勤怠管理と給与計算の課題を連携で解決!おすすめのツールは?

毎月、締め日になると、勤怠管理と給与計算の作業に苦労している方は多いのではないでしょうか。「勤怠管理システムを導入するほど規模が大きくないから」と毎月事務作業に頭を悩ませる方も少なくありません。本記事では、勤怠管理と給与計算にかかっている手間や課題を洗い出し、これらの処理を楽に進めるためのヒントについてご紹介します。あまり大きなコストをかけずに勤怠管理が楽になる方法を紹介していきます。締め日の処理に追われている方は、ぜひ最後までご覧ください。

目次[非表示]

  1. なぜ勤怠管理が必要なのか
  2. 勤怠管理によくある手間や課題
  3. 給与計算によくある手間や課題
  4. 勤怠管理と給与計算を連携させるメリット・デメリット
  5. 勤怠管理と給与管理にシフトデータを活用しましょう
  6. まとめ


なぜ勤怠管理が必要なのか

勤怠管理とは、企業が従業員の労働時間や就業状況を正しく把握し、管理を行うことです。そして、従業員の雇用主である企業は、労務コンプライアンスに沿った勤怠管理を適切に行う義務があります。


時間外労働や度重なる休日出勤などによって法律に抵触しないために、また、計算ミスなく賃金を支払うためにも、従業員一人ひとりの勤怠状況を把握しておくことは欠かせません。


勤怠状況の把握によって、コンプライアンス違反のリスクを避けられるだけでなく、従業員への健康状態に対する意識も高まるでしょう。


勤怠管理が重要視される背景には、長時間労働による従業員の肉体的・精神的ストレスが社会問題になっていることも要因のひとつとして挙げられます。従業員の健康を維持する観点からも、企業が勤怠管理を適切に行うことは重要です。


勤怠管理によくある手間や課題

タイムカードを使って勤怠管理するのはかなり手間がかかる作業です。従来の勤怠管理によくある手間や課題をまとめてみました。


・タイムカードから1人ずつデータを転記するのが大変

・全員分の労働時間/残業時間/休日出勤をまとめる手間がかかる

・修正があれば計算し直す手間がかかる

・給与計算を社労士事務所に頼んでいる場合は勤怠データのやり取りが発生する

・人の手を介するため集計ミスが発生する可能性がある

・集計ミスなどで修正したデータはそのたびに送り直し

・勤怠時間など、労働基準法に違反していないかをチェックするのが難しい


ざっと挙げただけでもこれだけの手間や課題があります。しかも勤怠管理の仕事は締め日の近くに集中するため、勤怠管理担当者の仕事は月の間で平準化されることがなく、対応は大変なものです。給与計算のもととなる勤怠管理でミスをすると信用問題にもなります。これらの作業をすべて人の手で行っていると、ミスを起こりやすくなることが分かるでしょう。


また、労働基準法に照らし合わせて問題となるような働き方になっていないかの確認など、月の途中で一度集計し、毎月の労働時間とその年の累計勤務時間を計算してチェックするのも大変です。チェックを社労士事務所にお願いしている場合、勤怠データのやり取りが発生して、それ自体も大変手間がかかります。


さらに、ここに給与計算も入ってくるとどうなるのかを説明します。


給与計算によくある手間や課題

給与計算によくある手間や課題についても、勤怠管理と同様にまとめました。


・集計した勤怠データを、給与計算ソフトやExcelなどを用いて各種手当や残業代を計算

・控除額の計算(社会保険料、税金など)

・計算結果をまとめて台帳などを作成

・支払処理と給与明細書発行

・社会保険料や税金を従業員の人数分納める


計算の連続ですが、ここで問題となるのが会社のルールや法律などの知識がないために発生する計算ミスです。単純な計算ミスもあるでしょう。給与計算ソフトを使って自動計算させても、ルールや法律を知らないと正しい結果にはなりません。


