会社経営や店舗運営で効率を上げるために大切なのが「シフト管理」です。

シフト管理がきちんと行えないと、人を雇うことも、信頼を得ることも難しくなる可能性が非常に高いです。

しかし、シフト管理を行うのは非常に大変で頭を抱えている方も多いといわれています。

なぜ、シフト管理は大変なのでしょうか？

今回は、シフト管理が大変な理由と、上手に管理をするために導入したいWebサービスについての2点を解説していきます。

シフト管理は大変？ツールや手作業で管理するデメリット

仕事をスムーズに進めるために、大切なのがシフト管理です。シフト管理をすることで人員確保はもちろん、いろいろな仕事の効率が図れます。特に人を多く雇っている会社や、土日、祝日も営業しているサービス業には必須の業務といえます。

しかし、ツールや手作業で行うシフト管理は非常にデメリットが多く、苦手と感じる方も多いようです。

具体的にどういったデメリットが考えられるかみていきましょう。

業務が圧迫される

シフト管理がきちんとできていないと、急な人員欠如に対応できず業務自体が圧迫される恐れがあります。また、シフトを作る時間が長引くことで、本来の業務が圧迫されることも考えられます。そのせいで残業になることもあるでしょう。

急な従業員の欠席に対応しにくい

シフト管理を怠っていると、従業員の出欠の状況を把握しにくくなります。そうなると、急に従業員が休んだ時に対応が遅れてしまうことが考えられ、業務に支障をきたす可能性がでてきます。

設定が面倒

管理ツールの場合、設定が面倒だと感じることがあります。

例えばエクセルを使用する場合、バイトの出勤時間や時給が変わってくると、計算式を変えて設定しなければいけません。人数が増えたり減ったりしても変わるので、面倒な作業といえます。

イマドキのシフト管理はアプリやWebで最適化！

シフト管理アプリを導入することで、上記デメリットの解消のほかに多くのメリットが生まれます。それらのメリットはどういったものがあるのか、具体的に解説していきます。

シフト表制作の時間を削減できる

シフト管理アプリを利用することで、シフト表を作る側の稼働時間を削減することにつながります。アプリを使用することで、今まで手作業で行っていた従業員の「労働日数」「時間」などの計算を自動的に行ってくれます。そのため、シフト表を作る時間が断然短くなります。

また、アプリが計算してくれるので、「勤務時間」や「給料」の計算ミスがなくなります。計算ミスが無くなることで、手間になっていた「修正」の時間も削減されるでしょう。

労働時間の適切な管理ができる

シフトや業務時間をアプリ上で一括管理することによって、労働時間や勤怠管理などを正しく正確に行うことができます。

そのため、時間外労働や過労を防ぐことができ、従業員の負担を減らします。

人手不足の解消

Webサービスを利用してシフト管理を行うと、人手不足になる可能性がある日を事前に知らせてくれるため、業務に大きな支障をきたす前に回避することができます。

ほかにもシフト管理のできるWebサービスの種類によって、さまざまなメリットが生まれます。

Webサービスやアプリを使用するメリットについてみていきましょう。

他店舗からのヘルプ人員を簡単に確保

急な体調不良でスタッフが欠勤した場合、人手不足を店舗内で解決しようと思っても難しいでしょう。

従業員が少ない状態で普段通りの仕事をするのは大変です。

Webサービスやアプリには、そういった問題をできるだけ回避できるように、自店舗だけではなく他店舗からも簡単にヘルプを募ることができる機能が搭載されています。

ヘルプを活用して労働力を確保することで、稼働率を上げることができます。

シフトの最適化で「採用」も変わる！

Webサービスやアプリを利用すると、各現場のシフト状況を比べることができるため、新規で従業員の採用が必要かどうかを正確に把握することが可能です。

そうすることで、足りない時間帯だけにターゲットを絞って従業員を募集して、無駄のない採用が実現します。

人件費×売上バランスを可視化！

売上に対して人件費が多い場合、人件費を削減しなければなりません。

どの時間帯、どの現場に無駄な人件費が増えているのかを一日で判断したいものです。

Webサービスやアプリには、シフト作成と同時に人件費の計算を自動的に行う機能があります。人件費と売上の両方を目視で確認できるので、過剰な人員を適正に管理することが可能です。

労働・コンプライアンスの強化につながる！

日本には労働基準法という法律があり、企業はこの法律をきちんと守らなければなりません。特に2000年以降、過剰労働が原因の不祥事が相次ぎ、よりコンプライアンスが重視されるようになりました。

そういった時代背景もあり、Webサービスやアプリではコンプライアンスリスクの可能性があるシフトが組まれると、自動的にアラートが上がるシステムが組み込まれていることがあります。

このアラートを確認しながらシフトを組むことで、コンプライアンス強化につながります。

Webサービスやアプリでシフト管理が変わる！

今紹介してきたとおり、Webサービスやアプリではうまく業務が回るようにさまざまな機能が搭載されています。無駄なコスト削減、従業員からの信頼を得ることができるでしょう。

Webサービスやアプリは、導入時にかかる費用を抑えることができるので、手軽に始められます。

この機会に、シフト管理をWebサービスで行って、効率の良いシフト管理をしていきましょう。

まとめ

シフト管理が大変な理由として、「業務が圧迫される」、「急な従業員の欠席に対応しにくい」、「ツールの設定が面倒」という点をあげました。そのような面倒なシフト管理問題を解決するために、Webサービスやアプリがあります。中でもシフオプには、単なるシフト管理ではなく、業務がスムーズに回るようなさまざまな機能が搭載されています。この機会に、手間のかかるシフト管理を効率化してみてはいかがでしょうか。

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