シフトの組み方にもう迷わない！ 基本的な組み方のポイントとツール活用術
※2023年4月25日更新
24時間営業または深夜・早朝営業があるサービス業や製造業では、シフト制が導入されている企業があります。シフトを作成する際は、スタッフに希望の勤務時間や休みを聞きながら、スキルを考慮したうえで人員を配置することが必要です。
店舗数やスタッフの人数が多くなるほど、シフト管理が煩雑になりやすく、シフト管理者の負担が増えている現場もあるのではないでしょうか。
本記事では、シフト管理で悩まないための基本的なシフトの組み方やポイント、効率的にシフトを作成する方法についてご紹介します。
シフト作成・管理システム「シフオプ」を使えば、シフト作成の中でも時間のかかる希望の収集や転記作業が自動で行えるため、効率よくシフト作成をすることができます。
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目次[非表示]
シフト管理者の苦労
毎回、頭を悩ませるシフト作成。スタッフが多くなるほどシフトを組むのは大変な作業になります。「忙しいときにスタッフがいない」「週によってばらつきがある」など、シフトの組み方によっては業務に支障が出て、サービス低下や業務効率の低下を招く可能性もあります。
シフト管理者の苦労には、主に次のようなものがあります。
シフト希望が集まらない
「シフト申請の締め切りが過ぎても提出しない」「提出期限後に休み希望を出す」といったスタッフがいると、シフトを組むのがそれだけ遅れてしまいます。「シフト希望を早く出してください」と強く催促するとスタッフとの関係性が悪化して、職場の雰囲気を壊しかねません。
シフト作成には時間がかかるため、スタッフのためにできるだけ早く出さなければと管理する側はプレッシャーを抱えているものです。スタッフ一人のシフト希望が出ていないだけで、全体に影響が及ぶことも大きなストレスになります。
シフトが偏ってしまう
週単位や時間帯によってシフトが偏り過ぎると業務に支障が出ることがあります。忙しい時間帯にスタッフがいない状態では、業務が回らなくなったり、サービス品質が低下したりする可能性があります。シフト希望を機械的に入れて組むだけでは、早朝や深夜、土日祝日には人手が足りなくなることがあります。
メンバー編成にばらつきがある
人員を配置することに意識が向きすぎると、同じ時間帯に新人スタッフばかりが集まり、スキルの面で問題が出てくることもあります。
シフトは人数だけでなく、その時間帯のメンバー全体のチームワークやスキルなどを考慮して組むことが求められます。
積極的に出勤してもらえない
一度シフトを組んでみて、どうしてもシフト希望者の足りない時間帯が出てきた場合、スタッフにシフトに入ってもらうようにお願いする必要があります。
シフト管理者としては職場全体のことを考えてお願いしても、スタッフのなかには協力的でない人もいるかもしれません。自発的に協力しようと思ってもらえるように、スタッフへの頼み方に苦労しているという話はよくあります。
基本的なシフトの組み方
ここからは、基本的なシフトの組み方について3つの手順で解説します。
①売上の流れを確認する
サービス業や飲食店の場合、来客の変化に合わせてシフトを調整します。
来客が集中する時間帯に人手が少なければ、サービス品質が低下するおそれがあるほか、スタッフにも負担がかかります。一方、来客が少ない時間帯にスタッフが集中してしまうと、人件費が余分にかかります。
時間・日・週単位など、売上から必要なスタッフの人数を予測してシフトの調整を考えることが大切です。
②シフト希望を集める
次に、スタッフのシフト希望を収集します。時間や曜日で固定シフトのスタッフが多い場合は、比較的調整しやすいものの、毎回シフトを1から組み直す職場では、早めに希望を提出してもらったほうがよいと考えられます。
特に学生・パートタイムで勤務しているスタッフは、勤務日や勤務時間が固定しづらいケースもあるため注意が必要です。
③シフトを調整する
シフトの希望が出揃ったところで、実際にシフト表に落とし込んで人員を調整します。
この際、店舗が混み合う時間帯に十分な人員が確保できているか、経験のある社員やアルバイトは配置できているか、役割（キッチン・ホールなど）調整はできているか、など人員のバランスに注意してシフトを組む必要があります。
シフト作成のコツについては、こちらの記事で解説しています。
Microsoft Excel（※）のマクロ機能を使ったシフト作成については、こちらの記事をご覧ください。
※Microsoft Excelは、マイクロソフトグループの企業の商標です。
効率よくシフトを組むコツ
シフトを効率的に組むためのコツとして、以下の3つが挙げられます。
①シフトの提出期限を早めに設定する
「提出期限になってもシフトが集まらない」という問題を防ぐために、シフトの提出期限を早めに設定する方法があります。
毎月のシフト提出期限が異なると、スタッフが申請を忘れやすくなります。提出期限日を決まった日に設定することで、シフトの提出が習慣づけられて、提出漏れや遅延を防ぎやすくなります。
