シフト管理がうまくいかない…。作成のコツや便利ツール紹介

管理職の立場になって悩むのがシフト管理業務の難しさです。管理職の方々に共通する悩みでもあります。

毎月、シフト管理に頭を悩ませているという方も多いのではないのでしょうか?

今回は、シフト管理の重要性や、どうすればシフト管理がうまくいくのか、問題点と解決のポイントについてお話していきます。

目次[非表示]

  1. シフト管理とは?
  2. シフト管理の重要性
  3. シフト管理がうまくいかない理由
  4. シフト管理をうまくするためには?
  5. まとめ


シフト管理とは?

勤務時間を固定しないで、複数の時間帯で働く勤務形態の管理を行うときにシフト管理は欠かせないものです。

従業員が2人以上になると、どの従業員がどれだけの業務を担当するのかをシフト管理で振り分けなくてはいけません。

シフト管理の多くは店長やリーダーといった現場責任者が担当しています。

特に販売や製造など、シフト勤務での業務体制を取っている企業にとってはシフト管理の良し悪しで作業効率や売上に大きな影響を与えます。


シフト管理の重要性

適切なシフト管理を行うことで、

  • 業務の効率化
  • 人間関係の円滑化
  • 人件費の最適化

などにつながるため、とても重要度が高いといえるでしょう。


まず、業務の効率化を図る上で、シフト管理は非常に重要な意味を持ちます。

シフト管理でスタッフをそれぞれ適切に配置することによって業務の効率化が図れます。

組織の規模が大きくなるほどシフト管理は複雑になり、管理者として求められる業務能力の責任も大きくなります。

もし、管理に失敗してシフトに穴が空いてしまった場合、業務にも支障をきたす可能性があります。特に、販売や製造などの業務の場合は、業務効率が低下するだけでなく、業務そのものがストップしてしまう可能性もあるため、円滑に業務を進めるためにはシフト管理は必要不可欠といえるでしょう。


また、シフト管理を行い、人間関係に配慮した人員配置をすることで、コミュニケーションの円滑化につながります。適切なシフト管理は業務効率の向上に大きく貢献できると考えられます。

シフト管理の適正化は単純な業務効率だけでなく利益率や安定性といった経営の根本にも関わってきます。空いたシフトの穴を埋めるためにスタッフが無理して働けば、ストレスや疲労といった問題も発生してしまいます。

無理な労働は人間関係にひびが入りますが、人間関係に配慮してスタッフを配置することで、スタッフの満足度も上がり、コミュニケーションも円滑になります。

そうすることによって、離職率低下にもつながります。

このように適切なシフト管理は業務効率の向上に大きく貢献できると考えられます。


その他にも適切なシフト管理をすることによって、コストの最適化も期待できます。

特に繁忙期や忙しい時間帯には、業務慣れしている社員やベテランのアルバイトスタッフを配置したり、比較的忙しくない時期に業務に不慣れな新人スタッフを配置したりすることによって、人材の育成も同時にできるので、人件費の最適化にもつながります。


このように、シフト管理は重要なものです。

また、シフト管理をしっかりと行うことで経営面の負担削減や働きやすさの環境作りなど、経営者にとっても、働く側の従業員にとってもメリットになることが多々あるでしょう。


関連記事:効率よくシフト管理をするメリットとツールの有用性


シフト管理がうまくいかない理由

シフト管理の重要性についてお話してきましたが、シフト管理がうまくいかない理由がわからなければ、改善できるものもできません。

主にシフト管理がうまくいかない理由としては、

  • 人手が不足している
  • シフトに偏りがある
  • 突発的な欠勤が多い

などが挙げられます。


例えば、人手不足については、シフトの空きが多くなる12月と8月が最も頭を悩ませる時期といえます。

12月は、年末の忘年会や商戦シーズンなどで、人手不足になります。

また8月は、アルバイトの学生が試験や休暇期間でシフトが埋まらなくなるということも多いのではないでしょうか。

多額の人件費を掛けて多くの人手を確保すればシフト管理には余裕が生まれますが、その代わりコストは上昇してしまいます。

このことから、特定の繁忙期の人手不足が、シフト管理がうまくいかない理由として挙げられます。


次に、シフトの偏りについてです。

シフトを組むときに、できる限り全員の希望通りにできれば良いのですが、スタッフにも色々な生活事情があります。

主婦のパートさんなら、子どもが学校や保育園・幼稚園に行ってから帰宅するまでを希望し、学生なら授業が終わってから夜までを希望するといったように、それぞれライフスタイルが違うので希望する時間帯に偏りが発生します。

