見やすい＆管理しやすい！完璧なシフト表の作り方
多くの飲食店や小売店などで導入されているシフト制。
シフト作成の業務に頭を悩ませる人も少なくないでしょう。
毎月あるいは週単位で従業員の勤務日や時間を管理しなければならないため、従業員数が多いほど管理が煩雑になりやすいです。
そのうえ、従業員の増減や入れ替わりなどで、シフト表フォーマットの変更が必要になることもあります。
しかし、時間がとれず後回しになってしまい、いつのまにか「シフトが見づらくなった」「管理しづらくなった」となっていることもあるでしょう。
シフト作成にあたって、“見やすさ”と“管理しやすさ”はとても重要なポイントです。
人件費管理をはじめ、職場の人員配置を適切に行うためにも、見やすく管理しやすいシフト作成を目指してみませんか？
本記事では、Excel（エクセル）を活用した、見やすく管理しやすいシフト作成のポイントを解説するとともに、簡単かつ最適なシフト作成ができるツールを紹介します。
見やすいシフト表とは？
「シフトはExcelで作成している」というケースが多いようです。
Excelは、豊富な機能を駆使することで、目的に応じたあらゆる表作成ができる万能なツールですが、一方で、使用する機能の取捨も重要になってきます。
管理者や従業員の双方が見やすいシフトでなければ、勤務日を見落としてしまうというトラブルにつながりかねません。
確認ミスを無くすためにも、誰もが見やすいシフト表を作成することが大切です。Excelを用いたシフト作成では、以下のような工夫をしてみましょう。
色は最小限に留める
シフト表には、従業員の名前をはじめ、勤務時間や休憩時間、配置先などのさまざまな項目があります。
Excelで表を作成する際には、それぞれの項目を差別化するためにたくさんの色を使ってしまいがちです。
しかし、項目が多いうえにたくさんの色が使われていると、「どこを見ていいかわかりづらい」というデメリットがあります。使用する色はできるだけ少なくし、シンプルな色使いを心がけましょう。
色使いのポイントとしては、
- 濃い色はヘッダー行のみに使用する
- 行数が多い場合は、1行おきに薄く背景色を付ける
- 使用する色は1～3色までが好ましい
などが挙げられます。
■Before
■After
余白を設ける
行間や列の余白が不十分で文字が詰まっている場合は、読みづらかったり、見るべき行を間違えたりという原因になります。
行の高さや列の幅を調整して、文字の間隔にある程度ゆとりを持たせることで、見やすさが格段に向上します。
Excel 2013以前のバージョンを使う場合、デフォルトは、フォントサイズが11、行の高さが13.5と、行間が詰まっているため窮屈に見えてしまいます。
フォントサイズが11の場合は、行の高さを18前後に設定すると、文字がスッキリして見やすくなります。
Excel 2016以降のバージョンは、使用するフォントに応じて行の高さが可変するため、おおよその余白が確保できますが、窮屈に感じる場合は適宜調整しましょう。
また、表作成時には、“1行目A列”を空白にすると、さらに見やすくなります。
■Before
■After
目盛線を非表示する
Excelには目盛線が表示されていますが、すでにヘッダーや行間隔ごとに色分けがされている場合は、目盛線があることで見づらくなる場合があります。
そのような場合は、不要な目盛線を非表示にするとスッキリして視認性が高まります。
目盛線は、表示＞目盛線 のチェックを外すことで非表示にできます。
そのほか、必要に応じて、セルの書式設定>罫線を選択し、横線のみを挿入したり線の太さを変えたりなどの工夫もしてみましょう。
■Before
■After
管理しやすいシフト表とは？
シフトは見やすさだけでなく、管理のしやすさも大切です。
管理性を向上させる際は、以下のような機能を活用するとよいでしょう。
関数を使用する
従業員全体の労働時間を把握するために有効なのが、関数です。
一度関数を組み込んだフォーマットを作成しておくと、あらゆるデータが自動計算されるため、シフト管理における作業負担を緩和できます。
手順としては、まず基本的な情報を表にまとめることから始めましょう。
氏名や配属先をはじめ、日にちや曜日などをまとめた表を作成します。
そして、条件に合う関数を入力していくのですが、シフト作成時に利用することの多い関数には、次の3つが挙げられます。
①SUM関数
範囲指定したセルの合計値を計算できる関数です。
勤務時間の合計を算出したいときなどに使用します。
②COUNTA関数
選択指定した空白でないセルの数を数える関数です。
ひと月あたりの出勤日数を算出したいときなどに使用します。
③COUNTIF関数
選択指定した条件を満たすセルの数を数える関数です。
遅番・早番といった時間帯ごとの稼働人数などをカウントできます。
設定する条件によって合計時間の算出や満たす条件の数をカウントできるため、人員配置や労働時間の管理に役立てられます。
関数を使ったシフト作成については、下記記事もご参照ください。
シフト時間の計算＆シフト人件費の計算に使える！エクセル関数まとめ
データに規則性を与える
シフト表を見やすく、かつ管理しやすい状態にするには、データの規則性を整えることも大切です。
たとえば、名字と名前の間に使用するスペースの有無が異なる場合、データ検索や集計などの際に支障が出ることがあります。
必要に応じてデータを抽出・分類するためにも、入力するデータの規則性を統一しておきましょう。
Excelのメニューに表示されている データ＞データの入力規則 より、入力値の種類でリストを選択し、事前に値を登録しておくと効率的です。
見やすい＆管理しやすいシフト表は作成がむずかしい
Excelを活用してシフト作成をする際は、上述の内容を参考に、関数を活用したり、配色に気をつけたりと、見やすく管理しやすい工夫をしましょう。
しかし、Excelに不慣れだったり、関数を組み込む時間がとれなかったりすると、Excelでは運用がむずかしいこともあります。
行や列の削除・追加をした際に、関数が消えたり、参照元がずれてしまったりして、正確な計算ができなくなっていたというケースもあるでしょう。
こうした問題を解消でき、Excelよりも簡単かつ完璧にシフト作成ができるのが、シフト管理システムの“シフオプ”です。
シフオプは、2019年5月13日にシステムデザインを全面リニューアルし、より直観的に見やすいシフト表を作成できるようになっています。
労務コンプライアンス違反を防ぐアラート機能や、シフト人件費の計算機能も備わってるため、関数の知識も不要です。
そのほか、希望シフトの集約や欠員の可視化など、シフト作成を効率化できるための機能が満載で、シフト管理業務における負担をしっかりフォローできます。
Excelのシフト管理でお悩みの方は、導入を検討してみてはいかがでしょうか。
まとめ
毎月のシフト管理は、管理担当者の方にとって大きな業務負担になります。
Excelでの管理も可能ですが、より正確かつ効率的に管理するためには、シフオプの活用が有効です。
従業員のシフト管理を正確に行うことは、労務コンプライアンスの強化や公平なシフトを組むうえでも欠かせません。確認ミスなどによる労使間のトラブルを防ぐためにも、見やすく管理しやすいシフトづくりを目指しましょう。
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