24時間営業や深夜・早朝営業が当たり前のサービス業や製造業では、シフト制でスタッフが勤務することが多いでしょう。シフトを作成する際はスタッフに希望の勤務時間や休みを聞きながら、スキルを考慮したうえで経スタッフを配置することが必要です。

シフト作成にかかる負担は店舗数やバイトスタッフの人数によって異なりますが、シフト管理者は毎回時間と労力を使いながら調整しているのです。ここでは、シフト管理で頭を悩ませないようにするための基本的なシフトの組み方や、効率的にシフトを作成するときに役立つ方法についてご紹介します。

シフト管理者の苦労

毎回、頭を悩ませるシフト作成。アルバイトが多くなるほどシフトを組むのは大変な作業になります。「忙しいときにスタッフがいない」「週によってバラツキがある」など、シフトの組み方によっては業務に支障が出て、サービス低下や仕事の効率の悪化を招きます。シフト管理者の苦労には主に次のようなものがあります。

シフト希望が集まらない

「シフト申請の締め切りが過ぎても提出しない」「提出期限後に休み希望を出す」といったスタッフがいると、シフトを組むのがそれだけ遅れてしまいます。「シフト希望を早く出してください」と強く催促しすぎるとバイトスタッフとの関係性が悪化して、職場の雰囲気を壊しかねません。

シフト作成には長い時間がかかるため、スタッフのためにできるだけ早く出さなければと管理する側はプレッシャーを抱えているものです。ひとりの希望が出ていないだけで、全体に影響が及ぶのも、大きなストレスになります。

シフトが偏ってしまう

週単位や時間帯によってシフトが偏り過ぎると業務に支障が出てきます。なぜなら、忙しい時間帯なのにスタッフがいないのでは、サービス自体を提供することが難しくなるからです。シフト希望を機械的に入れて組むだけでは、早朝や深夜、土日祝日には人手が足りなくなる可能性が高くなります。

メンバー編成がバラバラ

人員を配置することに意識が向きすぎると、同じ時間帯に新人スタッフばかりが集まりスキルの面で問題が出てくることもあるでしょう。

シフトは、人数だけでなくその時間帯のメンバー全体のチームワークやスキルなどをイメージしながら組まなければなりません。

積極的に出勤してもらえない

一度シフトを組んでみてどうしてもシフト希望者の足りない時間帯が出てきた場合、スタッフにシフトに入ってもらうようにお願いしなければなりません。

シフト管理者としては職場全体のことを考えてお願いしていても、スタッフの中には協力的でない人もいるかもしれません。自発的に協力しようと思ってもらえるように、な頼み方に苦労しているという話はよくあります。

基本的なシフトの組み方

シフトの組み方は次の3つの流れが基本的なものです。

1.売上の流れを確認する

サービス業や飲食店の場合、来客の変化に合わせてシフトを調整するのがポイントです。来客が集中する時間帯に人手が少なければサービスの質が劣化し、スタッフにも負担がかかります。一方、来客が少ない時間帯にスタッフが集中してしまうと人件費が無駄になってしまいます。

時間、日、週単位など、売上から必要なスタッフの人数を予測してシフトの調整を考えることが大切なのです。

2.シフト希望を集める

出勤と休暇の希望を従業員やアルバイトスタッフから出してもらうようにします。時間や曜日で固定シフトのスタッフが多い場合は比較的調整しやすいものの、毎回シフトを1から組み直すような職場では早めに希望を提出してもらったほうがいいでしょう。

とくに学生やパートタイムで勤務しているスタッフは勤務日や勤務時間が固定しづらくなるので、注意が必要です。学生の場合、長期休暇や試験期間など、シフトに入りづらくなる時期がありますので、事前に確認しておきましょう。

3.シフトを調整する

シフトの希望が出揃ったところで、実際にシフト表に落とし込んで調整していきます。この際、お店が混み合う日時に十分な人員が確保できているか、経験のある社員やアルバイトは配置できているか、役割（キッチン・ホールなど）調整はできているか、など人員のバランスは取れているかに注意してシフトを組んでいきましょう。

ここからは、シフト表にスタッフ一人ずつの希望日時を埋め込んでいきます。

効率的にシフトを組むならツール利用は必須

手書きやエクセルでは何度もシフトを組み直すようでは大きな手間がかかります。アナログな方法だと、スタッフごとに紙やメールで希望シフトを記入してもらい、集めて、個々の役割ごとに調整することが必要でした。シフトが埋まらなかったり、希望シフトを出さない人がいればいちいち個別に連絡をとり、確認しながら調整しなければならず、大変な手間になってしまいます。これがシフト管理に特化したシフオプなら、シフト希望はリマインドメールを送って、自動的にWEB上のデータとして集まり、画面に自動反映され、シフトに欠員が出た場合は、スタッフ全員にヘルプ募集を一斉送信できるなど、便利な機能が揃っています。効率化を考えるならこうしたシフト管理ツールの利用は必須です。

シフオプを使えばシフトの組み方にもう迷わない

スタッフ全員がインターネットからシフトを確認できる環境を作るにはシフオプがおすすめです。シフオプなら各スタッフからWEB経由でシフト希望を入力させると管理者の画面に自動反映されて入力の手間が省ける「シフト申請機能」が充実しています。また、シフトの希望申請の期限メールを自動で送信できるので、提出を忘れているスタッフに一人ずつ確認する手間がかかりません。

シフト作成時には、日単位や時間単位で必要な人員をその都度調整することができます。このようにシフオプを導入すれば、シフトの希望収集から作成・管理まで一括して効率良く進めることができるようになります。

まとめ

手書きやエクセルで作成するシフト管理には日常業務の時間を大きく割かなければならず、手間がかかりすぎていました。スタッフの経験やスキルを考えた人員配置や人件費管理まで考えるとなると、シフト作成だけで忙殺されてしまいます。

シフオプのようなシフト管理サービスを活用すれば、これまでのシフトにかける労力が嘘のように少なくなり、スタッフからも喜びの声が上がるようになるでしょう。

シフオプの詳細はこちら。