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管理職必須!社員やアルバイトのシフトを管理するコツ

社員やアルバイトのシフト管理は、多くの管理者を悩ませています。

毎月の勤務シフトを作成することはどうしても時間を要するため、忙しい月初や月末に作業が重なると精神的に大きな負担となります。

管理職のシフト作成の負担を軽減するにはどうしたらいいのでしょうか。

この記事では、シフト作成におけるコツとして、エクセルやアプリを活用した方法について解説していきます。


目次[非表示]

  1. シフト管理は大変!?管理するうえでの悩み
  2. トラブルを避けるためには日頃のコミュニケーションが必要
  3. シフト管理にはコツがある!~ルールを決める~
  4. シフト管理にはコツがある!~エクセルを利用する~
  5. シフト管理にはコツがある!~カレンダーを利用する~
  6. もう悩まない!シフト管理に役立つアプリとは?
  7. まとめ


シフト管理は大変!?管理するうえでの悩み

シフトを作成するうえで、大切なことは社員やアルバイトが無理なく勤務できるシフトを作成することです。

しかし、勤務と休日のバランスが偏ったシフトだと従業員から不満の声が発生する場合があります。

シフトに関するトラブルを避けるためには、従業員とよく相談し、確認しながらシフトを作成することが必要です。

関連記事:シフト管理がうまくいかない…。作成のコツや便利ツール紹介


トラブルを避けるためには日頃のコミュニケーションが必要


仕事の中で、従業員と十分なコミュニケーションはとれているでしょうか。

シフトを作成してもそれで終わりというわけではありません。

なぜなら、シフト通りに従業員が出勤するかどうかはわからないからです。

従業員によっては、不慮の事故や体調不良で出勤できなくなったり、家庭の事情で休んだりすることがあります。

休む場合は、事前に連絡があれば調整できますが当日欠勤だと問題です。

そのようなトラブルを避けるためには、日頃から従業員と管理者がコミュケーションを図る必要があります。

介護や子育てなどの家庭の事情や、持病を持っているなどある程度の情報を把握しておくことが大切です。

従業員の事情を無視したシフトを作成しても、無断欠勤をされたり、最悪の場合は退職されてしまったりすることもあるかもしれません。

こういった問題を避けるためには、日頃から従業員としっかりコミュニケーションを図ることが不可欠です。

関係性が構築できれば、シフトについてお互い事前に相談することが可能で、もしもトラブルが生じた場合でも、歩み寄った提案をしやすくなります。


シフト管理にはコツがある!~ルールを決める~

シフトに関して事前にルールを決めておくと、社員やアルバイトを管理しやすくなります。

管理者は、求人の条件に勤務日数と勤務時間を明記することが必要です。

月に最低何日以上は勤務が必要など、しっかりと条件に反映させましょう。

また、採用した後の研修でも、改めて勤務シフトのルールを説明することが大切で、全員が守るべきルールとして公表しておけば管理もしやすくなります。


シフト管理にはコツがある!~エクセルを利用する~

有名な表計算ソフトであるエクセルは、豊富な関数とさまざまな機能によって事務作業をサポートしてくれます。

パソコン1台と表計算ソフトを購入するだけで済むため、個人経営の店舗でも簡単に導入ができます。

エクセルは方眼紙に似たレイアウトで、そのサイズを自由に変更できます。

各種チャートを作成する機能が備わっているので、縦横に必要な項目を入力するだけでシフト管理を行える便利な表が完成するのが特徴です。

関数や自動処理を駆使すれば、複雑な作業をワンクリックで行うことができる高機能の表も作成できます。エクセルは表計算ソフトとして世界中で利用されており、使いこなせば他の事務作業の時間も圧縮できます。


シフト管理にはコツがある!~カレンダーを利用する~

シフト表は、わかりやすい月毎のカレンダー形式で出すのが一般的です。

プリンターで印刷してアルバイトの待機所などに張り出しておき、その際、カレンダーには次回のシフト希望を提出する期限も記載しましょう。

勤務シフトがどうなっているのかを全体的にチェックできるカレンダーと、当日の詳細な勤務表を組み合わせることで、人員不足になりそうなタイミングを把握することができ、先に人員の足りない日程がわかっていれば、一時的に他の人員が現場に入るなど対策が可能になります。

カレンダーは、締め切りなどの重要スケジュールを確認することもできるので、仕事上でのミスが減るメリットも兼ね備えています。


もう悩まない!シフト管理に役立つアプリとは?

シフト管理する際にスマートフォンで使えるツールを導入することがおすすめです。

シフト管理ツールはクラウド型が多く、従業員のスマートフォンから希望シフトを提出できます。

端末があればいつでもシフトを提出できるため、管理者は従業員の希望シフトを自分で集計する必要がなくなり、自動的に集計された結果から当日のシフト表まで多彩な書式の中から選べるアプリもあり、その時に必要なデータをすぐに呼び出せます。

このようなサービスは、月々安価で始められるサービスが多く、年々利用者が増えています。


それでは、シフトに役立つアプリのメリットはどのようなことがあるのでしょうか。


メリット1 手間が大幅に省ける

シフトを管理する側からすると、それぞれの従業員から提出された休みの希望日や、勤務時間の希望を反映させていくことはとても大変です。

シフト管理ツールを利用すれば、自動で管理できるので労力が大きく軽減されます。


メリット2 アラート機能がある

シフトの提出期限を前もって定めておくことで、従業員たちのスマートフォンに提出するようお願いをするアラートや通知を送信することができます。

スマートフォンは多くの方が利用しているので通知機能があれば未提出の従業員に催促を行うこともできます。

管理者一人では管理しきれないことも、この機能があれば負担を軽減することができます。


まとめ

管理職が一人でシフト管理を行うことは大変です。

シフト作成の負担を軽減するためには、シフト作成におけるコツを押さえて便利な機能を利用すると、効率の良い管理を行うことができます。

エクセル機能やアプリを活用してシフト管理作業を簡単にしていきましょう。

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