従業員のシフト管理は、店舗の運営において欠かせない業務のひとつです。

飲食店やコンビニエンスストアなどの場合、シフト管理は店長が担当しているという店舗も多いでしょう。

しかし、店長は日々の売り上げや在庫の管理、発注業務などで多忙なことが多く、加えて従業員のシフト管理を徹底するとなると、とても大変です。

店長のシフト管理業務の負担を軽くするためには、シフト管理体制の見直しを検討してみませんか？

本記事では、店長と従業員の双方によい効果が得られる、シフト管理の改善方法について紹介します。

シフト管理はどれ程重要なのだろう？

シフト管理は、店舗を運営するためにも、従業員にとって働きやすい職場にするためにも重要な業務です。

人手不足に悩む店舗が多いなか、限られた人材で効率よく店舗を運営するには、適切な人員配置が欠かせません。そのためには、その日の売り上げ予算や、各従業員の希望シフトおよびスキルを考慮する必要があります。

たとえば居酒屋の場合、金曜日や祝前日などの売り上げ予算は平日よりも高く設定することが多いですが、高い売り上げ予算に対して平日と同様の人員配置をした場合、業務量が追い付かず、店舗がまわらなくなってしまう可能性が考えられます。

逆に、売り上げ予算に対して人員が余剰している場合、人件費がかさんでしまい、利益を圧迫してしまうこともあるでしょう。
シフト管理は、店舗の利益を左右する“人件費率”を毎日適切に保つためにも重要です。

また、店舗側だけでなく、従業員にとってもシフト管理は重要です。

従業員が希望するシフトが反映されなかったり、従業員間でシフトの不公平が生じていたりする場合、従業員に不満を抱かせる原因になりかねません。

不満によるモチベーションの低下は、離職を招くこともあります。従業員の離職は、店舗にとって人員不足をもたらすだけでなく、採用コストという負担の増加にもつながります。新しい従業員の雇用が決まった際にも、教育係と同じシフトを組んで丁寧な指導をするなどの教育体制が整っていない場合、新しい従業員の不安を煽り、離職率を高めるリスクが生まれます。

離職を防止し、定着率を向上するためにも、公平かつ柔軟なシフト管理で働きやすい職場にしていくことが重要です。

シフト管理の良し悪しによって、店舗と従業員に与える影響は大きく異なります。シフト管理体制を見直し、適切に管理することで、人件費の余剰や過度な削減を防ぎ、従業員にとって働きやすい環境となります。それによって、業務効率化や定着率向上など付随するよい効果も期待できます。

バランスのとれたシフトを作成するには、

• その日の必要な人員数を把握し、従業員編成を整える
• 勤務したい日数や時間を把握し、希望に沿って作成する
• 休み希望を出せる日数に上限を定め、従業員全員に公平なシフトを組む
• ベテランと新人のバランスを考えて配置する
• 欠員に対するヘルプ体制を整えておく
• 忙しい日や時間帯の人員を確保する

などの施策が効果的です。

コミュニケーションも大切に

シフト管理には、従業員とのコミュニケーションも大切です。

たとえば、急な欠勤などで人手不足が起きてしまった場合、店長は急いでシフトの穴を埋めなければなりません。日頃から従業員とのコミュニケーションが取れていないと、ヘルプをお願いしづらかったり、募集しても人が集まらなかったりすることがあるでしょう。

しかし、店舗内のコミュニケーションがしっかり取れている職場では、信頼関係の構築によって店舗への求心力を高められ、ヘルプ依頼に対する承諾を得られやすくなるという効果が期待できます。

なにより従業員同士の結束力が向上するため、業務を円滑に進めやすくなるほか、新人従業員へのフォロー体制も整います。コミュニケーションの活性化によって現場の士気が高まることで、業務効率向上やお客様へのサービス向上にもつながっていくでしょう。

また、自店舗内のコミュニケーションはもちろん、多店舗を展開している場合は、店舗間のコミュニケーション強化も視野に入れるとなお効果的です。
自店舗内では解消できない人手不足や人員の余剰を、他店舗と連携することで解消できるケースもあります。

シフト管理が負担となる前に

日々の店舗運営で多忙な店長にとって、従業員のシフト管理までしっかり手が回らないということもあるでしょう。

従来のシフト管理体制を見直す場合には、シフト管理システムの導入を検討してみませんか。

シフト管理システムの“シフオプ”は、従業員の希望シフトの収集からシフト作成・編集・共有までのフローをオンライン上で一元管理できます。

従業員のシフト希望データを承諾するだけでそのままシフトに反映できるため、希望が反映されないという従業員の不満を防ぎます。

また、時間帯ごとの人員過不足状況を数値化できるほか、売り上げ予算の設定によって人件費率も算出できるため、適切な人員配置にも役立ちます。

欠勤等で人手が足りない場合には、メールやアプリによって従業員にヘルプ募集を一斉通知することも可能です。人手不足のため、やむを得ず店長自らシフトに入らなければならないという負担の軽減にもつながるでしょう。

シフオプなら、自店舗内だけでなく、他店舗に対してのヘルプ募集も可能です。他店舗に頼れる環境ができることで、店長の負担をさらにサポートできます。

シフオプの豊富な機能によって、店長のシフト管理への負担を軽減できるだけでなく、従業員にとっても長く働きやすい職場環境へとつながるでしょう。

まとめ

シフト管理は店長にとって大変な業務ですが、店舗の運営と従業員の働きやすさ、どちらの観点でも重要な業務です。

​​​​​​​シフト管理システム“シフオプ”で、店長にも従業員にも優しいシフト管理を目指してみませんか。従業員の満足度向上や定着率向上、サービス品質向上などのうれしい付加価値が期待できます。
シフト管理体制を見直す際には、シフオプの導入を検討してみてはいかがでしょうか。