※2024年5月31日更新

シフト管理は、店舗の人件費や効率的な運営に関わる重要な業務の一つです。一人ひとりのシフト希望や人員配置を考慮する必要があるため、従業員数が増えるほど、労力がかかりやすくなります。

「手作業でシフトを作成していて時間がかかる」「労働時間の計算ミスや人件費予算の超過が発生している」などの課題を抱えるシフト管理者もいるのではないでしょうか。

シフト管理の業務を効率的に行うには、シフト管理アプリケーション（以下、シフト管理アプリ）を活用することがポイントです。

この記事では、シフト管理アプリの概要や導入のメリット・デメリット、アプリの選び方について解説します。

シフト管理アプリとは

シフト管理アプリとは、従業員のシフトを作成・管理できるアプリケーションのことです。スマートフォンやタブレット、パソコンなどからシフトの収集・作成・共有を行えます。

▼シフト管理アプリの代表的な機能

• アプリ経由での希望シフトの収集と共有
• モデルシフトに基づいたシフトの自動作成
• 手動による人員配置の調整
• 労働時間や人件費予算の算出
• メッセージのやり取り
• 労務違反のチェック　など

シフト管理をアナログな方法で行うことによる課題

紙媒体や表計算ソフトを用いたアナログな方法でシフト管理を行っていると、シフト管理者に負担がかかるほか、人的ミスの発生につながります。

シフトの作成に時間がかかる

アナログな方法でシフト管理をしていると、作成に時間がかかります。

従業員一人ひとりからシフト希望を収集したり、表計算ソフトに転記したりする作業が発生するほか、人件費予算や従業員の労働条件などを考慮しながら一から人員配置を行う必要があります。

作業が煩雑化することでシフトの完成までに時間を要したり、シフト管理者の業務が圧迫されてほかの業務にも支障をきたしたりする可能性が考えられます。

転記・計算ミスが発生しやすい

シフトを作成する際に転記・計算ミスが発生しやすいことも課題の一つです。

従業員から収集したシフト希望を表計算ソフトへ手動で転記したり、労働時間や勤務日数を計算したりする際にミスが発生すると、次のような問題につながります。

▼転記・計算ミスが発生することによる問題

• シフト希望が反映されず従業員の不満を招く
• 過重な長時間労働や労働基準法の違反が発生する
• 出勤日・出勤時間の重複が発生して人員の過不足が発生する　など

シフトの修正対応に労力がかかる

紙媒体や表計算ソフトを用いてシフト管理を行っている場合、シフトの修正対応に労力がかかります。

一度作成したシフトを変更する際には、従業員の勤務日・勤務時間帯を手書きで調整したり、修正後には各従業員へ正しいシフトを周知したりする必要があります。

また、表計算ソフトで計算式を設定している場合には、従業員の時給や勤務条件が変更になった際の設定変更も必要になります。

シフト管理アプリを導入するメリット

シフト管理アプリを導入して、アナログな方法で対応していたシフト管理の手法をデジタル化することで効率的な運用ができるようになります。

なお、シフト管理ツールに関するメリットについてはこちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

シフト作成の労力と時間を削減できる

シフト管理アプリを導入すると、シフトの作成にかかる労力と時間を削減することが可能です。

アプリ上で収集したシフト希望は管理画面に自動で反映され、事前に設定した条件に沿って基礎となるシフトを作成できます。また、労働時間や勤務日数などを見ながら人員調整を行うことが可能です。

手動による転記・計算作業が不要になるため、作業の効率化と人的ミスの防止につながります。シフト作成に要する時間を短縮できれば、従業員への共有もスピーディに行えるようになり、満足度の向上を図れます。

労務コンプライアンスを強化できる

従業員の勤務条件や労働時間をアプリで管理することで、労務コンプライアンスの強化を図れます。

シフト管理アプリのなかには、労働基準法に違反するシフトに対して自動でアラートが表示される機能が備わったものがあります。手動による労働時間の計算や目視によるチェックと比べて、ミス・漏れを防止することが可能です。

労務管理の体制を強化して過重な長時間労働や法令違反を防ぐことで、健全な店舗運営と働きやすい職場づくりへつながります。

労務コンプライアンスを強化するポイントについてはこちらの記事でくわしく解説しています。併せてご確認ください。

人件費の適正化を図れる

シフト管理アプリの活用は、人件費の適正化を図るためにも有効です。

売上予算と人件費予算を設定できるアプリであれば、日ごと・時間帯ごとに必要な人員数を踏まえてシフトを調整できます。

予算に応じた人員配置を行うことで、「忙しい時間帯に人員が足りない」「業務に対して人員が余剰している」といった人員の過不足を防いで、コストの削減と円滑な店舗運営につながります。

