シフオプの一斉通知機能を活かせば、従業員への連絡が一気に楽になる！
従業員への連絡について、いつも苦労されていませんか？連絡事項を掲示板や連絡ノートに書き出すだけでは全員が目を通したかどうかが分かりません。特に、シフトの連絡は全員にもれなく連絡しなければならないため、一斉連絡の仕組みが必要です。確実に連絡する手段としては、メールの一斉送信が便利ですが、セキュリティリスクの問題があります。
しかし、シフオプなら、送信時の問題や煩雑さもなく、連絡事項の一斉通知が可能です。今回は、連絡伝達に活用したい「シフオプの一斉通知機能」について機能概要を紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。
従業員への連絡における苦労
従業員への連絡は、人数が多くなればなるほど困難です。人数が少なければ、事務所に連絡事項を貼り出すだけでも周知は可能ですが、一定規模以上の人数となるとそういうわけにはいきません。
事務所に連絡事項を貼り出していても、見ない人がいたり、また、実際に従業員がちゃんと連絡事項を読んでいるかどうかを確認するのも大変です。
このような状況を改善する方法として、「電子メール」を活用した連絡事項の共有が挙げられます。
メール一斉送信で伝えればOK
従業員への連絡は、メールの一斉送信を活用することで対応できます。連絡する内容によって、「従業員全体向け」「特定の店舗向け」などグループメールのアドレスを変えながらメールを一斉送信することで、連絡対象の従業員に対して必要な情報を伝達可能です。ただし、メールの一斉送信を行う際には、送信時のマナーや情報漏洩など、気をつけて対応しなければならない点がいくつかあります。
例えば、従業員同士のメールアドレスは相互に見えないように、BCCで送信しなければなりません。主要な宛先のあるメールの場合は、TOやCCを使い、メールの本文にも誰がTOで誰がCCなのかを記載しますが、一斉連絡の場合は、「従業員各位」「〇〇課御中」というように、まとめた宛先にすれば大丈夫です。また、送信は、基本的に業務時間内にすることがマナーです。深夜や早朝などには送信しないように注意しましょう。
手動で宛先を指定するときは、くれぐれも間違わないようにしなければなりません。従業員全員に送るのならまだいいのですが、一定の役職以上に宛てた連絡事項が一般従業員に誤送信してしまうといろいろと問題が起こります。誤送信が社外になると、情報漏洩になってしまう危険性もあるのです。
メールの一斉送信をすべて手動でやっていると、どうしてもミスが起こりがちです。そこで、連絡漏れやミスを防ぐために利用したいシステムが「シフオプ」です。
安全かつ確実に一斉通知をするなら「シフオプ」
スタッフのシフト管理システム「シフオプ」には、連絡事項の一斉通知が可能な機能が備わっています。シフオプを使った一斉通知機能なら、メールアドレスを手動で操作する際に考えられるセキュリティリスクの心配もなく、また、メールの開封確認も行えるため、確実に各従業員への連絡が可能です。
一斉通知機能のメリットはたくさんあります。
例えば、従業員へ個別でメールを送る場合を考えてみましょう。
個別のメール送信にかかる時間は、一人あたり約10秒です。送る人数が増えるほど、人数に比例して送信時間がかかってしまいます。さらに、送信漏れや重複送信といったリスクを伴います。
また、最近はスマートフォンが主流となっていることから、連絡をテキストチャット式のアプリで済ませる傾向にあり、メールに慣れていない人も少なくありません。その場合は、ToやCC、BCCといったメールの使い方を教える必要があるため、業務時間が削られてしまう原因となります。
こうした問題を解決できるのが「一斉通知機能」です。
一斉通知機能では、希望シフトの締切日や確定したシフトの伝達といった情報を従業員全員に一度で通知できるため、メール時間の削減や送信ミスを防ぐことができ、従業員にとっても手軽にシフト提出や共有ができるので、非常に便利です。
自動締切メール
シフトの希望提出の締切日が迫っていることを知らせるリマインドメールを自動的に一斉通知できます。1日前に送るか3日前に送るかなど、送るタイミングも指定可能です。
シフト共有
シフトが確定したタイミングで、スタッフに一斉通知します。
ヘルプ募集
シフトに欠員がある場合に、ヘルプ募集を一斉に通知できます。連絡を受け取った従業員は、その場でヘルプ募集に対して返信することが可能です。
作成したシフトは、さまざまな形で印刷することもできます。また、シフト作成業務そのものを楽にする機能も充実。スタッフのグループ分けも、シフオプの組織・権限設定機能でできるため、情報を共有したいメンバーだけでグループ分けすることも可能です。
スタッフとのやり取りを楽にしてくれる一斉通知の機能をうまく活用することで、業務の更なる効率化を目指しましょう。
シフオプはスマートフォンでも使える
シフオプは、スマートフォンでも利用可能です。また、そのほかのメリットとして、安全性の高さが挙げられます。
スマートフォンを紛失してしまうとメールの内容が漏えいする危険性が高くなりますが、シフオプは「クラウドサービス」のため、万が一スマートフォンを紛失してもパスワードを変更することで、セキュリティを担保できます。
また、スマートフォンからログインすることにより、店舗へ出向いてシフトを提出したり、確認したりという手間や時間もかからないため、従業員にとってもメリットが大きいと言えるでしょう。
まとめ
従業員への連絡事項は、「メールの一斉送信を使って通達することで一気に楽になる」ということを説明しました。またメールの一斉送信に関するセキュリティリスクなどのデメリットをカバーする「シフオプ」の各種通知機能についてもその概要を紹介しています。
シフトに関する連絡は、全員に確認してもらい、シフト希望を忘れず提出してもらうようフォローしなくてはなりません。シフオプは、シフト管理にかかわる連絡手段を安全確実に行えるように作られていますので、ぜひ活用して業務の効率化を測りましょう。
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