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メールの一斉送信機能を活かせば、従業員への連絡が一気に楽になる!

従業員への連絡伝達について、いつも苦労されていませんか?連絡事項を掲示板に貼り出すだけでは全員が目を通したかどうかが分かりません。特に、シフト希望提出のフォローや組みあがったシフトの連絡は全員にもれなく連絡しなければならいけないため、一斉連絡の仕組みが必要です。確実に連絡する手段としては、メールの一斉送信が便利ですが、セキュリティリスクの問題がもあります。

しかし、シフオプのメール一斉送信機能なら、送信時の問題や煩雑さもなく、連絡事項のメール一斉送信が可能です。今回は、連絡伝達に活用したい「シフオプのメール一斉送信機能」について機能概要を紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。


目次[非表示]

  1. 従業員への連絡伝達における苦労
  2. メール一斉送信で伝えればOK
  3. 安全かつ確実に一斉送信をするなら「シフオプ」
  4. まとめ


従業員への連絡伝達における苦労


従業員への連絡伝達は、会社の規模が大きく人数が多くなればなるほど困難です。人数が少なければ、事務所に連絡事項を貼り出すだけでも周知は可能ですが、一定規模以上の人数となる企業ではそういうわけにはいきません。


事務所に連絡事項を貼り出していても、見ない人がいたり、また、実際に従業員がちゃんと連絡事項を読んでいるかどうかを確認するのも大変です。一人ひとり確認して個別にフォローするのですが、その手間にかかる時間は相当なものです。


特に重要な連絡事項は、「上司から部下へ直接伝達してもらう」という方法も考えられるでしょう。しかし、上司があまりにも忙しいと、部下全員に伝達が行き渡らないという危険性もあります。このような状況を改善する方法として、もっとも手軽な方法は「電子メール」を活用した連絡事項の共有の活用があげられます。


メール一斉送信で伝えればOK


従業員への連絡事項の通達は、メールの一斉送信を活用することで対応できます。通達連絡する内容によって、「従業員全体向け」「特定の店舗部署向け」などとグループメールのアドレス宛先を変えながらメールを一斉送信することで、連絡対象の従業員に対して必要な情報を伝達可能です。ただし、メールの一斉送信を行う際には、送信時のマナーや情報漏洩漏えいなど、気をつけて対応しなければならない点がいくつかあります。


例えば、従業員同士のメールアドレスは相互に見えないように、BCCで送信しなければなりません。主要な宛先のあるメールの場合は、TOやCCを使い、メールの本文にも誰がTOで誰がCCなのかを記載しますが、一斉連絡連絡事項の場合は、「従業員各位」「〇〇課御中」といった形でまとめれば大丈夫です。また、送信する時間帯は、基本的に業務時間内にすることがマナーです。深夜や早朝などには送信しないように注意しましょう。


手動で宛先を指定するときは、くれぐれも間違わないようにしなければなりません。従業員全員に送るのならまだいいのですが、一定の役職以上に宛てた連絡事項が一般従業員に誤送信してしまうといろいろと問題が起こります。誤送信が社外になると、情報漏洩漏えいになってしまう危険性もあるのです。


手動で多くの人にメールのを一斉送信をするのに、すべて手動でやっていると、どうしてもミスが発生します。しかし、メーリングリストなどを導入するのも大変でしょう。そこで、連絡漏れや導入も簡単でメールの手動送信にかかわるミスを防ぐために利用したいシステムが「シフオプ」です。


安全かつ確実に一斉送信をするなら「シフオプ」


スタッフのシフト管理システム「シフオプ」には、連絡事項の一斉送信が可能な機能が備わっています。シフオプを使った一斉連絡なら、メールアドレスを手動で操作する際に考えられるセキュリティリスクの心配もなく、また、メールの開封確認も行えるため、確実に各従業員への連絡が可能です。シフオプの機能について、連絡事項の一斉送信タイミングは以下の通りです。


自動締切メール

シフトの希望提出の締切日が迫っていることを知らせるリマインドメールメールを自動的に一斉送信できます。1日前に送るか3日前に送るかなど、送るタイミングも指定可能です。


シフト共有

シフトが確定したタイミングで、スタッフに一斉送信して連絡します。


ヘルプ募集

シフトに欠員がある場合に、スタッフ全員に対してヘルプ募集を一斉に配信できます。連絡を受け取った従業員は、その場でヘルプ募集に対してできることを返信することが可能です。


メッセージ機能

シフトに関する連絡をメッセージでやり取りする機能です。メッセージを送る相手はリストから選択するだけ。一斉送信の機能ではありませんが、個別で連絡できる機能は便利に使えます。


シフト作成時の支援機能や作成したシフトは、さまざまな形で印刷することもできます。機能などもあります。また、シフト作成という本来の業務そのものを楽にする機能も充実。スタッフのグループ分けも、シフオプの組織・権限設定機能でできるため、情報を共有したいメンバーだけでグループ分けすることも可能です。


スタッフとのやり取りを楽にしてくれる一斉送信メッセージ関連の機能をうまく活用することで、業務の更なる効率化を目指しましょう。


まとめ


従業員への連絡事項は、「メールの一斉送信を使って通達することで一気に楽になる」ということを説明しました。またメールの一斉送信に関するセキュリティリスクなどのデメリットをカバーする「シフオプ」の各種メッセージ送信機能についてもその概要を紹介しています。


シフトに関する連絡は、全員に確認してもらい、シフト希望を忘れず提出してもらうようフォローしなくてはなりません。シフオプは、シフト管理にかかわる連絡手段を安全確実に行えるように作られていますので、ぜひ活用して業務の効率化を測りましょう。


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