忙しくて管理できない！人材管理者に知ってほしいシフト管理ツールでできること
シフト管理に手間がかかり時間を拘束されてしまうと、本来の業務に取りかかれず、仕事の効率が低下してしまいます。そのため、シフト管理が上手くいくように、どうにかしたいと考えている管理職の方は多くいるでしょう。
シフト管理ツールを使えばシフト管理の悩みを減らすことができます。今回は、シフト管理ツールを利用するメリットや選び方について解説していきます。
シフト管理ツールを使用するメリット
シフト管理ツールを使うことで従業員を管理する管理者側と、管理される従業員の双方にメリットがあります。ここでは、それぞれのメリットについて紹介していきます。
シフト管理ツールを使用することでの管理者側のメリット
従来のシフト管理は、従業員にシフトを書いた紙を提出してもらい、それを基に管理者がシフトを決めるというものでした。しかし、そのやり方では紙を紛失してしまうリスクや転記ミス、従業員の割り振りを管理者の主観で行うことによる管理不足のリスクが生じてしまうことがありました。
シフト管理ツールを活用すれば、紙でのシフト提出が不要になり、シフトがデータ化されます。また、労働規定上好ましくないシフトを入力してしまった場合には、警告を出してくれるといった機能が搭載されているものもあるので、従業員の割り振りの偏りを防止することにもつながります。
シフト管理ツールを使用することでの従業員側のメリット
前述した管理者に対するメリットは、そのまま従業員側にもメリットにもなります。
シフト管理ツールを導入すれば、従業員が所有するスマートフォンと連携し、そこからシフトの入力が可能になります。従業員側からしても紙のシフト表を紛失するリスクがなくなり、またスマートフォンとインターネット環境さえあれば、いつでもどこでもシフト希望の申請を行えるため、業務効率が上がるのではないでしょうか。
加えて、シフトの提出期限が近づいても入力が完了していない場合、アプリの通知がくるので、シフト提出漏れを防ぐことにも役立つでしょう。
シフト管理ツールの選び方
現在、さまざまな企業がシフト管理ツールを提供しています。
そのため、どのようなシフト管理ツールを導入すれば良いかわからないという悩みもあるでしょう。ツールを選ぶ際は、総合的な観点から自社と相性の良い選択することが大切です。ここではシフト管理ツールの選び方のポイントについて紹介していきます。
自社の業種に合うか
たとえば、すべての従業員が9時から18時の勤務ばかりであれば良いのですが、業種によっては日勤と夜勤に分かれていたり、その他複雑なシフト構成を要したりすることもあるでしょう。シフト構成が複数の場合は、シフト管理が複雑化する傾向にあるため管理が難しくなります。
その場合は、複雑なシフトを容易に管理できるかどうかで選ぶ必要があるでしょう。
自社の雇用形態に合致しているかどうか
会社によっては「正社員」「契約社員」「派遣」「パート・アルバイト」など、さまざまな雇用形態が混在して働いているケースもあるでしょう。この場合、労働時間や給与、手当などがそれぞれ異なることが珍しくないため、従業員の雇用形態に柔軟に対応できるシフト管理ツールの導入をおすすめします。
シフト管理ツールでできること
シフト管理ツールを導入すれば、シフト管理においてさまざまなことに役立ちます。
ツールでできることは主に、
- シフト作成
- シフト共有
- シフト調整
- メッセージのやりとり
などが挙げられます。
ここでは、それぞれについて解説していきます。
シフト作成
シフト管理ツールでシフト作成ができるのは当たり前に思うかもしれませんが、管理者が手動でシフト作成を行うのに比べ、より綿密なシフト作成が可能になります。
まず、従業員から提出されたシフト希望に基づきシフトを作成します。
ここまでは従来のシフト作成と大差ありませんが、シフト管理ツールには、
- 作成したシフトに労務規定上の問題がある場合は警告が表示される
- 該当時間内の従業員数の過不足数が可視化される
- 作成したシフトに基づいた人件費を自動計算してくれる
などの機能が備わっています。
これらの機能があることで、人件費管理にも役立つでしょう。
また、シフト管理ツールによっては、ほかにも多くの機能が搭載されているため、業務形態によって柔軟な活用が可能です。
シフト共有
シフト管理ツールを導入すれば、管理者と従業員との間でシフト共有ができます。
それによるメリットとしては、従業員が「いつでも」「どこでも」シフトの確認が可能になるということが挙げられます。
従来のシフト管理の場合、従業員は自分の手帳や携帯などに手動でメモを取る必要がありました。しっかりとメモを取れていれば良いのですが、従業員によってはシフトが入っていることを失念したり記憶違いを起こしたり、間違えてメモしてしまうということもあるでしょう。その結果、欠員を出てしまい、業務への支障が発生することもありました。
シフト管理ツールを活用し、「いつでも」「どこでも」自分のシフトを確認できるようになれば、そのリスクを軽減させることができます。
もちろん、管理者側もパソコンやスマートフォンからシフトを確認することが可能なため、管理が行き届きやすくなるでしょう。
シフト調整
シフト管理ツールは、シフト調整に大きく役立ちます。
たとえば、「従業員が足りない場合に簡単にヘルプを要請できる」という機能があります。従来のシフト管理の場合、欠員が出たら管理者が各従業員に電話で連絡し、ヘルプの可否を確認する方法が一般的に取り入れられていたでしょう。このようなシフト調整のやり方だと欠員を補充するのに時間がかかり、業務効率の悪化につながってしまいます。
しかし、シフト管理ツールを用いれば各従業員に一斉連絡を行うことができるため、その心配はありません。加えて、シフト管理ツールによっては自店舗内だけではなく他店舗のスタッフともシフトの共有が可能なため、自店舗の人数が足りない際には他店舗の従業員に協力を要請することもできるでしょう。それによって欠員管理が容易になり、労働生産性の向上につながります。
メッセージ機能
シフト管理ツールに搭載されている「メッセージ機能」を使えばコミュニケーションの活発化につながり、従業員管理に役立ちます。
もちろん、店舗やオフィスなど職場でのコミュニケーションに勝るものではありませんが、時間帯によっては管理者と全く顔を合わせないスタッフもいるかもしれません。その場合はメッセージ機能を上手く活用することによって、実際のコミュニケーションの代わりにすることができます。
管理者側としては、どうしても普段直接している従業員に目をかけやすいものです。しかし、それを促進してしまうと従業員間に不公平が生じ、人によっては不満を感じてしまう原因にもなるでしょう。シフト管理ツールのメッセージ機能を活用することで従業員間での不公平を防ぐことにつなげることができます。
また、従業員同士での連絡先の交換が不要になるため、個人情報のやりとりも発生しません。
まとめ
今回、シフト管理ツールの選び方、機能について紹介しました。従業員のシフト管理が効率的に行えないと悩んでいる管理職の方はシフト管理ツールを利用してはいかがでしょうか。
シフト管理ツールの「シフオプ」では、今回紹介したさまざまな機能を使用することができます。シフト管理ツールの導入を検討されている方は、企業規模や形態に合わせて利用することができる「シフオプ」をぜひ試してみてください。
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