また、長期休暇やテスト期間などは人手が集まらない可能性もあるため、余裕を持って相談するように声掛けをしておくことが重要です。
②モデルシフトを作成する
モデルシフトとは、曜日や時間帯で割り当てる人員数を定めた定型のシフトパターンのことです。
勘や経験に基づいたシフト作成は、人員配置に偏りが生じやすくなります。繁閑状況に応じて稼働に必要な人員を投入するために、どの曜日・時間帯にどれくらいの人員数が必要なのかを分析して、基本となるモデルシフトを作成します。
モデルシフトを作成することで、スタッフのシフト希望を踏まえつつ定型パターンに沿って人員を割り当てられるほか、人件費予算の最適化につながります。
モデルシフトを作成する際は、月間の総労働時間を算出したうえで、月間・週間・曜日別の売上予算を算出して、各時間帯の人件費予算を設定することがコツです。
③スタッフごとのスキルを把握する
シフトを作成する際は、スタッフごとのスキルを把握することも重要です。スタッフが対応できる業務内容や範囲、品質などを把握して、偏りがないようにバランスよく人員を配置することで、業務を円滑に回せるようになります。
新人スタッフがいる場合には、業務をサポートできるように経験やスキルを持つスタッフを一緒に配置することも必要です。
シフトを組むときに押さえておくポイント
シフトを作成する際は、現場の業務を円滑に遂行することはもちろん、スタッフの働きやすさにも配慮する必要があります。シフトを組む際に押さえておくポイントには、以下が挙げられます。
▼シフト作成のポイント
- 公平性を保つ
- スタッフ同士の人間関係を考慮する
- 欠員時の対策をする
「自分だけ休み希望が通らない」「早朝や深夜勤務ばかりさせられる」といった偏りのあるシフトは、スタッフの不満につながります。公平なシフトを作成するには、休み希望の日数を制限したり、優先順位を付けて申請するようにしたりと、ルールを定めて行うことが重要です。
また、スタッフのなかには、性格や業務の進め方などの相性が合わない人もいると考えられます。スタッフ同士の人間関係を把握して、気持ちよく働けるメンバーでシフトを組むこともポイントです。
さらに、急な欠勤が出た場合に備えて、ほかのスタッフに連絡を取りやすい体制を整えたり、シフトに入れる日を多めに聞いておいたりする対策も必要です。
効率的にシフトを組むならツール利用は必須
手書きやExcelでシフトを作成する場合、管理者の労力がかかります。スタッフごとに紙やメールで希望シフトを提出してもらい、個々の役割ごとに調整する必要があります。
また、シフトが埋まらなかったり、希望シフトを出さない人がいたりすると、個別に連絡を取って確認しなければならず、大変な手間になってしまいます。このようなシフト管理の負担を削減して効率的にシフトを作成するには、ツールの活用が有効です。
シフト管理システムの『シフオプ』なら、オンライン上でシフトの収集・作成・共有が行えます。提出期限前には自動でリマインドメールが送信されるほか、スタッフのシフト希望を基にモデルシフトを作成できます。
また、シフトに欠員が出た場合は、スタッフ全員にヘルプ募集を一斉送信できる便利な機能も揃っています。効率化を考えるなら、シフト管理ツールの利用が必要といえます。
なお、以下の記事ではコールセンターのシフト作成について解説しています。併せてご確認ください。
シフオプを使えばシフトの組み方にもう迷わない
スタッフ全員がインターネットからシフトを確認できる環境をつくるには、シフオプがおすすめです。シフオプなら、各スタッフからWeb経由でシフト希望を入力してもらうと管理者の画面に自動反映される“シフト申請機能”があります。
また、シフトの希望申請の期限メールを自動で送信できるため、提出を忘れているスタッフに一人ずつ確認する手間がかかりません。
シフト作成時には、日単位や時間単位で必要な人員をその都度調整できます。このようにシフオプを導入すれば、シフトの希望収集から作成・管理まで一括して効率よく進められるようになります。
まとめ
この記事では、シフトの組み方について以下の内容を解説しました。
- シフト管理者の苦労
- 基本的なシフトの組み方
- 効率よくシフトを組むコツ
- シフトを組むうえで押さえておくポイント
- 効率的なシフト作成に役立つツール
手書き・Excelでシフトを作成する場合は、シフトの収集や人員調整などに時間がかかり、シフト管理者の負担が増加しやすくなります。
シフトを組む際は、シフト希望の提出期限を早めに設定するとともに、モデルシフトを作成する、スタッフごとのスキルを把握することがコツです。公平性やスタッフ同士の人間関係に配慮すること、欠勤時の対策をしておくこともポイントといえます。
また、より効率的にシフトを作成するには、シフト管理システムの活用が有効です。シフオプは、Web上でシフトの収集や作成、共有などを行えるツールです。従来のアナログな手法とは異なり、シフトの作成をスムーズかつ効率的に行えるようになります。
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