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従業員のシフト希望を踏まえたシフト管理は難しい!そんなときはシステムを活用

「シフト希望の提出が遅い」「急に欠員が出た!組み換えが大変!」など、シフト管理にお困りではありませんか?シフト管理が必要な職場では、シフト管理そのものに大きなコストがかかります。バイトやパート従業員のシフト希望と、実際にシフトに必要な人数ではどうしても差があるため、常に調整が必要です。

シフト管理システム「シフオプ」なら、シフトの希望募集からシフトの調整や表作成、通知まで、従来手間のかかっていた作業を効率化することができます。


シフト管理の難しさ


シフト管理の難しさは、いくつもの要因による問題が絡み合い、一筋縄では解決できません。特に問題となりやすいポイントをまとめるとおおよそ以下の通りです。


・従業員のシフト希望の提出が遅い

・忙しい日の予想が立てられない

・スキルなどの考慮事項が多すぎる


従業員のシフト希望の提出については、粘り強くフォローするしかありません。提出がないからと、こちらの希望だけでシフトを埋めても、後からトラブルへと発展しかねません。シフト希望を締め切りまでに出してもらうよう、提出していない人に一人ひとりフォローするのも大変です。


また、忙しい日の予想がどうしても立てづらいという場合もあります。例年の繁閑の傾向に加えて、天気やイベントなど、忙しさに関係する要素はとても多くなり、シフト組みは複雑になります。


また、シフト作りは単なる人数合わせではない点も管理を難しくしている点です。例えば、中華料理店で持ち場が「鍋」「揚げ物」「餃子」「ホール1F」「ホール2F」「レジ」「全体の統括」と分かれているとします。パートやバイトが何の担当をどの程度こなせるかについて、シフト管理者は把握していなければなりません。シフトが組みあがったとき、日時によって「弱い」部分がないのかをチェックするのも至難の業です。


シフト表をアナログで管理するのは大変


シフトを組むという仕事が大変なことを説明しましたが、このシフト表をアナログで管理していると、急な変更などに対応しにくいものです。急にヘルプが必要になり、今日出勤予定のないスタッフ一人ひとりに電話をかけたりと、調整には時間も手間もかかります。


また、従業員のシフト希望をシフト表に転記するのも大変です。これも、従業員数が増えると非常に大きな負担になるとともに、ミスも起こりやすくなります。


シフトの作成・周知が遅れることのデメリット


苦労してシフトを作成しても、シフトの周知が遅れると従業員側も予定が組みにくく、その仕事自体へのモチベーションが低下してしまいます。


また、シフトの周知が遅れることで、管理者側にも、必要な日にシフトに入ってもらえなかったり、周知してからシフト変更をお願いされたりというリスクが考えられます。欠員やシフト調整など、一人ひとりフォローするのは大変なうえ、業務効率にも影響します。

さらに、シフトの作成や周知が遅れることによって、従業員の職場に対する不満が募り、ときには離職を招きかねません。


シフト管理の問題は放置せず、改善していきましょう。


システムを利用して、従業員と店側の「シフトにまつわる希望」を叶えましょう


シフト管理の問題解決方法のひとつとして、シフト管理システムの活用があります。シフト管理システム「シフオプ」では、店側、従業員側双方にメリットがある機能が多く、きめ細やかにシフト管理をサポートします。


【シフト管理システム導入による店側のメリット】

・シフトが調整しやすくなることで、シフト管理が楽になる

・シフト希望提出や完成したシフトの展開は自動

・ヘルプ募集も簡単に行える


店側は、シフト表の調整や組み換えが簡単に行えるだけでも、シフト管理の手間が省けます。シフト希望提出はあらかじめ設定したタイミングで自動的に対象者へ一斉配信され、手間をかけずにフォローも可能です。どうしても避けられない欠員発生時のヘルプ募集も、一人ひとりに電話確認ではなく一斉にメール送信できるため、スピーディーに対応できます。


【シフト管理システム導入による従業員側のメリット】

・いつでもどこでもシフトが確認できる

・シフト希望の提出がしやすい



シフトの提出から確認まで、すべてスマホで行えるため、シフトのために、わざわざお店に足を運ぶ必要がなくなります。


シフト管理システムを活用することで、これまでシフト管理に割いていた時間が自由になり、その分コア業務に集中でき、サービスの向上にもつながります。


シフオプ導入事例の紹介


クラウド名刺管理サービス「Sansan」や個人向け名刺アプリ「Eight」といったサービスを展開する「Sansan株式会社様」では、シフオプの導入によって、業務の効率化を実現しています。


従業員数が数十名だった頃は、表計算ソフトによって問題なくシフト管理ができていたそうですが、従業員数が100名を超えると、シフト作成に多くの時間を割かなければならず、半月分のシフトを作成するのに半日かかっていたそうです。


しかし、シフオプの導入によって、数百名分のシフトを滞りなく組めるようになったとのお声をいただきました。

それだけでなく、従業員が希望する勤務時間を反映でき、休日の設定ミスもなくなるなど、シフト管理の効率化を実現できたそうです。


シフオプのメッセージ機能によって、「電車の遅延で遅刻する」といった従業員からのメッセージが管理者全員へ即時に配信されるため、社内の情報共有が容易になったほか、工数管理や原価計上に活用できるということにもメリットを感じていただいています。


そして、シフトで働く従業員の方にとっても、シフオプ導入前は、会社でしかシフト提出ができないことや、シフトを失念した場合、会社へ電話やメールで確認しなければいけないことが不便だったそうです。


シフオプでは、スマートフォンから簡単にシフト提出や確認ができるため、利便性が向上したとのお声をいただいています。


詳しくはこちら

100名以上のスタッフを抱え、煩雑になっていたシフト管理業務が「シフオプ」の導入によって効率化。


まとめ


従業員のシフト希望を踏まえながらのシフト管理の難しさと、シフト管理システムを導入するメリットについてご紹介しました。シフト管理に特化している「シフオプ」は、シフト作成のアシストだけでなく、シフト希望提出のリマインドフォローなど、ちょっとした手間も軽減できるため、シフト管理全体がスムーズに回ります。


それだけではなく、労務規定違反シフトには警告がでたり、シフト人件費管理や一括のヘルプ要請ができたりといった、シフト管理者にとって便利な機能が多数搭載されているため、より効率のよいシフト管理が可能です。


シフト管理でお悩みなら、シフト管理システムの導入を一度検討してみてはいかがでしょうか。シフト管理システムを入れることで、店側も従業員側も、生産性の向上を目指しましょう。

シフト管理システムの「シフオプ」はこちら。


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