シフト共有、まだ紙でやってる？正確なシフトを共有する方法

2018-10-05 16:36

せっかく作ったシフトも、正確でなければ意味がありません。シフトをスタッフ全員が正しく運用して、初めて現場の運営がスムーズに進むのです。ただ、体調不良や急用などでシフトに穴が空いてしまうと、すぐにシフトを調整するのは大変です。

スタッフ同士でシフトを調整、設定したとしても、ほかのメンバーやシフト管理者に連絡が届かない可能性もあります。手書きやエクセルのプリントなど、シフトを紙で共有している場合、リアルタイムでシフトを共有するのは困難です。ここでは、シフトを正確に、かつリアルタイムで管理するための方法を考えてみます。

目次[非表示]

・シフト共有の重要性
・シフト共有ができていないとどうなる？
・シフト共有の方法
・シフオプならシフト共有も簡単にできる
・まとめ

シフト共有の重要性

シンプルなように見えても、シフト管理はいつも複雑で厄介な問題を抱えているものです。スタッフ全員の勤務希望日、時間帯を正確に反映したシフト表ではなければ、その日にスタッフが足りなくなる可能性すらあります。正しいシフトは全員が把握することが大切です。

・出勤した人しか正しいシフトを知らない

・シフト変更をスタッフ全員が確認していない

こんなケースが続き、シフトがうまく回らなかったことはないでしょうか。正しいシフトをスタッフ全員に周知することが大事です。それができて初めて職場全体の運営がスムーズになり、質の高いサービスを提供できるのです。

シフト共有ができていないとどうなる？

もしシフトを共有できていなかった場合、その日の職場はどうなってしまうのでしょうか。

もしスタッフが10時からのシフト12時からと勘違いしていた場合、その間の2時間は1人のスタッフを欠いた状態のままで業務を進めなければなりません。ほかのスタッフの負担になるだけでなく、お客様にしっかりしたサービスを提供できない可能性もあります。

また、共有しているシフトに誤りがあり、スタッフが間違えて出勤した場合もトラブルになる可能性があります。スタッフ本人に落ち度がなくても、職場の雰囲気を損ねてしまうことはあるのです。また、人件費も予定と違ってくるので、再度調整が必要になってきます。

このように正しいシフトを共有していないと、スタッフはもちろん会社にもお客様にも迷惑をかけることになってしまいます。

シフト共有の方法

シフトの共有の方法には主に次の3つがあります。

プリント（紙）

手書きで、全員のシフトを記入したり、エクセルでシフト表を入力してプリントアウトしたりする方法です。紙ベースなので見やすく手帳に挟めば簡単に持ち運びできること、記入、訂正した証拠が残ることなどがメリットになります。ただ、急なシフトの変更が発生した場合、シフト表への反映が難しいため、スタッフに連絡するタイミングによっては全員に情報が行きわたらない可能性があります。

メールやSNS

最近多いシフト共有の方法です。メールで全員にシフト表や変更する旨を送信したり、SNSのグループ機能を使って情報を共有するのです。プリント（紙）と違い、変更があっても一斉送信できるため一人ひとりのスタッフに連絡する手間が省けるのがメリットです。ただし、メールだと開封したかどうかがわからないこと、退職者が出た場合のメンテナンス、メールアドレスという個人情報の取扱いの問題や、多くのメールがあった場合に埋もれてしまいやすいなどデメリットも多く残ります。

クラウド

インターネット上でシフト表を共有する方法です。シフト管理者を含めスタッフ全員がシフトの確認や変更をすべてクラウド上のシフト画面で行うので、リアルタイムで正しいシフトデータが更新され、いつでもどこでも最新のシフト情報が確認できるのが特徴です。

シフオプならシフト共有も簡単にできる

リアルタイムでシフトを共有するのにおすすめなのが、シフオプです。次の3つの機能があり、簡単にシフト共有ができるようになります。

シフト共有

シフトが確定したら、スタッフ全員に自動メールまたはアプリから通知がきます。スタッフはすぐに自分のシフトを確認することができます。紙やメールのときのように「シフト表はまだですか？」と聞かれることもなくなるでしょう。

印刷機能

シフト表をバックヤードに張り出したり、自分のシフトを紙で管理したりしておきたい人には印刷機能が便利です。日単位、週単位など用途に合わせた印刷が可能です。

モバイル対応

リアルタイムで更新されるシフト表は、スタッフが時間や場所を問わずインターネットから確認することが可能です。パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレット、フィーチャーフォンにも対応しているのが特徴。そのため、スケジュールを外出先からスマホで確認したり、家でパソコンからシフトを確認したりなど、さまざまなシーンに合わせて使い分けられるのがメリットです。