しにくい
限られた人数でシフトを回すため、スタッフの希望をすべて反映することは難しくなります。特にスタッフの休み希望日が重なった場合には、全員の希望を取り入れてシフトを組むことは困難といえます。
また、休み希望を叶えるためにほかのスタッフの連勤や長時間勤務が増えると、特定のスタッフに負担がかかり、人間関係の悪化にもつながりかねません。
シフト表を効率的に作る4つのポイント
コンビニのシフトづくりに関する悩みを解決するには、今いるスタッフをより柔軟に配置できるようにしたり、スタッフ間や店舗間でサポートし合える環境・体制を整備したりすることがポイントです。
①シフト表を早めに確定する
1つ目のポイントは、シフト表を早めに確定することです。
シフトの確定が遅くなると、スタッフが出勤日以外の予定を組むことができず、不満につながりやすくなります。また、学業やプライベートの予定が入ってしまい、確定後に修正を依頼されることも考えられます。
仮にシフトがすべて埋まっていない場合でも、確定しているシフトは早めに共有して、人手不足の時間帯はあとから調整することが望まれます。
②勤務時間帯を見直す
2つ目のポイントは、勤務時間帯を見直すことです。
例えば、三交代制で朝勤・昼勤・夜勤の3つの時間帯でシフトを組んでいた場合に、朝勤・昼勤・夕勤・夜勤の4つに増やす方法が挙げられます。
勤務時間帯を細かく区切ると、各時間帯の勤務時間が短くなり、短時間で勤務したい学生や主婦・主夫などがシフトに入りやすくなると考えられます。
また、短時間のシフト制を導入すると、新たに人材を採用する場合にも幅広い条件のスタッフを集めやすくなります。これにより、「シフトが埋まらない」という人手不足の悩みを解決できる可能性があります。
③スタッフとのコミュニケーションを大切にする
3つ目のポイントは、スタッフとのコミュニケーションを大切にすることです。
日ごろからスタッフとコミュニケーションを取り、働ける時間帯・曜日を把握しておくことで、シフトの修正や急な欠勤があったときに誰に頼むとよいかの判断がしやすくなります。
また、普段から積極的に日常会話をしてスタッフとのよい関係性を築いておくと、急な出勤の依頼でも引き受けてもらいやすくなることが期待できます。
④複数店舗を横断したシフト管理を行う
4つ目は、複数店舗を横断したシフト管理を行うことです。
近隣にある同じ系列のコンビニ店舗と連携してシフトを管理すると、人手不足や急な欠員が発生した場合にほかの店舗からのヘルプを要請できるようになります。店舗を横断したシフト管理を行うには、シフト管理システムの導入が有効です。
シフト管理システムの『シフオプ』は、オンラインでシフトの収集・作成・共有ができるシステムです。複数店舗でのシフト管理に対応しており、ほかの店舗へとヘルプを募集できるため、人員をスムーズに補填できます。
また、ほかの店舗のシフト表を確認して、手の空いているスタッフがいる場合に自店舗で働いてもらうと、会社全体のスタッフ稼働率を高めることになり、人手不足の解消につなげられます。
ヘルプ機能の詳細については、こちらをご確認ください。
まとめ
この記事では、コンビニのシフト表について以下の内容を解説しました。
- コンビニの主なシフト制度と組み方
- コンビニのシフトづくりでよくある悩み
- シフト表を効率的に作る4つのポイント
24時間営業で交代制のシフトを導入しているコンビニでは、早朝や深夜のシフトが埋まりにくい、急な欠勤への対応が難しい、休み希望を反映しにくいなどのさまざま悩みが生まれやすくなります。
このような悩みを解決して効率的にシフト表を作成するには、早めにシフトを確定させて共有するとともに、今いるスタッフを柔軟に配置できる勤務時間帯への見直しや、ほかの店舗とのヘルプ体制を整備することがポイントです。
『シフオプ』を活用すると、モデルシフトを基にスタッフの休み希望を反映して人員調整を行えるほか、メールでシフトをすばやく共有できます。また、スタッフやほかの店舗のヘルプを要請できるため、欠員の補填もスムーズに行えます。
詳しくは、こちらの資料をご確認ください。
人気のコラム
ホテルのシフト表の特徴｜常に顧客対応可能な体制を維持するためには？
看護師・ナースのシフト表の特徴｜まるでパズル！シフト組みには一苦労
コールセンターのシフト表の特徴｜自由度の高さはシフト表にどう反映される？
