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アルバイト・パートの希望を無視しないシフト作成のポイント

※2018年8月29日公開の記事に修正を加えています。


アルバイト・パートが多い職場ではシフト管理が煩雑になりやすいですが、「なるべく全員の希望に沿ったシフト作成を心がけたい」というシフト管理の担当者さまも多いのではないでしょうか。

アルバイト・パートの希望が無視されたシフトは、従業員のモチベーションや生産性が低下するおそれがあります。誰もが働きやすい職場をつくるためにも、アルバイト・パートの希望に配慮したシフト作成が必要です。

この記事では、シフト作成の課題をはじめ、シフト作成の注意点や希望シフトを反映できない場合の対応について紹介します。


目次[非表示]

  1. シフト作成でよくある課題
  2. アルバイト・パートのシフト希望を反映する4つのポイント
  3. 希望どおりにシフトが組めない場合の対応
  4. まとめ


シフト作成でよくある課題

アルバイト・パートのシフト作成では、シフト希望の収集をはじめ、人員配置や人件費の調整、完成したシフトの共有など複数の作業が伴います。そのため、人数が多くなるほど、シフト作成に時間と労力がかかってしまいます。

シフト作成でよくある課題を以下で解説します。


期日までにシフトの希望が集まらない

シフトをスムーズに作成するには、アルバイト・パートにシフト希望の提出期限を守ってもらう必要があります。ところが、提出期限を過ぎてもシフト希望を提出してもらえないケースも少なくありません。

特に紙媒体や口頭でシフト希望を収集している場合、提出するために店舗まで来てもらう必要があります。しかし、締切日に出勤していないアルバイト・パートは提出が遅れやすくなります。

締切日までにシフト希望を提出してもらえない場合は、未提出のアルバイト・パートに催促をしたり、シフトの再調整が必要です。

また、メールでシフト希望を収集している場合は、未提出のアルバイト・パートに個別に連絡を取る必要も出てきます。アルバイト・パートの人数が多くなるほど、催促の連絡や再調整の業務の負担が増えてしまいます。


繁閑期のリソース配分が難しい

店舗運営を円滑に行うには、店舗の状況に応じたリソース配分が欠かせません。しかし、繁忙期・閑散期、ピークタイム・アイドルタイムで必要なリソースは異なるため、シフト希望どおりに人員を配置することは容易ではありません。

たとえば、繁忙期やピークタイムには十分な人員の配置が必要ですが、休み希望が多ければ人員が足りずに、現場がまわらなくなることも考えられます。その際は、休み希望者にお願いして出勤してもらったり、他店舗にヘルプを依頼したりする対応が必要です。

一方、閑散期やアイドルタイムに出勤希望が集中すると、アルバイト・パートの希望どおりにシフトを組めないこともあります。


人件費予算を考慮する必要がある

シフトの人員配置を考えるときは、人件費予算を考慮することも欠かせません。時間ごとに人件費を算出するとともに、人件費の過不足が発生した場合は人員調整が必要です。

人件費予算を考慮せずにシフトを組むと、人件費が売り上げを圧迫してしまうおそれがあります。

また、人件費を減らそうとシフトを削り過ぎると、現場の人員が足りず運営に支障が出る、業務過多になって長時間労働が発生するといった問題にもつながりやすいといえます。適正な人員配置を行うには、いつ・どれくらいの労働力が必要か、人件費予算に沿っているかなどの確認が必要です。


シフトの作成・共有に時間がかかる

紙やExcelでシフトを作成している場合、シフト希望を手書き・手入力して転記する作業が発生します。このような手作業が伴うと、シフト作成・共有に時間がかかり、管理者の業務負担につながってしまいます。

