※2023年11月16日更新

シフトが確定した際は、間違いがないようにスタッフへ共有する必要があります。共有したシフトの内容が間違っていたり、スタッフに共有するタイミングが遅れたりすると、さまざまな問題につながります。

シフトを作成・管理している担当者（以下、シフト管理者）のなかには、「シフトの間違いや確認漏れをなくしたい」「完成したシフトを効率的に共有する方法を探している」という方もいるのではないでしょうか。

この記事では、シフト共有の重要性を踏まえつつ、基本的なシフトの共有方法や注意点、効率的に共有する方法について解説します。

なお、シフトの組み方やツールの活用術についてはこちらの記事で解説しています。併せてご確認ください。

シフト共有の重要性

シフトどおりの日時に出勤してもらい、確定後のシフト変更を防ぐために、正しいシフトをできるだけ早めにスタッフへ共有することが重要です。

シフトの内容が間違っていたり、共有が遅れたりした場合には、以下のような問題につながる可能性があります。

▼シフト共有がうまくいかなかった際に発生する問題

• 出勤日時の勘違いによる遅刻や欠勤が発生してスタッフが足りなくなる
• スタッフがプライベートの予定を入れられなくなり不満が生じる
• シフトの確定後に変更が必要になる

遅刻や欠勤によってスタッフが足りなくなると、現場の業務に支障をきたしてしまい、ほかのスタッフの負担が増加したり、顧客へのサービス品質が低下したりする可能性があります。

また、シフトに誤りがあり確定後に変更を依頼されると、改めて人員の調整やヘルプの募集を行う必要が出てくるため、シフト管理者の業務負担につながりやすくなります。

このような問題を防ぐには、スタッフ一人ひとりの休み希望や勤務時間帯が正しく反映された正しいシフトを円滑に共有できる仕組みづくりが求められます。

基本的なシフト共有の方法

シフトの共有方法には、紙媒体のシフト表を手渡しする方法のほかに、パソコンやスマートフォンを経由して配布する方法があります。基本的なシフト共有の方法には、以下の5つが挙げられます。

①紙媒体のシフト表を配布する

1つ目は、手書きやプリントアウトした紙媒体のシフト表をスタッフに手渡しする方法です。

▼紙媒体のシフト表を用いるメリット・デメリット

紙媒体のシフト表は、専用のツールや表計算ソフトの操作に慣れていない人でも扱いがしやすい一方で、リアルタイムでシフトを共有できない問題があります。

②メールで送付する

2つ目は、スタッフのメールアドレス宛にシフト表のファイルを送付する方法です。

▼メールで送付するメリット・デメリット

メールを活用すると、離れた場所にいるスタッフへ一斉にシフトを共有できます。ただし、送信ミスが発生する可能性があるほか、シフトの変更が発生するとその都度メールを作成・送信し直す必要があります。

