勤怠管理と給与計算の課題を連携で解決！おすすめのツールは？
毎月の締め日が近づくと、勤怠管理と給与計算の作業に追われる管理者の方は多いのではないでしょうか。
タイムカードからエクセルへ手入力を行うフローの場合、ミスや記入漏れなどが起こるほか、何より大幅な時間がかかってしまいます。そのために頭を悩ませている方は少なくないでしょう。
タイムカードとエクセルを使った管理を卒業して、勤怠管理と給与計算をシステムでデジタル化し、さらにシステム同士を連携させることによって、大幅な作業の効率化を図ることができます。
本記事では、勤怠管理と給与計算にかかる労力や課題を洗い出し、それぞれのシステムを連携させるメリットについて紹介します。勤怠管理と給与計算に苦労している管理者の方は、ぜひ参考にしてみてください。
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なぜ勤怠管理が必要なのか
勤怠管理とは、企業が従業員の労働時間や就業状況を正しく把握するための業務です。タイムカードを利用し、各従業員の出勤状況や有給取得状況などを管理することが主な作業になります。
勤怠管理は給与計算にも欠かせない業務であり、2017年には厚生労働省より以下のガイドラインが発表されています。（以下一部抜粋）
（１）始業・終業時刻の確認及び記録
使用者は、労働時間を適正に把握するため、労働者の労働日ごとの始業・ 終
業時刻を確認し、これを記録すること。
（２）始業・終業時刻の確認及び記録の原則的な方法
使用者が始業・終業時刻を確認し、記録する方法としては、原則として次のいず
れかの方法によること。
ア 使用者が、自ら現認することにより確認し、適正に記録すること。
イ タイムカード、ＩＣカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎
として確認し、適正に記録すること。
（４）賃金台帳の適正な調製 使用者は、労働基準法第 108 条及び同法施行規則第 54 条により、労働者ごと に、労働日数、労働時間数、休日労働時間数、時間外労働時間数、深夜労働時 間数といった事項を適正に記入しなければならないこと。 また、賃金台帳にこれらの事項を記入していない場合や、故意に賃金台帳に虚 偽の労働時間数を記入した場合は、同法第 120 条に基づき、30 万円以下の罰金 に処されること。
（出典：厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置 に関するガイドライン」）
時間外労働や度重なる休日出勤などによって法律に抵触しないために、また、計算ミスなく給与を支払うためにも、従業員一人ひとりの勤怠状況を正確に把握することは欠かせません。
ガイドラインに従い、従業員の出勤時間や休日状況などを記録し正しく管理する必要があります。
労務コンプライアンスも重要
勤怠管理と同時に、従業員の雇用主である企業は“労務コンプライアンス”を徹底することが重要です。
労務コンプライアンスとは、企業側が従業員に対して守るべき法律を遵守したうえでの労務管理を指します。
労働に関する法律には、主に以下が挙げられます。
- 労働基準法
- 労働契約法
- パートタイム労働法
- 最低賃金法
- 男女雇用機会均等法
- 健康保険法
- 国民年金法 など
これらの法律に抵触して働かせた場合、行政からの指導を受けたり、世間からの企業イメージが下がってしまったりするリスクがあります。場合によっては、従業員の健康被害にも及びかねません。
勤怠管理においては、従業員の勤怠状況の把握だけではなく、休日は十分に取得できているか、労働時間は法の範囲内になっているかというチェックも必要です。
労務コンプライアンスに沿って、勤怠管理を適切に行う体制および環境を整えましょう。
勤怠管理によくある課題
多くの企業で勤怠管理に利用されているタイムカード。
打刻機に用紙を差し込むだけで勤怠を記録できるタイムカードは、手軽で導入しやすい便利なツールであり、厚生労働省のガイドラインにも記載されている記録方法です。
しかし、紙のタイムカードを使った勤怠管理はアナログな分、集計に多大な労力を要します。
タイムカードを使用した従来の勤怠管理における課題を以下にまとめてみました。
- タイムカードの記録用紙やインクの在庫チェック・発注が必要
- タイムカードから1人分ずつ、計算ソフトにデータを転記する必要がある
- 全員分の労働時間・残業時間・休日出勤をまとめる労力がかかる
- 打刻ミスや不正打刻、集計ミスなど人為的なミス・アクシデントが起きる可能性がある
- タイムカードを本社や本店に送付する場合、輸送費や梱包準備を要する
- 労働基準法に違反していないかのチェックが目視のみでは困難
一般的に勤怠管理の作業は締め日が近くなった頃に集中するため、勤怠管理を行う管理者の仕事は月の間で平準化されることがなく、作業量は膨大です。
そして、転記やチェック作業をすべて人の手で行うことは、ヒューマンエラーが起きる可能性を大いに含みます。
給与計算にも使用される勤怠管理のミスは、従業員や世間からの信用問題にもつながりかねないため、ミスが起きない・ミスに気づきやすい環境づくりが必要です。
給与計算によくある課題
給与計算は、労務管理のなかでも非常に労力がかかる作業です。
給与は従業員の労働への対価のためミスが許されないうえに、従業員一人ひとり勤務状況や雇用条件、控除などが異なるため慎重に行う必要があります。
システムを活用しない場合の給与計算の課題について、勤怠管理と同様にまとめました。
- 集計した勤怠データを給与計算ソフトやExcelなどへ手入力で転記するため、正確性の担保が困難
