従業員のシフト希望を叶えるのが大変！ 公平なシフト表を作成するコツとは
※2024年5月10日更新
従業員のシフト希望が反映された職場は、働きやすさや満足度の向上につながると考えられます。しかし、「休みの希望日が重なってしまう」「忙しい時間帯に人員が足りない」などの問題によって、従業員一人ひとりのシフト希望を叶えられないケースも少なくありません。
シフト希望に対する従業員の不満やトラブルを防ぐには、プライベートの事情を考慮したうえで公平なシフト表を作成することが重要です。
この記事では、人事・労務担当者が抱えるシフト希望に関する悩みや問題、公平で働きやすいシフト表を作成するコツについて解説します。
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シフト希望に関する人事・労務担当者の悩み
人事・労務担当者は、従業員のシフト希望を踏まえて一人ひとりの勤務日や勤務時間帯、休日などを調整します。
しかし、店舗の繁閑状況や人件費予算、従業員のスキルなども踏まえて人員調整を行う必要があるため、シフト希望をすべて叶えることは容易ではありません。
▼シフト希望に関するよくある悩み
- 人員が必要な曜日・時間帯に人手が足りない
- 連休や学校の休業期間などに、休みまたは出勤の希望が重なる
- シフトの確定後に急な休みの希望を申し出られる
- 休みや勤務時間のバランスに偏りが生じる など
人員が必要な曜日・時間帯に出勤してくれる従業員が集まらない場合、業務の遂行や店舗の営業に支障をきたしてしまう可能性があります。
また、連休や学校の休業期間などは、休みまたは出勤の希望が重なりやすいため、「希望した日に働けない」「休みたいのにシフトに入れられる」といった問題を招きやすくなります。
シフトを確定したあとに急な休みの希望を申し出られた際には、ほかの従業員に残業または休日出勤の依頼が必要になる場合があるほか、シフトの修正作業にも労力がかかります。
さらに、シフト希望を踏まえつつ人手不足が起きないようにするとなると、「遅番の翌日に早番のシフトを入れる」「1週間のうちの勤務時間帯がばらばらになる」といったバランスに偏りが生じることもあります。
なお、急な休み希望に対応するポイントは、こちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。
従業員のシフト希望を叶えられないことによる問題
シフト制の職場では、従業員一人ひとりのシフト希望をすべて反映することは難しいと考えられます。しかし、雇用の際に合意していた勤務条件と異なったり、従業員間で不公平があったりしてシフト希望を叶えられない場合には、以下の問題につながる可能性があります。
▼シフト希望を叶えられないことによる問題
- 不満によって仕事のモチベーションが低下する
- 職場の雰囲気が悪くなり、人間関係のトラブルが発生する
- 希望する働き方ができないことから離職する など
このようなリスクを防ぐには、従業員の事情に応じてできる限りシフト希望を考慮するとともに、公平で働きやすいシフトを組むことが重要です。
公平で働きやすいシフト表を作成するコツ
シフト希望に対する従業員の不満をなくして働きやすい職場をつくるには、統一したルールに沿って休みや労働時間などに公平性を持たせる必要があります。
①シフトの共有日を早くする
人員が必要な曜日・時間帯に人手が集まらない問題を防ぐために、従業員にできるだけ早くシフトを共有することが必要です。
早めにシフトを組むことで、従業員自身がプライベートの予定を立てられるようになり、勤務時間や休日の調整・変更などを交渉しやすくなります。
また、シフト希望の反映ミスがあった場合にも、早めに確認・報告してもらうことでシフト管理者による修正作業の負担を抑えられます。
▼シフトの共有日を早くするコツ
- 短いスパンでシフトを作成して作業時間を短縮する
- シフトの提出期限を早めに設定する
- シフトの提出期限が近づいたら声かけやメールでのリマインドを行う など
②シフト希望に関するルールを策定する
シフトに対して従業員の理解を得るには、シフト希望に関するルールを定めて透明性を確保する必要があります。
統一した条件でシフトを作成することで、「自分だけ休みの希望が反映されない」「特定の人だけ優遇されている」といった不満を防げます。
ただし、家庭や学業の都合などで急な休みが必要になる場合もあるため、従業員の個別事情がある際は柔軟に対応することが重要です。
▼シフト希望に関するルール策定の項目例
- 1ヶ月や1週間当たりの目安となる労働日数・労働時間数
- 1ヶ月当たりの最低労働日数・労働時間数
- 休み希望を提出できる日数
- 土日祝日の休み希望を提出できる日数
- 連休や学校の休業期間における個別希望の申請期限
- シフトの確定後に変更する場合の期限と手続き など
③勤務日や業務の割り当てを公平に行う
シフトの組み方に偏りがあることによる不公平感を生まないためには、勤務日や業務の割り当てを公平に行う必要があります。
