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シフト希望から効率的にシフトを作成する方法|流れと注意点まとめ

学生や主婦、パートタイマーから社員まで、シフト制で働く従業員の生活スタイルはさまざまです。勤務に対する姿勢や休暇の取り方などライフスタイルによって出されるシフトの希望も人それぞれでしょう。


シフトを作成するとき、シフトの希望を100%反映させることは至難の業です。その日やその時間帯によって必要な人数やベテランを出勤させておきたい日、少ない人数でも十分に回せる時間帯など、現場の忙しさや入るメンバーによって柔軟に調整しなければならないからです。


ただ、あまりに現場の都合を優先させてスタッフの予定や希望を取り入れないシフトを組んでいては不満が出てしまいます。ここでは、シフト希望表からできるだけ公平かつスムーズな業務につなげるために、シフトを効率的に作成するポイントをご紹介します。


目次[非表示]

  1. シフト希望表はどこまで反映させる?
  2. シフト希望はいつまでに集めるべきか
  3. 「シフト希望を落とし込むまでの流れと注意点」
  4. シフト希望の収集から調整までできるシフオプを活用


シフト希望表はどこまで反映させる?

シフトを作成する際、まず優先させなければならないことは社員の役職や担当とともに、スタッフの雇用形態や役割、経験などを意識しておくことです。たとえば、飲食店で勤務するスタッフと言っても、調理やレジ、接客から清掃まで、その役割は多様です。こうした各メンバーの役割や担当を考えながら、シフトを組むことが必要なのです。


スタッフから出された希望表を優先させすぎると、たとえば一般的にレジ担当が不在になってしまったり、現場でスタッフを管理して責任を取れる社員が不在になるなど、シフトに偏りが出て業務に支障をきたしてしまいます。


シフト希望と業務のバランスをとることが大切です。


シフト希望はいつまでに集めるべきか

シフト希望は、シフト管理する側からするとできるだけ早く集めたいものです。シフト作成は通常業務の合間をぬって行うことが多く、利益に直結しない仕事です。勤務時間内にきちんとしたシフトを作成して、作成後すぐスタッフにシフトを共有すれば、現場のスタッフも余裕を持ってシフトの調整やスケジュールの対応をすることができます。


いくらシフト作成に時間がかかるからといって、来月のシフト表を月末ぎりぎりに共有するのでは、スタッフ全員が迷惑するでしょう。もしシフト作成に必要な時間が1週間だとすれば、数日は余裕を持たせて10日から2週間前にはシフト希望を集めるようにすると安心できます。


シフト管理には共有後にも細かなシフト変更の希望やスタッフ間の調整をしなければならないこともあるため、スタッフ側からすると一週間前に分かっていればスケジュールも調整しやすいでしょう。


「シフト希望を落とし込むまでの流れと注意点」

シフト希望をチェックする前に、その回のシフトのポイントをまとめておくようにしましょう。特に次のような点が重要です。


スタッフの必要な人数

時間帯や曜日、シーズンによって必要とする人数は変わってきます。また、早番・遅番、三交代制などシフトの組み方の違いによっても重点的に人員を配置しなければならない日、時間帯は異なってきます。


たとえば土日祝日の客入りの多い時間帯には通常より多めにスタッフを入れたりなど、業務全体を俯瞰的に見てシフトを組む基準を設定しておきましょう。


スタッフのスキル

新人や経験の浅いスタッフだけが同じシフトに入ってしまうと、突発的なトラブルに対応できない恐れがあります。シフト希望をもとにシフトを組む際は、スタッフの経験や責任の有無を考慮しながら、1名以上の社員やベテランスタッフを含めるなど、バランスをとることが大事です。


人件費

シフトの希望を優先して必要以上に同じ時間帯にスタッフを入れてしまうと、人件費がかさみ売上予算とのバランスが崩れたりします。


基本的にシフトを組む際は、1日の人件費の予算を確認しながらメンバーを組み合わせてコストを管理するよう心がけましょう。


シフト希望の収集から調整までできるシフオプを活用

シフオプを利用すればスタッフからのシフト希望から変更調整まで、すべてクラウドでリアルタイムに管理することができます。個人がクラウド経由でシフト希望を申請、登録すると、瞬時にシフトの管理画面に反映されるうえ視覚的に見やすいので調整が簡単です。


また、人数の不足・過剰なシフトを表示して必要な人員の配置をフォローするモデルシフト表示機能や、シフト人件費を自動で計算する予算管理機能もついています。予算も見ながらシフト作成できるため、シフト希望をベースにしつつ、管理側の方針も取り込んだシフトが完成します。ぜひ、シフトの調整で悩んでいるなら、便利な機能が豊富なシフオプ導入を検討してみてください。


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