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従業員のシフト希望を踏まえたシフト管理は難しい!そんなときはシステムを活用

「シフト希望の提出が遅い」「急に欠員が出た!組み換えが大変!」など、シフト管理にお困りではありませんか?シフト管理が必要な職場では、シフト管理そのものに大きなコストがかかります。バイトやパート従業員のシフト希望と実際に必要な人数ではどうしても差があるため、常に調整が必要です。


シフト管理でお悩みの職場に、おすすめのシステムがあります。シフト管理システム「シフオプ」なら、シフトの希望募集からシフト表作成・通知まで、従来手間のかかっていた作業を効率化することができます。


シフト管理の難しさ


シフト管理の難しさは、いくつもの要因による問題が絡み合い、一筋縄では解決できません。特に問題となりやすいポイントをまとめるとおおよそ以下の通りです。


・従業員のシフト希望の提出が遅い

・忙しい日の予想が立てられない

・スキルなどの考慮事項が多すぎる


従業員のシフト希望の提出については、粘り強くフォローするしかありません。提出がないからと、こちらの希望だけでシフトを埋めても、後からトラブルへと発展しかねません。シフト希望を締め切りまでに出してもらうよう、提出していない人に一人ひとりフォローするのも大変です。


また、忙しい日の予想がどうしても立てづらいという場合もあります。例年の繁閑の傾向に加えて、天気やイベントなど、忙しさに関係する要素はとても多くなり、シフト組みは複雑になります。


また、シフト作りは単なる人数合わせではない点も管理を難しくしている点です。例えば、中華料理店で持ち場が「鍋」「揚げ物」「餃子」「ホール1F」「ホール2F」「レジ」「全体の統括」と分かれているとします。パートやバイトが何の担当をどの程度こなせるかについて、シフト管理者は把握していなければなりません。シフトが組みあがったとき、日時によって「弱い」部分がないのかをチェックするのも至難の業です。


シフト表をアナログで管理するのは大変


シフトを組むという仕事が大変なことを説明しましたが、このシフト表をアナログで管理していると、急な変更などに対応しにくいものです。急にヘルプが必要になり、今日出勤予定のないスタッフ一人ひとりに電話をかけたりと、調整には時間も手間もかかります。


また、従業員のシフト希望をシフト表に転記するのも大変です。これも、従業員数が増えると非常に大きな負担になるとともに、ミスも起こりやすくなります。


シフトの作成・周知が遅れることのデメリット


苦労してシフトを作成しても、シフトの周知が遅れると従業員側も予定が組みにくく、その仕事自体へのモチベーションが低下してしまいます。


仕事に対するモチベーション低下は、サービスの質にも影響します。シフト管理の問題は放置せず、改善していきましょう。


システムを利用して、従業員と店側の「シフトにまつわる希望」を叶えましょう


シフト管理の問題解決方法のひとつとして、シフト管理システムの活用があります。シフト管理システム「シフオプ」では、店側、従業員側双方にメリットがある機能が多く、きめ細やかにシフト管理をサポートします。


【シフト管理システム導入による店側のメリット】

・シフトが調整しやすくなることで、シフト管理が楽になる

・シフト希望提出や完成したシフトの展開は自動

・ヘルプ募集も簡単に行える


店側は、シフト表の調整や組み換えが簡単に行えるだけでも、シフト管理の手間が省けます。シフト希望提出はあらかじめ設定したタイミングで自動的に対象者へ一斉配信され、手間をかけずにフォローも可能です。どうしても避けられない欠員発生時のヘルプ募集も、一人ひとりに電話確認ではなく一斉にメール送信できるため、スピーディーに対応できます。


【シフト管理システム導入による従業員側のメリット】

・いつでもどこでもシフトが確認できる

・シフト希望の提出がしやすい



シフトの提出から確認まで、すべてスマホで行えるため、シフトのために、わざわざお店に足を運ぶ必要がなくなります。


シフト管理システムを活用することで、これまでシフト管理に割いていた時間が自由になり、その分コア業務に集中でき、サービスの向上にもつながります。


まとめ


従業員のシフト希望を踏まえながらのシフト管理の難しさと、シフト管理システムを導入するメリットについてご紹介しました。シフト管理に特化している「シフオプ」は、シフト作成のアシストだけではありません。シフト希望提出のフォローなど、ちょっとした手間も軽減できるため、シフト管理全体がスムーズに回ります。


シフト管理でお悩みなら、シフト管理システムの導入を一度検討してみてはいかがでしょうか。シフト管理システムを入れることで、店側も従業員側も、生産性の向上を目指しましょう。

シフト管理システムの「シフオプ」はこちら。

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