店舗の繁閑状況や業務による心身の負担、連勤時のインターバル時間などを踏まえて、特定の従業員に負担がかからないように人員配置を行うことが重要です。
▼公平な人員配置を行うコツ
- 原則とする連続勤務日数を決める
- 遅番の翌日に早番になるシフトの組み合わせを可能な限り避ける
- 土日祝をまたぐ連休の要否について希望を聞き、休日の調整を行う
- 業務の負担や忙しさ、従業員のスキルなどを考慮して担当業務をバランスよく割り当てる など
④ヘルプ体制を整える
休みまたは出勤の希望が重なったり、シフトの確定後に急な欠勤を申し出られたりする場合に備えて、ヘルプ体制を整えておくことが重要です。
従業員と日頃からコミュニケーションをとって良好な人間関係を保つと、シフトの変更や欠勤について互いに補填し合えるようになることも期待できます。
▼シフトのヘルプ体制を整える方法
- 従業員一人ひとりの勤務可能な曜日・時間帯を事前に把握しておく
- チャットツールまたはメールなどで従業員同士やシフト管理者と出勤日の交渉を行える仕組みをつくる
- 複数店舗で運営している場合は、店舗同士でシフトを共有して人員の過不足状況を把握できるようにする など
シフト管理システムで公平かつ円滑なシフト作成を実現！
従業員の希望を踏まえて公平なシフトを作成するには、シフト管理システムの活用が有効です。
手書きまたは表計算ソフトを用いる場合、シフトの収集や転記作業、従業員への共有などに時間がかかります。人員の過不足やスキルなども考慮しながら曜日・時間帯を調整する必要があるため、対応が難しくなります。
シフト管理システムの『シフオプ』を活用すると、オンラインでシフトの収集・作成・共有を行うことが可能です。シフト作成にかかる作業の効率化を図れるほか、従業員の希望に基づいて人員配置を調整しやすくなります。
▼シフオプでできること
- スマートフォンやタブレットからシフトの申請・確認を行う
- シフトの提出期限にリマインドメールを自動送信する
- 従業員から収集したシフト希望と事前に設定した条件に沿って、基礎となるシフトを自動生成する
- 労働時間や休日を見ながら手動でシフトの調整を行う
- メッセージ機能で従業員とコミュニケーションをとる
- システム上でヘルプ募集を一斉送信して、従業員による返信を行う など
従業員によるシフトの申請内容が画面上に自動反映されて、それを見ながらシフトの調整や組み替えが簡単に行えるため、希望を叶えやすくなります。また、メッセージ機能やヘルプ募集機能により、急なシフト変更にも対応しやすくなります。
詳しくは、こちらをご確認ください。
シフオプの導入によって業務効率化を実現した事例
クラウド名刺管理サービス『Sansan』や個人向け名刺アプリケーション『Eight』といったサービスを展開するSansan株式会社様では、シフオプの導入によって業務の効率化を実現しています。
▼課題
従業員数が数十名だった頃は、表計算ソフトによって問題なくシフト管理ができていました。しかし、従業員数が100名を超えると、シフト作成に多くの時間を割かなければならず、半月分のシフトを作成するのに半日を要していました。
会社でしかシフトの提出ができないことや、シフトを失念した場合に会社へ電話またはメールで確認しなければいけないことが不便という声も出ていました。
▼導入の決め手
5～6種類のシステムを比較したうえで、従業員による操作がもっとも簡単で分かりやすいことからシフオプの導入を決定されました。
▼導入による効果
数百名分のシフトを滞りなく組めるようになったほか、シフト作成の時間を大幅に削減したことでほかの業務への従事が可能になりました。また、シフトの作成・編集のミスが激減して、座席のダブルブッキングも一切なくなりました。
そのほか、従業員とのコミュニケーションをメッセージ機能で一元管理したり、人件費管理の機能を活用して工数管理や原価計上に役立てたりしているとのことです。
事例の詳細は、こちらをご確認ください。
まとめ
この記事では、従業員のシフト希望について以下の内容を解説しました。
- 従業員のシフト希望に関するよくある悩み
- シフト希望を叶えられないことによる問題
- 公平で働きやすいシフト表を作成するコツ
従業員のシフト希望をすべて叶えることは現実的に難しいですが、従業員間の対応に偏りがあったり、雇用の際に合意していた勤務条件が反映されてなかったりすると、不満が生じやすくなります。
シフト希望に対する不満を防ぐには、個別の事情を考慮したうえで柔軟に対応できる仕組みを整えること、また休みや労働時間、業務の割り当てなどの公平性を保つことが重要です。
ただし、シフトを作成する際には店舗の繁閑状況や人件費予算、スキルなども考慮する必要があるため、手書きまたは表計算ソフトでの対応では労力・時間がかかってしまいます。
より効率的に公平なシフトを作成するには、シフト管理システム『シフオプ』の活用が有効です。機能や料金については、こちらをご確認ください。
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