また、手書き・手入力の内容にミスがあると、後日シフトの修正が必要になったり、当日になって問題が発覚したりすることもあります。

このように、転記や修正といった作業によってシフトの共有が遅くなると、アルバイト・パートがほかの予定を組めないため、職場に対して不満が溜まりやすくなります。


欠員が出ると調整作業が必要になる

アルバイト・パートの急な予定や体調不良によって欠員が出ることもあります。

シフトに穴が空いてしまった場合には、シフトを調整したり、欠員補充を行ったりする必要があります。ところが、代わりのアルバイト・パートを探すのは容易ではありません。一人ひとりに連絡を取り、対応できる人を探すことになるため、時間と労力がかかってしまいます。

もし、代わりのアルバイト・パートが見つかった場合でも、全体のシフト調整が必要になるほか、労働時間や休日数が法令に違反していないかなどのチェックが必要です。

このように欠員が発生した場合、シフト管理者やほかのスタッフの業務負担が増えてしまい、通常業務にも影響を与える可能性があります。



アルバイト・パートのシフト希望を反映する4つのポイント

店舗の忙しさや人件費などを考慮しながら、アルバイト・パートのシフト希望をすべて反映することは決して簡単なことではありません。

しかし、働きやすい職場づくりには、シフト希望を極力反映できるような取組みが重要です。ここからは、アルバイト・パートのシフト希望を反映させるための4つのポイントについて紹介します。


①シフト作成のルールを定める

シフト希望の反映基準や人員の割り振りなど、シフト作成のルールを定めます。一定の基準に基づいてシフトを作成していることをアルバイト・パートに理解してもらうことで、不公平感が生まれるのを防ぐ効果が期待できます。

ただし、店舗の繁閑状況や人件費予算の関係から、希望どおりにシフトを組めないことも考えられます。このような場合、一方的に希望を無視したり、特定の人に偏りがあったりすると、ほかのアルバイト・パートが不満を持つ可能性があります。

お互いに納得したうえでシフトを組むためにも、シフト作成のルールを定めて平等性を保つことが重要です。平等なシフトを作成することで、アルバイト・パートの希望に沿えない場合でも納得してもらいやすくなるため、不満が生まれにくくなります。


▼シフト作成のルール例

  • 休み希望の反映基準を定める
     例:提出が早い人順、出勤日が多い人順など
  • 休み希望の提出日数に制限を設ける
     例:土日祝日の休み希望は3回まで
  • 希望が重複した場合の優先順位を決める
     例:勤続年数が長い人順、第一希望として申請した人順など


②店舗間のヘルプ体制を構築する

シフトの過不足に応じて人材リソースを有効活用するために、ヘルプを受け入れる体制も必要なため、店舗間のヘルプを行える体制を整えることもポイントです。

繁忙期でアルバイト・パートが足りないときに他店舗から人員補充したり、余剰人員があるときに他店舗に派遣したりして、リソースを有効活用できます。

アルバイト・パートにとっても、自店舗の出勤希望が叶わなかった場合でも、他店舗のヘルプとして働けるといったメリットがあります。


▼ヘルプ体制を構築する方法

  • 複数店舗のシフト表をクラウドシステムで共有して、人員の過不足状況を可視化する
  • 業務マニュアルを作成して、すべての店舗での業務を標準化・統一化する
  • アルバイト・パートから事前にヘルプが可能な店舗をヒアリングしておく


③各アルバイト・パートのスキルを把握する

アルバイト・パートのスキル・熟練度を把握していると、適正な業務に人員を配置できるほか、希望に応じて業務内容や役割を設定できるようになります。

アルバイト・パートのなかには、入社して間もない人もいれば、勤続年数が長く幅広い業務に対応できる人もいます。

それぞれのアルバイト・パートの得意な業務や勤続年数、対応できる業務の範囲などを把握しておくことで、適正な人員配置がしやすくなります。その結果、特定のアルバイト・パートに業務負担がかかったり、新人アルバイト・パートに慣れない仕事を任せたりするのを防げます。

