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ペーパーレス化で業務効率化! シフトカレンダーを共有する3つの方法

紙面上でシフトを作成・共有している場合、リアルタイムな情報共有ができずに「複数店舗間のシフト確認が難しい」「シフトの確認漏れが発生する」などの課題に悩まされることもあるのではないでしょうか。

シフトカレンダーの共有がスムーズではない場合、シフト制で働く従業員が困ることになってしまいます。シフト管理を効率的に行うためには、オンライン上でシフトカレンダーを共有してペーパーレス化を図ることも手段の一つです。

本記事では、シフトカレンダーを共有する3つの方法とそれぞれの特徴や活用方法について解説します。


目次[非表示]

  1. ①Googleスプレッドシート
  2. ②Googleカレンダー
  3. ③シフト管理ツール
  4. まとめ


①Googleスプレッドシート

Googleスプレッドシートとは、Googleが提供する表計算アプリケーションです。

インターネット環境があればいつでもどこからでもファイルを確認できるのが特徴です。無料のGoogleアカウントを開設することで利用できます。シフトの共有においては、以下のような使い方ができます。

Googleスプレッドシート


URLで共有できる

シフトカレンダーを作成したスプレッドシートはURLで共有できます。

Excelのように、シフト作成や修正をするたびにファイルをメールで添付して、端末に保存して開くという作業は必要ありません。


最新情報を反映できる

Googleスプレッドシートでは編集内容がクラウド上で自動保存されます。

リアルタイムに編集内容が反映されるため、従業員同士または多店舗間の情報共有にタイムラグが生じないのが利点です。「シフトの修正後に古いバージョンを確認していた」というミスを防止できます。


テンプレートを利用できる

Googleスプレッドシートには従業員のシフトスケジュール、ガントチャートでスケジュール管理ができるテンプレートが用意されています。

一から表を作成する必要がないほか、書式設定やデータの入力規則によってさまざまなカスタマイズにも対応できます。テンプレートを利用することで店舗の仕様に合わせたシフト作成が可能です。



②Googleカレンダー

Googleカレンダーとは、Googleが提供する無料のスケジュール管理アプリケーションです。

無料のGoogleアカウントを開設することで、インターネット環境があれば誰でも利用できるようになります。シフトカレンダーを従業員や多店舗と共有するツールとして有効です。たとえば、以下のような使い方ができます。

Googleカレンダー


複数のシフトを一覧化できる

Googleカレンダーは、早番・遅番などのスケジュールを種別ごとに登録して一覧化できます。各従業員のシフト状況をひと目で可視化しやすいのが特徴です。

また、利用者のアカウントを指定すれば従業員全員でスケジュールを共有することも可能です。紙面やメールでシフト希望を収集する労力を削減できるためシフト作成にかかる業務の効率化を図れます。


出勤日をリマインドできる

管理者がオーナーとなるシフトカレンダーに対して、Googleカレンダーでは従業員が通知設定を行うことも可能です。これにより、出勤日時の予定通知を事前に設定したタイミング・方法で受け取れます。

あらかじめ、従業員に対して予定通知設定をルール化しておくことで、シフトの確認漏れや出勤忘れを防ぐ効果があります。


招待メールを送信できる

Googleカレンダーでは、設定したスケジュールに対してユーザーを招待する機能があります。この機能を利用して、希望シフトで埋まらなかった日時をスケジュールに設定して、従業員に招待メールを送信することが可能です。

また、招待メールを受け取った従業員がメール内で参加・不参加を選択すれば、スケジュールにも自動で反映されます。シフト変更や急な欠員が発生した場合でも、追加人員の募集をスムーズに行えます。



③シフト管理ツール

シフトの収集・作成・共有などの機能が備わったシフト管理ツールを活用するのも有効です。

シフトパターンに応じたフォーマットを利用できるため、複雑な表作成や入力設定は必要ありません。シフトの収集から共有までをペーパーレスで対応できるのが特徴です。シフト管理ツールの『シフオプ』は、以下のような活用が可能です。


オンラインでシフトを収集できる

従業員の希望シフトはパソコンやスマートフォンから申請することが可能です。

シフト管理者は、従業員一人ひとりからメモ・メールなどでシフト希望を受け取る労力を削減できます。いつでも・どこからでもシフトを申請・収集できるため、シフト管理者と従業員の双方の利便性を向上できます。


シフトの締切・確定をプッシュ通知できる

シフオプでは、管理者が事前にシフト申請の締切日を設定して自動でプッシュ通知を送信できる機能が備わっています。

プッシュ通知でリマインドすることで、シフトの申請忘れや確定後に修正作業が発生するのを防ぐことが可能です。また、シフト確定後も自動で通知されるため、シフトの確認忘れを防ぐのにも役立ちます。


シフトの人件費を自動計算できる

売り上げ予算と人件費予算をあらかじめ設定しておくことで、人件費率を自動計算することも可能です。

シフトの作成時には人員の過不足が表示されるため、予算を考慮しながら人員調整ができます。さまざまな雇用形態や勤務形態を導入している店舗においても、従業員の人件費を適切に管理できます。



まとめ

GoogleスプレッドシートやGoogleカレンダー、シフト管理ツールを活用することで、ペーパーレス化を実現しながらシフトカレンダーを共有できます。

紙面・Excelによるシフト作成業務を効率化できるほか、従業員のシフトの確認漏れや共有ミスを防ぐことも可能です。ただし、GoogleスプレッドシートやGoogleカレンダーの場合、シフト作成に特化したツールではないため、導入前に時間を要することも考えられます。

シフオプ』はシフト作成に特化したツールです。シフトに関するあらゆる機能を備えており、従業員とのシフトカレンダーの共有も滞りなく行えます。シフト作成・管理のペーパーレス化や業務効率化についてお悩みの場合は、シフオプの導入・活用を検討されてはいかがでしょうか。

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