飲食店のシフト表の作り方と注意点。ツール活用で急な変更にも対応
飲食業において、シフト表をつくるのは大変な業務のひとつです。正社員は少なくアルバイトやパートが多い中で、それぞれの予定を聞き、なおかつホール係や調理担当など、それぞれの役割をバランス良く配置しなくてはなりません。全員のスキルなどを頭に入れた上で、希望を満たすようにシフトを組むのは困難です。本記事では、飲食店のシフト表について、作り方や注意点を解説します。
飲食店のシフト表の作り方
飲食店のシフト表の作り方について、基本をおさらいしましょう。シフト表作成は以下のような流れで作られるものです。
1.シフトの希望を全員から集める
2.シフト提出が遅れている人にフォローをかける
3.集まった内容を基にシフトを組む
4.足りない日があれば個別に声をかけて必要な人員をそろえる
また、シフト表を組んだ後にも必要な作業が出る場合があるので、それも併せて紹介しましょう。
5.シフト表ができたら全員分のシフトを共有する
6.シフト表を組んだ後に急な予定などで変更が入ったら修正をする
7.当日欠勤などが出た場合は個別に声をかけて補充人員を探す
シフト表を作るための情報を集める作業の1,2は、特に手間のかかる部分です。なかなかシフト表を出さない人をフォローする手間はかなりのものでしょう。飲食店では、勤務時間もバラバラで全員と直接会うのも難しいため、メールや電話などでのフォローとなります。
シフトを作成する際も、さまざまな条件のもと作成しなくてはいけません。どのような点に注意すべきなのでしょうか。
シフトを決める際の注意点
飲食店のシフトを決める際の注意点についてまとめました。
・役割（ホール、レジ、料理、皿洗いなど）のバランスが取れているか
・メンバーは新人とベテランのバランスが取れているか
・客が多そうな日と少なそうな日で人数が調整できているか
・各自の希望は正しく反映されているか、出勤を頼む場合は事前の相談が必要
・人間関係にある程度配慮できているか
・売上予算に対して人件費が適切か
このように、飲食店のシフト決めにはさまざまな要素が絡み、頭の中だけで処理するのは困難です。
急な欠勤や遅刻にも対応できるシフトを
頑張ってシフト表を作成しても、体調不良などによる急な欠勤や遅刻の可能性は常にあります。このような場合にもある程度対応できるようなシフトを組んでおきましょう。
具体的には、シフト交代のタイミングで、引き継ぎなどができるよう、ある程度時間を重複させておく方法があります。多少コストはかかりますが、人員や時間に余裕を持たせれば、急な欠勤や遅刻に対応する余裕ができます。急な欠勤に対する備えとして、特に予定がない従業員が誰か、その人は何の仕事ができるかを把握しておくといいでしょう。
ここまで配慮して組まれたシフト表であれば、何かあっても対応できる可能性は高く、ストレスの少ないシフトとなるでしょう。しかし、限られた時間のなかで人件費も考慮しつつここまでシフト表の完成度を上げるのは、人間の手ではなかなか難しいでしょう。
飲食店のシフト表作成はかなり大変ですが、シフト表の作成から実際の運用までをアシストしてくれる心強いシステムがあることをご存じでしょうか。それがシフト管理システムの「シフオプ」です。
飲食店のシフト表作りはシフオプ
飲食店のシフト表作りには、「シフオプ」がおすすめです。シフオプがどのようにシフト表作りをアシストしてくれるかをご紹介します。
・シフト申請画面で申請を出していない人数と名前が表示でき、ひと目で把握できる
・シフトを出す側はスマホやガラケー、パソコンから申請画面にアクセスして入力するだけ
・自動締切メールで楽々フォロー
・シフト表作成段階で、シフト人件費を見ることができる
・モデルシフトとの差分を見ながらシフトを調整できる
・労務規定違反などの警告機能で問題のあるシフトは自動チェック
・シフト表が完成したらその後すぐに自動通知
・ヘルプ募集機能や人件費管理機能、複数店舗管理機能もあり
シフオプを利用すると、シフト管理者は、シフト表の管理がとても楽になるでしょう。それだけではなく、従業員側にとっても、いつでもシフトが確認できる、シフト締切の事前通知があるなどのメリットを享受できます。シフトを作成する段階だけではなく、実際にシフトを運用しているときにも、ヘルプ募集機能など、助かる機能満載です。
また、シフト表のデータを出力して、勤怠データとしてエクセルや給与計算ソフトなどに読み込むこともできます。
初期費用は無料、1ユーザー当たり月額300円のシフオプの導入をぜひ検討してみてはいかがでしょうか。
まとめ
飲食店のシフト表の作り方と注意点について紹介しました。固定シフトではない飲食店では、シフト表の運用にかなりのコストと正社員への負担がかかっています。この問題を改善するためには、シフト管理システム「シフオプ」が便利です。シフオプを使うと、シフト管理に時間を取られていた正社員も、本来の業務に時間を使えるようになります。シフオプを導入して、職場のシフト運用をスムーズにしましょう。
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