また、希望する業務をヒアリングして、できるだけモチベーション高く仕事ができる場所に配置するといった調整も可能です。


▼各アルバイト・パートのスキルを把握する方法

  • 定期的に個別面談を実施して、業務課題や習熟度をヒアリングする
  • 各業務の実務テストを実施して、スキルや品質チェックを行う


④繁忙期・閑散期の必要人数を割り出す

シフトを作成する際は、過去の売り上げや人件費のデータに基づいて、繁忙期・閑散期の必要な人員数を割り出すことが重要です。また、月日の忙しさに加えて、時間単位のピークタイム・アイドルタイムの必要人員も算出しましょう。

学生アルバイトがいる職場では、長期休暇に出勤希望が集中したり、テスト期間で一定期間の休みが必要になったりするケースも少なくありません。シーズン・時間帯別の必要人数を明確にすることで、店舗の状況を見ながら、アルバイトの出勤日・休日を公平に割り振れるようになります。

特定の人の休み希望ばかりが反映されたり、出勤日が増えて長時間労働になったりすることを防ぐことで、不平不満の少ない働きやすい職場になります。


▼出勤日・休日を公平に割り振るポイント

  • 土日祝・長期休暇・テスト期間など、どのように働きたいか(休みたいか)ヒアリングを行い、必要人数を踏まえて優先的に配置する
  • 「平日夕方の勤務希望」というアルバイト・パートが複数人いる場合、各アルバイト・パートの出勤日数に大きな差が生まれないよう調整する



希望どおりにシフトが組めない場合の対応

店舗運営をするなかで、人件費予算や店舗の忙しさなどの問題から、アルバイト・パートのシフト希望を完全に叶えられないこともあります。

そのような場合、スタッフとよい関係性を築くことが重要です。たとえば、急な欠員が出た場合や人員の過不足が発生して調整が必要になった場合、シフト変更に対応してもらうことになります。

日ごろからアルバイト・パートと良好な関係性を築くことで、出勤依頼やシフト変更に柔軟に対応してもらいやすくなります。アルバイト・パートの信頼を得る方法として、以下が挙げられます。


▼アルバイト・パートの信頼を得る方法

  • テスト期間中や子どもの参観日など、日ごろからアルバイト・パートの事情を考慮してシフトを作成する
  • 採用時に「この日は必ず休みたい」「できるだけ多く出勤したい」などの希望を聞いておく
  • 普段からコミュニケーションを大切にして、定期的にアルバイト・パートとの面談を実施する

また、アルバイト・パート同士がお互いに欠員を補い合える仕組みをつくることも必要です。店舗側がヘルプを募集する負担を削減できるほか、協力意識が生まれてアルバイト・パートのモチベーション向上も期待できます。



まとめ

この記事では、アルバイト・パートのシフト希望に関して、以下の項目で解説しました。

  • シフト作成でよくある課題
  • アルバイト・パートのシフト希望を反映する4つのポイント
  • 希望どおりにシフトが組めない場合の対応

店舗の忙しさや人件費などを考慮しながら、アルバイト・パートのシフト希望をすべて反映することは簡単ではありません。できるだけ希望を反映するには、シフト作成のルールを定める、ヘルプ体制を整える、必要人員やスキルを洗い出すことがポイントです。

シフト管理システムの『シフオプ』であれば、シフトの作成時に「必要人数に対して人員の過不足がないか」という情報をリアルタイムで表示できます。

事前に人件費予算を設定すれば、人件費がどれくらいかかるかを可視化しながら、人員配置を調整することも可能です。その結果、現場の繁閑状況や予算に応じた適正な人員配置を実現できます。

また、シフト希望を未提出のアルバイト・パートを確認して、システム経由で連絡をしたり、シフトの提出前にリマインドメールを自動送信したりできるため、提出漏れや遅延を防げます。

このように、シフト作成に係る一連のプロセスを効率化して、間接業務にかかる時間を削減することで、コア業務に注力できるようになります。シフト管理にお悩みの方は、ぜひお問合せください。


シフオプの詳しい機能はこちらの資料をご確認ください。

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