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シフト希望から効率的にシフトを作成する方法|流れと注意点まとめ

学生や主婦、パートタイマーから社員まで、シフト制で働く従業員の生活スタイルはさまざまです。勤務に対する姿勢や休暇の取り方などライフスタイルによって出されるシフトの希望も人それぞれでしょう。


シフトを作成するとき、シフトの希望を100%反映させることは至難の業です。その日やその時間帯によって必要な人数やベテランを出勤させておきたい日、少ない人数でも十分に回せる時間帯など、現場の忙しさや入るメンバーによって柔軟に調整しなければならないからです。


ただ、あまりに現場の都合を優先させてスタッフの予定や希望を取り入れないシフトを組んでいては不満が出てしまいます。ここでは、シフト希望表からできるだけ公平かつスムーズな業務につなげるために、シフトを効率的に作成するポイントをご紹介します。


目次[非表示]

  1. シフト希望表はどこまで反映させる?
  2. シフト希望はいつまでに集めるべきか
  3. 「シフト希望を落とし込むまでの流れと注意点」
  4. シフト希望の収集から調整までできるシフオプを活用
  5. まとめ


シフト希望表はどこまで反映させる?

シフトを作成する際、まず優先させなければならないことは社員の役職や担当とともに、スタッフの雇用形態や役割、経験などを意識しておくことです。たとえば、飲食店で勤務するスタッフと言っても、調理やレジ、接客から清掃まで、その役割は多様です。こうした各メンバーの役割や担当を考えながら、シフトを組むことが必要なのです。


スタッフから出された希望表を優先させすぎると、たとえば一般的にレジ担当が不在になってしまったり、現場でスタッフを管理して責任を取れる社員が不在になるなど、シフトに偏りが出て業務に支障をきたしてしまいます。


シフト希望と業務のバランスをとることが大切です。


シフト希望はいつまでに集めるべきか

シフト希望は、シフト管理する側からするとできるだけ早く集めたいものです。シフト作成は通常業務の合間をぬって行うことが多く、利益に直結しない仕事です。勤務時間内にきちんとしたシフトを作成して、作成後すぐスタッフにシフトを共有すれば、現場のスタッフも余裕を持ってシフトの調整やスケジュールの対応をすることができます。


いくらシフト作成に時間がかかるからといって、来月のシフト表を月末ぎりぎりに共有するのでは、スタッフ全員が迷惑するでしょう。もしシフト作成に必要な時間が1週間だとすれば、数日は余裕を持たせて10日から2週間前にはシフト希望を集めるようにすると安心できます。


シフト管理には共有後にも細かなシフト変更の希望やスタッフ間の調整をしなければならないこともあるため、スタッフ側からすると一週間前に分かっていればスケジュールも調整しやすいでしょう。


「シフト希望を落とし込むまでの流れと注意点」

シフト希望をチェックする前に、その回のシフトのポイントをまとめておくようにしましょう。特に次のような点が重要です。


スタッフの必要な人数

時間帯や曜日、シーズンによって必要とする人数は変わってきます。また、早番・遅番、三交代制などシフトの組み方の違いによっても重点的に人員を配置しなければならない日、時間帯は異なってきます。


たとえば土日祝日の客入りの多い時間帯には通常より多めにスタッフを入れたりなど、業務全体を俯瞰的に見てシフトを組む基準を設定しておきましょう。


スタッフのスキル

新人や経験の浅いスタッフだけが同じシフトに入ってしまうと、突発的なトラブルに対応できない恐れがあります。シフト希望をもとにシフトを組む際は、スタッフの経験や責任の有無を考慮しながら、1名以上の社員やベテランスタッフを含めるなど、バランスをとることが大事です。


人件費

シフトの希望を優先して必要以上に同じ時間帯にスタッフを入れてしまうと、人件費がかさみ売上予算とのバランスが崩れたりします。


基本的にシフトを組む際は、1日の人件費の予算を確認しながらメンバーを組み合わせてコストを管理するよう心がけましょう。


シフト希望の収集から調整までできるシフオプを活用

シフオプを利用すればスタッフからのシフト希望から変更調整まで、すべてクラウドでリアルタイムに管理することができます。


さらにシフオプは、スマートフォン用の便利な専用アプリもリリースされています。専用アプリをダウンロードすると、スマートフォンからワンタッチでシフオプにアクセスできるため、簡単にシフト希望の申請やシフトの確認が可能です。
従業員にとって、休日に出社してシフトを提出する必要がなくなるほか、シフトをメモし忘れたときにはいつでもスマートフォンから確認できるので、シフトに関する手間が省けるといえるでしょう。

シフオプは専用アプリのほか、ガラケーを含む各種モバイル端末のブラウザから利用できることもメリットのひとつです。


また、これまで口頭やメモ書きなどで行っていたシフト希望の収集や、完成したシフトの共有をシフオプで一元管理できることによって、シフト管理者にも以下のようなメリットが生まれます。


●   従業員のシフト希望が管理画面に自動で反映されるため、収集する工数が削減できる

●   従業員のメールやアプリへシフトの共有・シフト希望のリマインドが自動配信されるため、共有漏れを防止できる

●   ヘルプ募集通知を他店舗の従業員も含めて一括で配信できるため、人員不足時、個別に声掛けしたり店舗同士で相談する手間が省ける

●   シフト作成時は人件費が自動で計算されるため、人件費計算の工数が削減できる


シフオプは複数の店舗間でもシフトを共有できるため、特に多店舗を展開している企業にとってはメリットが多いといえます。各店舗の人員過不足状況を把握できるうえ、店舗間をまたぐヘルプ要請にも活用でき、人員不足への柔軟な対応が可能となるためです。


また、労務コンプライアンスの強化が求められている現代では、従業員の過重労働や長時間労働を強いるシフトには注意深く目を向ける必要があります。


過重労働や長時間労働に関する問題は、人材不足が深刻な企業だけが抱える問題ではなく、気付かないうちに法律に抵触してしまっていたというケースもあるため、従業員の勤務時間や休日日数を正確に把握できる環境づくりが必要です。


従業員の数が多くなればなるほど、一人ひとりの勤怠を管理することは困難です。

シフオプには「1日8時間以上」「1週間40時間以上」といった労務規定に違反するシフトに対し、アラートを表示する機能が搭載されているため、労務コンプライアンスを守る環境づくりも可能になります。

労務規定違反を防ぐシフトを組むことは、企業にとっても従業員にとっても安心といえるでしょう。


まとめ

シフオプの導入によって、これまでシフト作成に割いていた時間を有効活用することも可能です。削減できた時間で、従業員の研修やお客様満足度向上のための施策などに取り組めるため、サービス改善や企業の成長が期待できます。


また、人数の不足・過剰なシフトを表示して必要な人員の配置をフォローするモデルシフト表示機能や、シフト人件費を自動で計算する予算管理機能もついています。予算も見ながらシフト作成できるため、シフト希望をベースにしつつ、管理側の方針も取り込んだシフトが完成します。ぜひ、シフトの調整で悩んでいるなら、便利な機能が豊富なシフオプ導入を検討してみてください。

便利な機能が豊富な「シフオプ」はこちら。


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