特定の年齢層を集めてしまうと希望時間帯に大きな偏りが発生してしまい、人数そのものは多くても時間帯による偏りでシフト管理が難しくなってしまいます。


また、突発的な欠勤が多いことでシフト管理がうまくいかないこともあります。

スタッフが病気や事故等で突発的に欠勤するケースもありますし、特に小さな子どもがいる主婦のパートさんを採用している場合、子どもの病気やケガにより急に欠勤することがよくあります。

大学生であれば就職活動を優先してアルバイトを欠勤する可能性も高くなります。欠勤に対応できるよう人手に余裕を持たせておくのが望ましいですが実際は難しいのです。


関連記事:従業員のシフト希望を踏まえたシフト管理は難しい!そんなときはシステムを活用

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シフト管理をうまくするためには?

シフト管理の重要性とシフト管理がうまくいかない理由をお話してきましたが、これらの悩みにどうやって対応していけば良いのでしょうか?

具体的な方法としては、

  • 固定シフトと自由シフトを組み合わせる
  • 採用する人材の幅を広げる
  • シフト管理ツールを利用する

などが挙げられます。


従業員にシフト希望を聞くときに「固定シフト」と「自由シフト」の2つを用意します。

この日時なら絶対に出勤できるのが「固定シフト」で要請があれば出勤してもよい日時が「自由シフト」です。

シフト管理者は自由シフトを固定シフトのスペアとしてキープしておいて必要なときに利用します。

予定通りにシフトが回らず労働力不足が発生した場合は、固定シフトをベースにシフトを組んで不足するスタッフを自由シフトから確保します。

自由シフトでの出勤要請に対応した場合は、時給アップやボーナスなど特別ボーナスをつけておくと突然の要請であっても応じてもらえる可能性は高くなります。

常に人手不足が起きる環境だと難しいですが、突発的な欠勤にはある程度は柔軟に対応できるようになるでしょう。


また、採用する人材の偏りをなくすようにしましょう。

学生ばかりを採用しているとテストの時期に一気に人手不足になったり、主婦のパートさんばかり採用していると、子どもの病気やケガによる急な欠勤で人手不足になってしまったりします。

採用する人材にある程度幅を持たせることで、シフトの偏りを防ぐことができるようになります。

主婦のパートさんは深夜労働を避けがちですが、フリーターや時間に余裕のある学生などは、比較的深夜労働を希望する方が多いです。

早朝の時間帯は、朝が得意な高齢者を採用すれば人手不足は解消できます。

人材に多様性を持たせることが、シフト偏り問題の解決のカギになります。


そして、シフト管理を行うときは、管理ツールを利用することがポイントです。

時間帯によって業務内容が異なる職場は多く、業務内容を見直すことがシフト管理の負担を軽減するケースもあります。

シフト管理ツールをうまく活用すれば、柔軟にシフトを管理することが可能になります。

シフト管理サービスはパソコンやアプリなどで操作できるので、様々なニーズに合わせて利用することができます。


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まとめ

シフト管理についてお話してきましたが、シフト管理次第で業務の効率化を図り、良好な人間関係を築くことができます。

シフト管理ツールを導入することでサービスの向上に役立つこともあるでしょう。

シフト管理に特化している「シフオプ」ならシフト作成はもちろん、労務規定違反やリスクのあるシフトにアラート警告を表示することができます。

他にも必要人数に対しての過不足や、シフト人件費をリアルタイムに表示したり、シフト作成時にシフト人件費を自動計算したりします。事前に人件費予算を設定することも可能なので適正な人件費の管理も行えます。

これを機に自社のシフト管理をもう一度見直してみてもよいでしょう。

シフオプの詳細はこちらからお問い合わせください。


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