なお、人件費の適正な割合についてはこちらの記事で解説しています。

ヘルプ体制の構築に役立つ

シフトが埋まらないときや、急な欠員が出た際にヘルプ募集ができることもシフト管理アプリのメリットです。

ヘルプ募集を行える機能が備わっているアプリを活用すると、従業員一人ひとりに個別で連絡を取ることなく、代わりに出勤してくれる人を一括で募集できます。

また、店舗間でシフトを共有して人員の過不足状況を把握することで、柔軟にヘルプを行えるようになり人手不足の解消にもつながります。

採用活動を効率化できる

シフト管理アプリを活用して店舗のシフト状況を把握できるようになると、人員が不足している曜日や時間帯、業務内容に絞って採用業務を行えます。

現場の欠員状況に応じて求人を募集する時間帯やターゲットを設定することで、効率的に採用活動を行えるようになります。

シフト管理アプリを導入するデメリット

シフト管理アプリはシフト管理を効率化するために役立ちますが、いくつかデメリットもあります。

費用の負担が発生する

シフト管理アプリによっては初期費用が発生する可能性があるほか、年額または月額で一定の使用料がかかります。

また、アプリのユーザー数が増えたり、オプション機能を追加したりすると使用料が高くなることもあります。導入する際は、長期的な運用を踏まえて費用対効果を確認しておくことが重要です。

従業員へのレクチャーが必要になる

シフト管理アプリを導入する際は、スムーズに使いこなせるように従業員へ操作方法をレクチャーする必要があります。

また、これまでとシフト作成の流れが変わるため、シフトの申請・確認方法や変更を依頼する際の手続きなどの社内ルールについても、新たに整備しておく必要があります。

従業員へ研修を行ったり、マニュアルを整備したりする作業に時間を要することを踏まえて、導入までのスケジュールを立てておくことが重要です。

シフト管理アプリの選び方

シフト管理アプリの機能や使い方などはアプリによって異なります。自店舗に合った使いやすいアプリを選ぶポイントには、以下の3つが挙げられます。

①業種や勤務形態に合っているか

店舗の業種や勤務形態に対応しているシフト管理アプリを選ぶことが重要です。

シフト管理アプリには、幅広い業種に対応した汎用型のアプリと、飲食店や医療現場などの特定業種に特化したアプリがあります。業種や店舗の特性を踏まえて、必要な機能を事前に洗い出しておくことがポイントです。

▼確認しておく項目

• 業種や職種に求められる機能があるか
• 勤務形態に対応しているか
• シフトの表示形式を使い分けできるか
• 店舗の運営体制に応じてカスタマイズできるか　など

②誰でも簡単に操作ができるか

誰でも簡単に操作ができるアプリを選ぶこともポイントの一つです。

シフトの作成や修正の作業が複雑になる場合、シフト管理者がアプリの操作に慣れるまで時間がかかるほか、うまく使いこなせない可能性があります。また、従業員に操作方法をレクチャーする際にも時間がかかります。

専門的な知識がなくても、直感的な操作でシフトの閲覧や編集などを行えるアプリを選ぶことで利便性の向上につながります。

③ほかのシステムと連携できるか

シフト管理アプリを選ぶ際は、ほかの給与システムや勤怠管理システムとデータ連携ができるか確認しておくことが重要です。

▼シフト管理アプリとのデータ連携例

• シフトデータを勤怠管理システムに取り込んで、勤務実態と相違がないか労務チェックを行う
• シフトデータを給与管理システムに取り込んで、給与計算を行う　など

シフトデータを出力してほかのシステムと連携できれば、勤怠管理や給与計算などを行う際に手動で入力・転記する必要がなくなり、作業の効率化を図れます。

なお、おすすめのシフト管理アプリはこちらの記事で紹介しています。併せてご確認ください。

まとめ

この記事では、シフト管理アプリについて以下の内容を解説しました。

• シフト管理アプリの概要
• アナログなシフト管理による課題
• シフト管理アプリを導入するメリット・デメリット
• シフト管理アプリの選び方

シフト管理アプリを活用すると、シフトの作成にかかる労力・時間を削減できるほか、労務コンプライアンスの徹底や人件費の適正化などのさまざまなメリットが期待できます。

自店舗に合ったアプリを導入するには、業種や勤務形態との親和性、操作性、ほかのシステムとの連携性などを確認しておくことがポイントです。

シフト管理システムの『シフオプ』は、スマートフォンやタブレットなどからシフトの収集・作成・共有を行えます。幅広い業種や勤務形態に対応しており、シフト作成の業務を効率化するためのさまざまな機能が備わっています。

詳しくは、こちらをご確認ください。

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