※2024年8月2日更新

飲食業において、シフト表を作るのは大変な業務の一つです。アルバイトやパートタイマーなどの働き方が異なるスタッフが多くいるなかで、各スタッフの予定を聞き、ホール係や調理担当など業務内容の異なる人員をバランスよく配置しなくてはなりません。

飲食店のシフト管理担当者のなかには、「飲食店のシフト表はどのように作成すればよいのか」「シフト作成の課題を解決するためのポイントを知りたい」などと気になる方もいるのではないでしょうか。

この記事では、飲食店のシフト表の作り方や課題、ポイント、注意点を解説します。

飲食店におけるシフト表の作り方

飲食店のシフトは、以下の流れで作成されます。

▼シフト表を作る際の流れ

1. スタッフ全員のシフト希望を集める
2. シフト提出が遅れているスタッフにフォローを行う
3. シフト希望を基にシフトを組む
4. 人員が足りない日がある場合、個別に声をかけて集める

シフトは、基本的にスタッフの希望を基に、手書きや表計算ソフトなどを用いて作成します。

飲食店においては、勤務時間の違いによって特定のスタッフと直接会うことが難しいケースもあり、シフト希望を集めるために時間や労力がかかります。また、一度シフト表が完成しても、スタッフの都合で急な変更が必要になった場合は補充要員を探さなければなりません。

なお、シフトの基本的な組み方についてはこちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

飲食店におけるシフト作成の課題

飲食店におけるシフト作成には、以下の課題が考えられます。

▼飲食店におけるシフト作成の課題

• シフト調整や欠員調整が難しい
• 役割やポジションによって業務内容が異なる
• 曜日や時間帯などによって来客の数に幅がある

飲食店には学生がアルバイトとして働いているケースも多く、テストや部活動などによって急な予定変更が入るとシフト調整や欠員調整が難しくなりやすいといえます。また、調理やホール、レジなどポジションによって業務内容が異なるため、各スタッフが対応できる業務内容も踏まえてシフトを作成する必要があります。

さらに、曜日や時間帯で来客の数に幅があるため、必要な人員が変動しやすい点も課題です。

飲食店のシフト表を作成する際のポイント

飲食店のシフト表を作成する際は、シフトの調整が円滑に行える仕組みを整えたうえで、必要な人員を配置できるようにすることが必要です。また、シフトを表にする工程を効率化することで、シフト管理担当者の負担軽減が期待できます。

①急な欠勤や遅刻にも対応できる仕組みを構築する

スタッフの急な欠勤や遅刻にもある程度対応できるようにシフトを組んでおくと、いざというときに業務が滞ってしまうリスクを軽減できます。

▼欠勤や遅刻に対応できる仕組みの例

• シフトの時間を重複させておく
• スタッフと普段からコミュニケーションを取っておく　など

多少コストはかかりますが、シフトの時間をある程度重複させて人員や時間に余裕を持たせれば、急な欠勤や遅刻に対応する余裕ができます。

また、スタッフと普段からコミュニケーションを取っておき、予定の有無や対応できる業務内容について把握しておくことも重要です。

②日々の売上を基に必要な人員を算出する

日々の売上データを基に売上予測を立てると、曜日や時間帯ごとの来客数が予測できるようになり、必要な人員を算出できます。

シフト管理担当者の経験則に頼るのではなく定量的な数値を基にすることで、繁忙期や忙しい時間帯を合理的に把握できます。これによって、店舗の実情にあった最適な人員配置が可能となります。

③デジタルツールを活用する

デジタルツールを活用することで、シフト表を効率よく作成できます。

▼シフト表作成におけるデジタルツール活用の例

• 表計算ソフトでシフト表を作成する
• 専用のシフト管理ツールを活用する　など

シフト表を紙ではなく表計算ソフトで作成すると、インターネット上で公開されているテンプレートが利用できるほか、マクロ機能によって自動化することも可能です。労働時間も計算しやすくなり、コンプライアンス厳守にもつながります。

また、専用のシフト管理ツールを用いてシフトを作成して、ツール上でスタッフと共有する方法もあります。

なお、表計算ソフトによるシフト作成についてはこちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

飲食店のシフトを決める際の注意点

飲食店のシフトを決める際には、以下の注意点を押さえておくことが重要です。

▼飲食店のシフトを決める際の注意点

• 人間関係にある程度配慮できているか
• 売上予算に対して人件費が適切か
• 労働基準法を遵守しているか

シフト作成の際は、現場での人間関係や売上予算に対する人件費を考慮したうえで、同時に配置するスタッフと人数を決定します。

また、『労働基準法』によって一日および一週間当たりの労働時間に制限が設けられているため、法令違反を起こさないようにシフトを組む必要があります。

▼労働基準法第32条

使用者は、労働者に、休憩時間を除き一週間について四十時間を超えて、労働させてはならない。
②使用者は、一週間の各日については、労働者に、休憩時間を除き一日について八時間を超えて、労働させてはならない。

引用元：e-Gov法令検索『労働基準法』

なお、シフト勤務における労働基準法についてはこちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

出典：e-Gov法令検索『労働基準法』

飲食店のシフト表作りはシフオプ

飲食店のシフト表作りには、シフト管理システムの『シフオプ』がおすすめです。シフオプには、シフト表の作成を円滑に行うための豊富な機能が備わっています。

▼シフオプの特徴

• シフト申請画面で申請を出していない人数と名前を表示できる
• インターネット経由でいつでもシフト申請を受け付けられる
• 自動締切メールで未申請者へのフォローを簡単に行える
• シフト表作成段階で、シフト人件費を確認できる
• モデルシフトとの差分を見ながらシフトを調整できる
• 警告機能によって法令違反の可能性があるシフトを自動チェック可能

また、複数店舗の管理機能やヘルプ募集機能も備わっているため、シフトを作成する段階だけではなく、実際にシフトを運用する際にもご活用いただけます。

さらに、シフト表のデータを出力して、勤怠データとしてエクセルや給与計算ソフトなどに読み込むことも可能です。

まとめ

この記事では、飲食店のシフト表について以下の内容を解説しました。

• 飲食店におけるシフト表の作り方
• 飲食店におけるシフト作成の課題
• 飲食店のシフト表を作成する際のポイント
• 飲食店のシフトを決める際の注意点

シフト表を作成する際は、スタッフ全員の希望を集めて調整を行う必要があります。ただし、飲食店においては学生アルバイトの存在やポジションによる業務内容の違い、曜日や時間帯での必要人員の変動などの要因で調整が難しくなりやすい点が課題です。

飲食店のシフト作成を効率化するには、シフトの調整が円滑に行える仕組みを整えたり、売上の流れをデータで把握したりする必要があります。また、シフトを表にする工程はデジタルツールを活用することで効率化が可能です。

また、人間関係や人件費、法令の遵守についても考慮してシフト表を作成する必要があります。

シフト管理システムの『シフオプ』は、シフトの収集・作成・共有を行えるクラウド型のシステムです。シフトの作成・調整を円滑に行うための豊富な機能が備わっています。

詳しくは、こちらの資料をご確認ください。

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