シフト作成は意外と簡単！基本的な作り方のコツや注意点
シフト希望を見ながら効率的にシフトが組めない、シフト作成に時間がかかり大変な業務になってしまうといった悩みを抱えた管理者の方は多いかと思います。
シフト作成に時間がかかると、働いている方から不満が出たり、その他の重要な業務に時間が取れなかったりして悪い影響が出てしまうこともあるでしょう。
今回はシフトの作成方法について、注意点や管理の効率化をご紹介していきます。シフト作成の作業が効率化し、上手にシフトを組めるようになることで、売上など運営にも良い影響を及ぼすことができるため参考にしてみてください。
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シフト作成をする前に、事業の状況を確認しよう
シフト作成においてまず一番に重要なことは、事業の運営状況や外部環境をしっかりと把握しておくことです。
飲食店や小売業であれば、客入りの動向を把握する必要があります。例えば、曜日によって客入りは違います。そして付近でイベントが開催される日がある、お得な価格のキャンペーンを独自で行うなど特別な状況のときにも客入りは大きく変わります。
しかし、なんとなく忙しくなるだろうという感覚のみでは、正確な情報とは言い切れません。過去の売上金額や在庫状況などを細かく分析し数字と向き合い、必要な人手と時間の組み合わせを算出していきましょう。
シフト制の利点は、朝、昼、夕方、夜間などと1日を細分化した勤務時間に複数の従業員を割り当てられることです。しっかり売上分析を行えば、どの時間帯に特に人手が必要かという情報が見えてくるはずです。
シフト作成のポイントは、「早めの意識」と「将来設計」
シフト作成を行うときは、まず従業員からのシフトの希望情報を収集します。ただ、従業員にも他の都合があり出勤曜日や時間を固定することは簡単ではないかもしれません。
学生の場合はテスト期間など、事前にわかっている行事などは早めに申告してもらえるように声をかけましょう。
次にシフト表に人手をあてます。元になるシフト表については余裕をもって作成し、従業員に早めに発表することを心がけてください。
そして稼動を万遍なくすることも重要です。経験豊富な方、能力の高い方に多く入ってもらいたいのが本心ではありますが、それでは新人がなかなか育ちません。
仮に経験豊富な方、能力の高い方が辞めてしまうとその後の稼動に大きな問題が出てきます。将来を見据えながら、シフトを確定させることも重要なポイントです。
関連記事：シフトの組み方にもう迷わない！基本的な組み方とツール活用術
エクセルでシフトを作成してみよう！ガントチャート式シフト表
次にシフトの作成に用いる方法を紹介していきます。
ここで紹介するのは、エクセルでガントチャートを作成する方法です。ガントチャートは視覚的効果が高く手薄である時間帯を一目で確認することができ、非常に便利です。
特におすすめなのが、積み上げ横棒グラフを使用したガントチャートです。まず、エクセルで表を作成します。必要項目は、従業員氏名、希望始業時間、希望終業時間、就業時間です。
氏名、始業時、就業時間の範囲を選択します。Ctrlキーを押しながら選択してください。
表を作成できたら、挿入タブから縦棒/横棒グラフの挿入ボタンを選択してクリックし、メニューから「積み上げ横棒」を選択し、積み上げ横棒グラフが作成されます。
グラフタイトルに日付と曜日が表示されるので、次に縦に並んだ氏名を表の並びに揃えましょう。始業時間までの時間がグラフとして表示されるので、このままですと少々見づらいグラフになってしまいます。始業時間までのグラフ部分の色を透明にすることで、見やすいガントチャートに近づきます。
関連記事：まだ手入力？シフト表作成に役立つエクセルやスプレッドシートの関数
関連記事：エクセルでの勤務表の作り方｜シフト作成の負担を軽減するには？
シフトを作る際は、従業員との関係もしっかりと考えよう
忙しいときに少ない人数で稼動しなければならず、従業員側に負担がかかったり、希望日にシフトに入れなかったりということは当然起こります。
しかし、シフトの決定方法が公平であることを従業員に理解してもらうことが重要です。
なぜ、忙しい日、忙しい時間に少ない人数になってしまったのか、なぜ、希望日に入ることができなかったのかを理解してもらえないと当然従業員に不満が生まれ、円滑に業務がまわらなくなります。
仮のシフト表を事前に提示し従業員から指摘があった際は丁寧に答えるなど、話し合いを行い、不満を少しでも取り除く努力が重要です。
また、人間関係が考慮されているかということも重要なポイントです。人間が働くうえで一番大きなストレスは人間関係であるともいわれています。
「仕事なのだから嫌いな人とも上手くやるべきだ」という考えの方もいるかもしれませんが、職場を良い雰囲気で上手く稼動させるには人間関係を考慮する必要が出てきます。
どうしても合わない、仕事上の考えが合わないという人と一緒の時間に入っても業務効率が悪くなってしまうこともあります。そして辞めてしまうことにもつながりかねないため、管理者にとっても従業員にとってもメリットがありません。
可能な限り、従業員一人ひとりと向き合い、希望を聞いてあげることも管理者の仕事のひとつです。
ツールを使うことでシフト作成の効率化！そして業務改善も
シフト作成で使うツールひとつで、勤怠の管理や給与の計算までできれば非常に効率的になります。そういったツールは、主に2種類あります。パソコンにインストールすることで使えるツールと、インターネットを活用して使えるツールです。
パソコンにインストールするツールはとても簡単にシフトを作成できます。現在多くの勤怠管理ツールが販売されています。管理できる従業員の数、作成期間など機能もそれぞれ違います。しかし購入費用が高かったり、パソコンが変わった場合に使えなかったりするデメリットがあります。
そこで最近人気なのは、インターネットを利用した勤怠管理サービスです。紙やエクセルで起きるデータの紛失や破損という問題が解決できます。そしてパソコンやスマホが変わっても利用し続けることが可能なため、多くの会社がインターネットのサービスを利用し始めています。
従業員にとってもスマホからシフト希望が出せることで提出しやすくなるというメリットがあり、シフト作成の効率化が可能です。さらにシフオプでは、欠員可視化による採用の最適化までできることで、採用計画や人員計画までしっかりと把握できるのが特徴といえます。初期費用が無料、そして1ユーザーあたり300円なので、お試しという方にも導入しやすくなっています。
いくつかのシフト管理ツールを試し、効率的に業務を進められるものを探してみてはいかがでしょうか。導入の検討をするときはシフト作成作業の負担を軽くするだけでなく、「こうするともっと生産性が上がり、収益アップになる」といった経営につながるメリットも合わせて考えていくことをおすすめします。
関連記事：業務効率アップ！シフトをうまく作ることの重要性とその方法
まとめ
シフトを作成する際は、「事業の把握」「早めにシフトを出してもらう」「将来設計」「人間関係」などがポイントになってくることを知ってもらえたでしょうか。
それを踏まえたうえで、シフト管理ツールを利用し、効率良くシフトを組むことで、従業員も管理側も負担が軽減されることでしょう。
スマホが当たり前の世の中。場所を問わずシフトを提出できたり、シフト状況を確認できたりする便利なサービスを使ってみてはいかがでしょうか。
シフト管理システム「シフオプ」の詳細はこちらからお問い合わせください。
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