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エクセルでの勤務表の作り方|シフト作成の負担を軽減するには?

店や会社でのシフトを管理する上で必要なのが勤務表です。経営者や管理者の方は、勤務表を作るのに悩まされた経験があるのではないでしょうか?特にコンビニ、飲食店、介護施設など24時間体制の職場などでは時間ごとの管理も重要になってきて、シフト作りがさらに複雑になります。シフト管理に悩まされている方のために、今回はエクセルでの勤務表の作り方を詳しく説明し、シフト作成の負担を減らす方法を紹介していきたいと思います。



目次[非表示]

  1. エクセルでの勤務表作成に知っておきたい関数
  2. フォーマットを作る
  3. フォーマットに関数を埋め込む
  4. Excel勤務表作成のメリット・デメリットは?
  5. シフオプならシフト作成の負担が軽減される!
  6. まとめ


エクセルでの勤務表作成に知っておきたい関数

エクセルで勤務表を作る際に知っておきたい関数として、指定された範囲内のセルの合計値を計算して表示させる「SUM関数」、指定された範囲内のセルの中で、入力があるセルの数を表示させる「COUNTA関数」、指定された範囲内のセルの中で、指定する条件に合致するものの個数を表示させる「COUNTIF関数」の3つです。これら3つの関数を使用すると勤務表を簡単に作成することができるので覚えておきましょう。


フォーマットを作る

勤務表を作成する際に、最初にすることはフォーマットを作ることです。1番上の行に日付を入力し、1番左の列に従業員名を入力します。また出勤の時間帯がいくつかパターンがある場合は、その時間帯に対応する記号や文字を決めておき、名前に続いて下に時間帯を記入するようにしましょう。後々、時間帯ごとの出勤者数も関数によって求められるので便利です。

フォーマットを作る際に注意したいのが、関数を入力するのはフォーマットが完成した後にするということです。関数を先に入力すると、従業員数を増やしたい時などにフォーマットを変更しにくくなってしまいます。まずはフォーマットの完成形を作るようにしましょう。


フォーマットに関数を埋め込む

フォーマットが完成したら関数を入力していきます。

まず入力するのは、各従業員の出勤日数を求める関数です。ここで使用するのは範囲指定したセルの中で入力されているセル数を表示させる「COUNTA関数」です。この関数を設定することによって従業員ごとの1か月の出勤日数を求めることができます。出勤日数を表示したいセルに「=COUNTA(始まりのセル番号:終わりのセル番号)」と入力すると自動で出勤日数が表示されます。

次に入力するのは「COUNTIF関数」です。この関数は時間帯ごとに出勤している人数を求めることができます。例えば、6時から12時までの勤務することを”早”で表す場合、人数を入力するセルに「「=COUNTIF(始まりのセル番号:終わりのセル番号,”早”)」と入力すると、自動でその時間帯の出勤人数が表示されます。

最後に、「SUM関数」を入力します。「SUM関数」では「=SUM(始まりのセル:終わりのセル)」と入力すると、出勤時間帯に関わらずその日に出勤する人数を求めることができます。

「COUNTA関数」と「SUM関数」を設定する際に注意してほしいのが、休みに”×”や”休”などの記号を使わずに空白にするということです。記号を使いセルに入力してしまうと、出勤としてカウントされるので注意しましょう。


Excel勤務表作成のメリット・デメリットは?

エクセルを使った勤務表の作成方法にはメリットもあればもちろんデメリットもあります。

メリットは

  • 一度関数を入力してしまえば、毎月繰り返し使用できること
  • 新たにソフトを購入しなくてよい

という点です。テンプレートとして保存しておけば従業員数が変わらない限り、繰り返し使用することができます。また、マイクロソフトのオフィスを使用している人ならパソコンにエクセルが入っているので、新たにソフトなどを購入する必要がありません。


対してデメリットは

  • 紙での管理なので、ミスが発生しやすい
  • 急な変更に対応する時、手間がかかる
  • 休み希望などを紙で提出してもらい管理しなければならない
  • 関数が正しく入力されていないと問題が発生する
  • テンプレートを作るまでに時間がかかる

などがあります。勤務表を作り配布した後、変更があったりミスがあったりした場合は作り直さないといけず、二度手間になってしまいます。また、ほとんどエクセルを使用したことがない人にとってはテンプレートを作るのに時間がかかってしまう点も問題としてあげられます。

メリットとデメリット、自分のコンピュータースキルを考慮したうえでエクセルでの勤務表作りにチャレンジしてみてください。


シフオプならシフト作成の負担が軽減される!

エクセルで勤務表を作るのが難しい方や、自分の負担を減らしたいという方におすすめなのが「シフオプ」です。「シフオプ」では、従業員のシフト希望の収集、収集されたシフトをまとめる作業、作成したシフトを印刷して従業員に配るなどの面倒な作業を、画面上ですべて行うことができます。また、シフトを可視化することで、どの時間帯に人手が余っていてどの時間帯に人手が足りないかを把握することができ、現場の状況に合わせて新規の採用を効率化することができます。

このような機能が含まれるソフトはいくつかありますが、「シフオプ」には他のソフトにはない強みがあります。それは

  • 簡単な操作で従業員全員に一括連絡でヘルプを募ることができる
  • 人件費を自動的に計算することができる

以上2点です。人手が足りない時、一人一人に連絡する手間を省くことができて仕事の効率が良くなります。その上、シフトを作成するのと同時作業で人件費まで計算してくれるのでとても便利です。


まとめ

「勤務表を作成する上で魅力的な機能の多い「シフオプ」の導入を検討してみてはいかがでしょうか?「シフオプ」についてもっと詳しく知りたい方や質問のある方はこちらよりお問合せください。


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