なお、シフト管理にメールを利用する際の注意点については、こちらの記事で詳しく解説しています。

③SNSのグループチャット機能で配信する

3つ目は、チャット形式でメッセージのやり取りができるSNSのグループチャット機能を使ってシフトを共有する方法です。

▼SNSで配信するメリット・デメリット

SNSのグループチャット機能を活用すると、登録されたスタッフ全員へ一括でシフトを共有できることから、メールで起こりやすい宛先のミスや送信漏れを防止できます。

しかし、スタッフのなかにはプライバシー保護やセキュリティ対策の観点から「自分のIDを教えたくない」「SNSを利用したくない」と考える人がいる可能性もあります。

シフトの共有にSNSを使用する際は、IDをはじめとする個人情報の取り扱いや運用ルールを定めるとともに、スタッフの理解を得る必要があります。

④スケジュール共有のアプリを使用する

4つ目は、スケジュールの共有ができるアプリケーション（以下、アプリ）を使用して、スマートフォンやタブレットでシフトを共有する方法です。

▼アプリを用いるメリット・デメリット

アプリを使用すると、店舗に足を運ぶことなくスタッフが最新のシフトをリアルタイムで気軽に確認できるようになります。

ただし、スタッフ全員に同じアプリを利用してもらう必要があるため、アプリに対応する端末を持っていないスタッフがいる場合には使用できません。

⑤クラウドサービスを活用する

5つ目は、クラウドサービスを用いてシフト表を共有する方法です。具体的には、Googleスプレッドシートやシフト管理に特化したツールの活用が考えられます。

▼クラウドサービスを活用するメリット・デメリット

クラウドサービスを活用すると、インターネットにつながる環境と端末があれば、アプリをインストールすることなくシフトを確認することが可能です。

ツール上でシフトの作成・共有・編集ができるため、メールにファイルを添付したり、SNSで送信したりする作業の削減につながります。また、シフトの変更内容はリアルタイムで反映されるようになり、スタッフは正確なシフトを確認できます。

なお、オンライン上でシフトカレンダーを共有する方法については、こちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

シフト共有における注意点

紙媒体やメールでシフトを共有する際は、次のような注意点があります。

▼シフト共有における注意点

このような問題は、スタッフの利便性が低下して不満につながりやすくなるほか、シフト管理者の業務負担が増加する可能性があります。

紙媒体やメールによるシフト共有のトラブルを防ぐためには、スマートフォン・パソコンを用いてリアルタイムな情報を共有できる仕組みを整えることが重要です。

アプリとWebブラウザの両方でシフトを確認・共有できるクラウドサービスであれば、これらの課題の解決を図れます。

シフオプでシフト共有を効率化する

スマートフォンやパソコンなどを用いてリアルタイムにシフトを共有するには、シフト管理システムの『シフオプ』がおすすめです。

シフオプは、オンライン上でシフトの収集・作成・共有ができるクラウドサービスです。シフトの共有を円滑に行うための機能が備わっています。

シフトの自動通知

シフオプには、シフトを作成したあとスタッフへ自動通知する機能が備わっています。スタッフのメールアドレス宛に自動で送信したり、アプリに通知したりできるため、宛先のミスや送信漏れを防止することが可能です。

シフト管理者によるメールの作成やシフト表の手渡しが必要なくなることから、シフトの共有にかかる労力と時間を削減できます。

紙媒体のシフト表への印刷

シフオプで作成したシフトは、システムから印刷することが可能です。

日別・週別などの期間やスタッフ別などさまざまなパターンで印刷して、店舗のバックヤードに張り出したり、希望するスタッフに配布したりといった活用ができます。

モバイル対応

クラウドサービスのシフオプは、インターネットにつながるスマートフォンやパソコン、タブレットなどのモバイル端末からアクセスすることが可能です。

外出先や移動中でもシフトを確認できるため、もしシフトが間違っていた場合でもスタッフがすぐに気づけるようになります。また、フィーチャーフォンにも対応しており、スマートフォンやパソコンを持たないスタッフがいる場合でも安心です。

まとめ

この記事では、シフトの共有方法について以下の内容を解説しました。

• シフト共有の重要性
• 基本的なシフトの共有方法
• 紙媒体やメールを用いる場合の注意点
• シフト共有を効率化するツール

シフトの勘違いによる遅刻・欠勤や変更依頼などを防ぐためには、スタッフ全員へ正しいシフトを速やかに共有することが重要です。

紙媒体のシフト表やメールで共有する方法もありますが、リアルタイムな情報共有ができないほか、スタッフによる確認漏れが発生するリスクがあります。また、変更・訂正があるたびに改めてシフトを共有する必要があるため、シフト管理者の負担にもつながりやすくなります。

このような問題を解決するには、スマートフォンやパソコンを用いてリアルタイムな情報共有ができるクラウドサービスを活用することが有効です。

『シフオプ』は、オンライン上でシフトの収集・作成・共有を行えるクラウド型のシフト管理システムです。確定したシフトや変更内容などをシステム経由でスピーディに共有できるため、スタッフの利便性向上とシフト管理者の業務効率化を後押しします。

シフトを円滑に共有したいとお考えの方は、こちらからお問い合わせください。

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