このように、給与計算は非常に手間がかかり高度な知識が必要とされるため、給与計算を社労士事務所にお願いする場合も多いものです。ただ、社労士事務所に頼めばそれだけコストもかかりますし、勤怠データをやり取りする手間もかかります。


このように、勤怠管理と給与計算はとても大変な上、すべて締め日前後に集中する点が問題なのです。


勤怠管理と給与計算を連携させるメリット・デメリット

これらの手間を軽減させる方法として、勤怠管理と給与計算を連携させるという方法があります。タイムカードを毎日チェックして、給与計算ソフトなどに入力することで、月末にまとめていた作業の負荷が分散され、給与計算も月末までにはある程度完了していて、月末の忙しさから解放されるでしょう。また、労務時間の管理ができるため、労働基準法上問題がないかをチェックすることも可能です。


勤怠管理と給与計算を連携させるデメリットとしては、タイムカードのデータを毎日、給与計算ソフトなどに入力する手間がかかる、ということが挙げられます。毎日全員分の情報を入力すると、負荷分散になるとはいえ、かなり面倒でしょう。勤怠管理システムを導入するところの部分の負荷は下がりますが、クラウドの勤怠管理サービスなどを導入するにはコストがかかります。


そこで、勤怠管理にシフトデータを活用するのをおすすめします。


勤怠管理と給与管理にシフトデータを活用しましょう

シフオプは、シフト作成時に時給などを見ながら組めるようになっています。この段階で、ひと月当たりの勤務時間を調整して、労働基準法上、問題のない労働時間になるようにしつつ、人件費を調整することが可能です。


また、シフト作成した後は、外部システムに連携できるよう、シフトデータを出力できます。シフトデータをそのまま給与計算ソフトなどに取り込めば、給与計算も簡単です。この方法では、実際の勤怠状況に変更がある場合、シフト表のデータに反映する必要がありますが、毎日全員分の勤怠データを手入力することを思えば、かなり効率が良くなります。


さらに、労務コンプライアンス違反のリスクがあるシフトに関しては、シフト作成の段階で自動的に各種法規をチェックし、アラートが上がる仕組みとなっています。これによって、法律に抵触する過重労働といった問題を未然に防ぐことができ、従業員に無理なシフトを強いることのない、安全なシフト管理ができます。

多くの企業で人手不足が問題になっていますが、シフオプのモデルシフト表示機能によって人員の過不足をリアルタイムで把握できるため、人員が足りない時間帯の求人を募集したり、ヘルプに入れる従業員を募集したりといった、人手不足解消のための対策もスムーズに行えるようになります。


モデルシフト表示機能は、人員の過不足状況のほか、モデルシフト人件費と実際のシフトの人件費の差が確認できるため、人件費の予算に合わせた勤怠管理が可能です。


まとめ

勤怠管理と給与計算の煩雑さを説明し、勤怠管理と給与計算連携のメリット・デメリットや、シフオプを活用した勤怠管理の方法について解説しました。

人手不足が深刻化している現代では、業務効率化による生産性向上の施策が求められています。それと同時に、長時間労働や過度な残業への取り締まりは一層厳しくなっているため、企業が従業員一人ひとりの勤怠管理や給与計算を適切に行うことは欠かせません。

適切な勤怠管理を行うことで、長時間労働や残業代の未払いといった労務コンプライアンスに触れるトラブルを防止できます。

また、適切な人員配置によって業務効率の向上にも繋がります。

従業員に健康で気持ちよく働いてもらうためには、雇用側が勤怠管理への意識をしっかりと持つことが大切だといえるでしょう。


低コストで勤怠管理と給与計算にかける手間を可能な限り減らす手段として、シフオプのシフト表作成とシフトデータの出力機能をフル活用しましょう。その月分の予定を給与計算ソフトなどに連携することで、少ないコストで業務効率化を図ることができます。

シフトデータを出力できるシフオプはこちら。


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