※2024年1月19日更新

現場の業務を円滑に遂行するには、業務量や職務適性に応じた人員配置はもちろんのこと、従業員のモチベーションや職場の良好な人間関係も重要となります。

シフト制の職場では、シフトの組み方によって従業員の働きやすさが左右されやすいため、シフトに関して不満が募ると業務や職場の人間関係にも支障が出てしまう可能性があります。

企業の人事・労務担当者のなかには「従業員が安心して働きやすいシフト表を作成するにはどうすればよいか」「シフト表を効率的に作成する方法はあるか」などと気になる方もいるのでは。

この記事では、シフトに関するよくある不満や安心して働きやすいシフト表を作成するコツについて解説します。

シフトに関する従業員のよくある不満

厚生労働省の『「シフト制」の円滑な運用のための取組事例』によると、従業員が抱えやすいシフトに関する不満には、以下が挙げられています。

▼よくある不満

• 出勤日や休暇の希望が通らないことがある
• シフトの作成・共有が遅い
• 急な欠員が出ると休みの日でも出勤をお願いされる

シフト制の職場では、従業員の希望を収集して出勤日と休日を割り当てます。しかし、休暇の希望がほかの従業員と重なったり、その時間帯に必要な人員数が足りなかったりして、希望のすべてを反映できないことも少なくありません。

特に長期休暇や年末年始、クリスマスのようなイベントがある日には、休暇の希望が重なるケースが考えられます。「休暇の希望がいつも通らない」となると、不公平感から従業員の不満につながってしまいます。

また、シフトの共有が遅くなると、従業員がプライベートの予定を組めなくなります。そのほか、病気や家庭の事情などによって急な欠員が出ることで、休みの日に出勤が必要になり、不満を招くこともあります。

出典：厚生労働省『「シフト制」の円滑な運用のための取組事例』

安心して働きやすいシフト表を作成するコツ

シフトに関する不満が溜まると、モチベーションが低下したり、職場の雰囲気が悪化したりして離職につながる可能性があります。従業員が安心して働きやすい環境をつくるために、シフトの組み方を改善することが求められます。

①シフトの提出ルールを定める

休暇の希望が通らないことや、シフトの作成・共有が遅いことに対する不満を解消するには、シフトの提出に関するルールを定めることが重要です。

従業員一人ひとりの希望をすべてシフトに反映することは難しいものの、ルールを定めることはできます。一定のルールに沿ってシフトを組むことで、公平性が担保されて不満が生まれにくくなると考えられます。

▼シフトの提出ルール

②モデルシフトを作成する

特定の従業員に勤務時間帯や業務負荷が偏ってしまうのを防ぐには、曜日・時間外ごとの繁閑状況と業務量に応じてバランスよく人員を配置する必要があります。

基本の型となるモデルシフトを作成しておくことで、「いつ、どの時間帯に、どれくらいの人員が必要か」が可視化されて、人員の割り当てがしやすくなります。

また、シフトを組みながら業務負荷や連勤の状況などを把握できるため、特定の人に負担がかからないように人員を調整しやすくなります。

▼モデルシフトを作成する手順

1. 過去の売上データを基に、月の売上予算から各曜日の人件費予算を設定する
2. 勤務時間帯ごとの繁閑状況を確認して、 必要な業務ポジションを設定する
3. 人件費予算を踏まえて、各勤務時間帯における業務ポジションの必要人員数を計算する

③従業員が希望する働き方を聞いておく

従業員一人ひとりへヒアリングを行い、希望する働き方を把握しておくことで、できる限り希望を優先したシフトを組めるようになります。

シフト制の職場では、従業員によって希望する働き方は異なります。「週4日で勤務したいのに週2日しかシフトに入れてもらえない」「土日祝は休みたいと伝えていたのに、人手が足りずシフトに入れられる」など、当初の希望と異なるシフトは不満を招きます。

希望する働き方を把握しておくと、従業員の事情を踏まえて公平にシフトの調整がしやすくなります。

▼従業員にヒアリングする内容

• 勤務可能な曜日・時間帯
• 勤務できない曜日・時間帯
• 勤務の調整が可能な曜日・時間帯
• 年末年始や長期休暇の休み希望

ただし、人手が足りない場合や急な欠勤によって、従業員の希望とは異なるシフトを組むことが必要になるケースもあります。そのような場合には、事前に従業員に相談しておくと「勝手に決められた」という不満が生まれにくくなります。

④日頃から良好な関係性を築く

従業員と日頃から良好な関係性を築いておくこともコツの一つです。

シフト管理者や従業員同士の人間関係が良好であれば、シフトが埋まらないときや急な欠勤があったときに出勤の依頼やヘルプの募集がしやすくなります。

また、従業員間でサポートし合える職場環境は、働きやすさや安心感につながり、仕事のモチベーションにも結びつくと考えられます。

働きやすいシフトを効率的に作成するポイント

従業員の希望をできるだけ配慮しつつ、店舗の必要人員数や予算などを踏まえたシフトを効率的に作成するには、システムを活用することがポイントです。

紙媒体や表計算ソフトでシフトを作成している場合には、さまざまな問題が発生しやすくなります。

▼紙媒体や表計算ソフトでシフトを作成することによる問題

• シフトの希望をシフト表に手動で転記する必要がある
• 時間帯・曜日ごとの人件費予算や必要人員数を計算するのに労力がかかる
• シフトの全体像を把握しづらく、必要人員数や業務負荷を考慮した人員調整が難しい

シフトの作成に労力・時間がかかると、従業員への共有が遅くなるほか、転記・計算ミスによって人員の過不足、予算の超過が発生する可能性もあります。

オンラインでシフトの収集・作成・共有ができるシステムを活用すれば、これらの問題を解消して効率的にシフト表を作成できます。また、従業員一人ひとりのシフトが可視化されるため、「休暇の希望が反映されているか」「勤務時間帯や業務負荷の偏りがないか」などをチェックすることが可能です。

シフト管理システムの『シフオプ』には、シフトの作成を効率的に行うために役立つ機能が備わっています。

▼シフオプの主な機能

• 従業員によるシフトの申請状況が管理画面に自動反映される
• モデルシフトを作成して、従業員から収集したシフトを反映する
• 人件費予算を設定して人員の過不足や予算を見ながら手動で配置を調整する
• 作成したシフトを自動メールやアプリケーションの通知で共有する

詳しくは、こちらをご確認ください。

まとめ

この記事では、シフト表の作り方について以下の内容を解説しました。

• シフトに関する従業員のよくある不満
• 安心して働きやすいシフト表を作成するコツ
• 働きやすいシフトを効率的に作成するポイント

シフトに関する不満は、従業員のモチベーションが低下したり、職場の雰囲気が悪化したりして離職につながる可能性があります。

従業員が安心して働きやすいシフト表を作るには、シフトの提出ルールを定めて公平性を担保するとともに、モデルシフトを基に人員配置を行うことがコツです。また、希望する働き方を聞いておいたり、日頃から良好な関係性を築いたりしておくと、出勤の依頼やヘルプの募集がしやすくなります。

『シフオプ』は、オンラインでシフトの収集・作成・共有が行えるシフト管理システムです。モデルシフトを作成して、人員の過不足や人件費を踏まえた人員配置を行えます。詳しくは、こちらの資料をご確認ください。

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