場所や時間を問わず簡単に利用できる“メール”は、シフト共有の手段として多くの企業で利用されています。

本記事では、メールを使ったシフト管理のメリットを解説し、メール利用時の注意点や活用の幅を広げるツールについて紹介します。

シフト管理にメールを利用するメリット

全従業員のシフト希望を聞いたり、完成後のシフトを共有したりという作業は意外と煩雑になりがちですが、それらの作業をメールで行うことで大きく3つのメリットがあります。

1つ目は、相手の時間を拘束せずいつでも送受信できるという点です。

たとえば店舗の掲示板にシフトを貼って共有する場合、仕事が休みだと店舗に足を運んで確認する必要があり、従業員に負担がかかってしまいます。電話の場合も、相手との時間が合わなければつながらないというデメリットがあります。メールはお互い手の空いたときに確認できるため、電話よりも容易で貼り出すよりもスムーズな共有が可能になります。

2つ目は、一括送信が可能という点です。

対面や電話の場合は共有漏れのリスクがありますが、メールでは宛先を設定することで漏れなく全体に共有ができます。

3つ目は、履歴が残るという点です。

メール送受信後はお互いに履歴が残り、確認漏れや伝達ミスを防止できます。いつどのような情報が共有されたかを時系列で確認できるため、コミュニケーションのトラブル回避にも役立ちます。

便利だが注意点もあるのがメール

メールでのシフト管理は、情報伝達においてさまざまなメリットがあります。

しかし一方で、送信しても相手が内容を確認していなかった、宛先に相手のメールアドレスを選択できていなかったなどのトラブルが起こり得ることも念頭に入れておく必要があります。

メールでシフトを収集する場合は、送信先のメールアドレスをそれぞれ手動で選択する必要があり、従業員からのメールは個別に返信されます。そして受信した内容を別の用紙やExcelなどに転記するという手作業が必要です。そのため、返信メールの確認漏れや転記ミスなどが起きることがあります。

また、返信がきている従業員とそうでない従業員の判別がつきにくいため、希望シフトの収集に手間がかかることが想定できます。

シフト作成や業務連絡にメールを利用する際は、手作業によるミスに注意しましょう。

管理を“自動化すること”が重要

メールを情報伝達の手段として利用する際は、作業をできる限り自動化すると効率がアップします。

たとえば、全従業員が受信できるメーリングリストや、グループごとのメーリングリストを作成することで、都度宛先を入力しなくても一斉通知が可能になります。

宛先入力の手間が省けるだけでなく、送信ミスの防止にもなるでしょう。

また、メールソフトの仕分けルールをうまく活用することで、シフト希望の連絡用受信フォルダ、勤怠連絡用の受信フォルダなどに分けられるため、メールの見落とし防止につながります。メールの内容ごとにフォルダを分けることで、管理のしやすさも向上するでしょう。

しかし、これではまだ十分な自動化とはいえません。

さらに作業効率を上げたい場合は、メールソフトを使ったシフト管理ではなく、シフト管理システムの導入がおすすめです。

シフオプであれば手間いらず

シフト管理や情報伝達には、シフト管理システム“シフオプ”の導入が効果的です。

シフオプなら、従業員はアプリやWeb上で希望シフトの提出が可能になるほか、管理者が作業をしなくてもシフト作成画面に反映できるため、手作業による転記は必要ありません。

シフオプの管理画面上から、従業員のメールやアプリへ連絡事項を一斉通知できるのはもちろん、“従業員全体”や“今日のシフトメンバー”など連絡が必要なスタッフへスムーズにメッセージを送信できます。完成後のシフトを通知することも可能です。

シフト管理のあらゆる作業を効率化させるだけでなく、一般的なメールと比べて人的ミスのデメリットをカバーできるため、的確な情報伝達にも有効です。

まとめ

メールによるシフト管理は便利ですが、シフオプの活用によってさらに作業効率を向上できます。

「メールを受け取ったのに確認していなかった」「転記ミスで希望と異なるシフトを作成した」などのシフト作成に関するトラブル防止にも役立てられます。

シフト収集や共有の手段として、またシフト管理を効率化させる手段として、シフオプの導入を検討してみてはいかがでしょうか。