シフトの作り方のコツと効率化する方法
※2023年4月25日更新
シフト作成の担当者のなかには、「シフト希望を見ながら効率的にシフトが組めない」「シフト作成に時間がかかっている」といった悩みを持つ方もいるのではないでしょうか。
シフト作成に時間がかかると、従業員から不満が出たり、コア業務に時間が取れなかったり、さまざまな影響がでます。シフト作成の業務を効率化して、満足度の高いシフトを組めるようになることで、売上アップや担当者の負担軽減など運営にもよい影響が出ることが期待できます。
今回は、シフト作成のコツやMicrosoft Excel（※）を用いた作成方法、効率化するためのシステムなどについて解説します。
※Microsoft Excelは、マイクロソフトグループの企業の商標です。
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目次[非表示]
シフト作成をする前に事業状況を確認
シフト作成で重要なことは、事業の運営状況や外部環境を把握しておくことです。
飲食店や小売業であれば、客入りの動向を把握します。例えば、曜日によって客入りは変動するだけでなく、「付近でイベントが開催される日がある」「お得な価格のキャンペーンを独自で行う」などの特別な状況のときにも客入りは大きく変わります。
なんとなく「忙しくなるだろう」という感覚では、正確な情報とは言い切れません。シフトを作成したものの「忙しくてリソースが足りない」「想定よりも客入りが少なく、手待ち時間が発生している」などの問題につながってしまいます。
過去の売上金額や在庫状況などを細かく分析し数字と向き合い、必要なリソースと時間の組み合わせを算出します。
シフト制の特徴は、朝・昼・夕方・夜間などと1日を細分化した勤務時間に複数の従業員を割り当てられることです。しっかり売上分析を行えば、「どの時間帯にどれくらいのリソースが必要か」という情報が見えてくるはずです。
シフオプなら時間帯別に必要な人数に対しての過不足が一目で確認できます。
シフト希望は早めの収集がポイント
シフトを作成するとき、最初に従業員のシフト希望を収集します。従業員によって出勤日や労働時間の希望が異なるほか、扶養内で納める必要があるなど、考慮する点が多く、シフト作成に時間がかかります。
また、「提出日に集まることがない」という悩みを抱えている現場も少なくありません。シフト希望の提出日を早めに設定して、提出忘れがないように数日前から声掛けしておくことも大切です。
学校のテスト期間や年末年始、ゴールデンウイークなど、いつもとは異なるシフト調整が必要になる時期についても、早めに希望を収集して人手不足にならないように作成します。
シフトの作り方のコツ
シフトを作成する際は、人件費の予算や業務量、必要なスキルなどを踏まえて人員を配置する必要があります。作成時のコツとして、次の3つが挙げられます。
①売上予算に沿った人員数を設定する
シフトを作成するときには、人件費を考慮することが重要です。人員の不足・余剰が発生すると、現場の業務に影響が出たり、人件費予算を超過してしまったりする可能性があります。
人件費を最適化するには、業務の繁忙期・閑散期を把握して、その日の売上予算に合わせて投入する人員数を設定することがコツです。
②スキルを踏まえて人員を配置する
キッチン・ホールなどのように複数の業務や役割がある職場では、従業員のスキルを考慮して人員配置のバランスを考えることも重要です。
新人の従業員と勤務年数が多い従業員では、対応できる業務の範囲や品質に差があります。円滑に業務を遂行しつつ業務品質を保つためには、各従業員の習熟度を把握して、新人の従業員をフォローできるような人員配置をすることがコツです。
③公平性を保つ
休みの取り方や業務の負担などについて、公平性を保つこともシフト作成におけるコツの一つです。
特定の従業員の休み希望が優先的に反映されていたり、同じ従業員に業務負担の大きい役割ばかり任せたりすると、不平・不満が生まれやすくなります。
従業員の満足度の高いシフトを作成して離職を防ぐためには、業務量・負担が均等になるように人員を調整する、また休み希望のルールを定めて従業員間の差が出ないようにすることが重要です。
従業員との信頼関係も大切にする
シフトの作成にあたっては、従業員との信頼関係を築くことも欠かせません。
忙しいときに少ない人数で稼動しなければならず、従業員側に負担がかかったり、希望日にシフトに入れなかったりということも起こります。従業員の不満をなくすには、シフトの決定方法が公平であることを理解してもらうことが重要です。
仮のシフト表を事前に提示して、従業員から指摘があった際に理由を説明する、話し合いを行うなど、不満を少しでも取り除く努力が求められます。
また、従業員同士の人間関係に配慮することもポイントの一つです。人間関係のよさは、職場の快適さにも影響すると考えられます。
「性格が合わない」「仕事上の考えが合わない」という人と一緒に働くと、業務効率が悪くなったり、居心地の悪さから辞めてしまったりする可能性もあります。できる限り、従業員一人ひとりと向き合い、希望を聞いてあげることもシフト作成において大切な要素です。
視認性の高いガントチャート式シフト表
シフト表の代表的な作り方として、Excelでガントチャートを作成する方法があります。ガントチャートは視認性が高く、人員が手薄となっている時間帯を一目で確認することができます。
▼ガントチャート式シフト表のイメージ
Excelを用いてシフトを作成する方法では、手入力や関数の設定が必要になるため、人的ミスが発生したり、管理者の負担が増加したりする可能性があります。また、最新版のファイルがどれか分からなくなるという問題も発生しやすいです。より効率的にシフトを作成・管理するには、システムの活用が有効です。
Excelでガントチャート式シフト表を作成してみたい方は、こちらの記事で作り方を解説していますので、ぜひお役立てください。
システム活用でシフト作成を効率化！
シフト管理システムを活用すると、シフト作成を効率的に行うことが可能です。
インターネット上で使用できるシフト管理システムであれば、さまざまなパソコンやスマートフォンを用いてアクセスできるため利便性が高まります。スマートフォンからシフト希望を出せるため、従業員にとってもメリットがあります。また、紙やエクセルで起こるリスクのあるデータの紛失・破損という問題を解決できます。
シフト管理システムの『シフオプ』では、シフトの収集・作成・共有をインターネット上で行えます。人員配置の可視化や人件費予算の設定ができるため、繫閑状況とスキルに応じた人員調整ができるようになります。
システムを導入する際は、シフト作成作業の負担を軽くするだけでなく、「こうするともっと生産性が上がり、収益アップになる」といった経営戦略も合わせて考えていくことをおすすめします。
まとめ
この記事では、シフトの作り方について以下の内容を解説しました。
- シフト作成前の準備
- シフトの作り方のコツ
- 視認性の高いガントチャート式シフト表
- 効率的にシフト作成を行えるシステム
シフトを作成する際は、現在の稼働状況を把握するとともに、売上予算に沿って人員数を設定する、従業員のスキルに応じて人員を配置する、公平性を保つことがコツとなります。
Excelを使用する場合は、積み上げ横棒グラフを使用したガントチャートを作成するのがおすすめです。より効率的にシフトを作成するには、シフト管理システムを活用することも一つの方法です。
シフオプは、シフトの収集や作成・共有などのシフト作成に関わる工程をインターネット上で行えます。詳細はこちらからお問い合わせください。
なお、飲食店のシフト表の作り方については、こちらの記事で解説しています。
「シフオプ」ではオンライン無料体験イベントを実施しております。
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ご参加お待ちしております。