- 控除額の計算（社会保険料、税金など）が複雑
- 別途、支払処理と給与明細書を発行する必要がある
- 保険料や税率に変更があった場合の対応が困難
- パッケージ版の給与計算ソフトやExcelの場合、ほかのシステムとの連携が困難
給与計算は専門知識も要するため、だれでもできる作業ではありません。また、たくさんの計算が必要で労力もかかります。
社労士事務所に代行を依頼する場合も多いようですが、外部に依頼する場合はその分のコストがかかるほか、データをやり取りする工数や、情報漏えいのリスクも懸念されます。
また、給与計算における一番の問題が計算ミス。
会社のルールや法律などの知識が不足したために起こるミスや単純な見落としまで、起こりうるトラブルは多様です。
できるだけ時間をかけず、正確に計算できる環境を整えることが重要です。
勤怠管理と給与計算を連携させるメリット
勤怠管理と給与計算をアナログで行うことの課題について触れてきましたが、上述した課題の多くはデジタル化によって解消できる点がほとんどです。
デジタル化が急速に進む現代では、パソコンやスマートフォンで打刻ができるうえ、打刻データを自動集計できる勤怠管理システムや、税金の計算・明細の発行などを自動で行う給与計算システムなど、労力を要していた作業をシステムに任せることが可能になっています。
また、ほとんどのシステムは汎用的に開発されているため、業種を問わず利用できる点もうれしいポイントです。
そして、さらなる効率化を目指すには、“勤怠管理システムと給与計算システムを連携する”という方法があります。
勤怠管理と給与計算のシステムを連携することで、勤怠データを給与計算システムに手入力する作業が不要になるため、管理者の負担が大幅に削減されるだけでなく、入力ミスや計算ミスも未然に防げます。
システムの活用と連携によって、以下のようなメリットが挙げられます。
- 従業員全員の勤怠・給与の状況を一元化できる
- ペーパーレスにすることによりコストが削減できる
- 多くの作業工数が省かれ、管理者の負担が軽減される
- ヒューマンエラーのリスクが下がる
- 企業のルールや法律を踏まえた給料計算ができる
- 給与計算に関わる諸々の作業を自動化できる
また、シフト制の勤務体系の場合は、勤怠管理と給与計算の連携にくわえ、シフトデータを連携するとさらにメリットが生まれます。
勤怠管理システムや給与計算システムを選ぶ際は、シフトデータも連携できるタイプを検討してみてはいかがでしょうか。
勤怠管理と給与計算に“シフトデータ”を連携
シフトデータとは月や週ごとに決められたシフト表を指します。
シフト管理においても勤怠管理と同様にExcelを用いられることが多いですが、シフト管理システムの多くは、シフト人件費の算出が自動化できる、過去のシフトデータを蓄積できる、データをCSVで出力できるといったデジタルならではのメリットがあります。
また、勤怠管理システムや給与管理システムの連携と同時に、シフトデータを連携することで、予実管理にも活用できます。
シフト（予算）と、勤怠・給与（実績）の差分をチェックできるようになるため、業務過多あるいは人件費過多を発見することができ、さらなる生産性向上を目指すことが可能になります。
シフトよりも長く勤務している場合は、人手が足りていなかったり、業務手順が非効率になっていたりする可能性がありますが、シフトと勤怠を照合してみないとそのような事態の発見が困難です。
予実管理によって現場の問題点にもすばやく気づくことができます。
シフト制の場合は、シフトデータと勤怠・給与データを連携して予実にも着目してみてはいかがでしょうか。
シフト管理ツールは“シフオプ”で！
シフオプは、シフト作成の労力を大幅に軽減できるシフト管理システムです。
従業員の休み希望状況を確認しながらシフト作成ができる仕組みになっているほか、シフト作成と同時にシフト人件費の確認も可能です。
また、シフト作成をした後は、外部システムに連携できるよう、シフトデータをCSVで出力できます。シフトデータをそのまま給与計算ソフトに取り込むことで、給与計算も簡単です。
シフトデータと実際の勤怠状況に変更がある場合は、シフト表のデータに実際の勤怠を反映する必要がありますが、毎日全員分の勤怠データを手入力することを思えば、効率も向上します。
シフオプには、シフト作成の段階で自動的に各種法規をチェックし、労務コンプライアンス違反のリスクがあるシフトに対して警告を表示する機能が搭載されています。法律に抵触するおそれのある過重労働といった問題を未然に防ぐことができ、労務コンプライアンスに違反することのない安全なシフト管理を実現します。
シフオプはコスト面でも検討しやすい価格設定がされており、初期費用0円、月額料金は1ユーザーあたり300円(税別)。従業員数が少ないとシステムの導入をためらっている企業も気軽に導入ができます。
まとめ
勤怠管理と給与計算の労力や課題、そして勤怠管理と給与計算のシステム同士を連携させるメリットについて解説しました。
勤怠管理と給与計算をデジタル化および連携することにより、これまで手作業で行っていた業務のほとんどを自動化でき、大幅に業務効率が向上します。
シフト制を導入している場合は、勤怠管理・給与計算とあわせてシフト管理もシステム化することで、シフト管理に要していた時間をコア業務にあてられるようになるでしょう。
勤怠管理と給与計算の連携は管理者の負担削減と業務効率アップに貢献します。
さらにシフトデータの連携によって予実管理にも活かしてみてはいかがでしょうか。
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