業務円滑化のカギは共有力！シフトなどの情報共有を徹底させるには
従業員同士のコミュニケーションは、業務を円滑に回すために重要です。
そして、シフト管理においても、コミュニケーションの一環である情報共有は業務円滑化に向けた重要なカギとなります。
本記事では、シフト管理における情報共有の重要性と、そのために必要な取り組みについてお伝えします。
情報共有は大切
「情報共有がカギとなる」と上述したとおり、組織において、上司や部下、チーム間での情報共有は、業務をスムーズに進めるための重要なポイントになります。
社内の情報共有を円滑に行うことにより、全体のタスク整理が可能となり、職場環境をより良い方向へと整えることにもつながります。
そして、それはシフト管理においても同様です。
シフトの報告や周知、変更などの情報を、素早く正確に社内全体へ共有することで、業務をスムーズに進めるための助けになります。
情報共有を図るためのコミュニケーションを社内全体で促進するとともに、シフト管理体制をシステム化するなどして、“報連相（報告・連絡・相談）”を強化することが重要です。
共有することで望める利点
シフトを社内全体へ共有することで得られるメリットには、以下3つが挙げられます。
①生産性の向上を図れる
シフトの共有を社内全体へ行うことで、従業員同士や上司が、お互いの業務内容や勤務時間帯を把握できるため、業務に関する指示やチームワーク、シフト交代時の引継ぎがスムーズになり、生産性の向上が期待できます。
また、さらなる生産性向上を図る場合は、担当外の業務内容に関する共有の機会を設け、各従業員の携われる業務を増やすという方法もあります。マルチスキルを持った人材を育成し、属人化を防ぐことによって、シフト作成時の人員配置方法にも幅が生まれます。
②シフトの周知漏れを防ぐ
完成したシフトを従業員全員が把握していない場合、「出勤する日を忘れていた」「出勤時間を間違えた」などの認識ミスが起こりやすくなります。また、何らかの事情によりシフト変更をした場合、その周知が全体に行き渡っていないと、従業員が正しいシフトを把握できない状況となります。これにより従業員が勤務日に出勤しない可能性も高まるため、業務にも影響を及ぼしかねません。
社内でシフト共有をしっかり行っていれば、完成したシフトをすぐにチェックできるだけでなく、急な変更があった場合にも全従業員が変更内容を確認できます。出勤メンバーによっては業務内容や配置が異なる場合もあるため、事前に全体のシフト状況を把握しておくことは業務の円滑化において欠かせません。
③欠員などのトラブルに迅速に対応できる
従業員と上司がシフト共有によって互いの勤務状況を把握しておくことで、急な欠員や時間変更があった場合にヘルプなどの対応がしやすくなります。また、シフトに誤りがある場合にも、本人や本人以外の従業員がミスに気付き、トラブルが起きる前に修正するといった臨機応変な対応も可能となります。
欠員やシフトのミスは、業務効率やサービス品質の低下を招くリスクが高まるため、社内全体で勤務状況を把握できる環境が望ましいといえます。
起こり得るリスクを事前に認識し共有することによって、次回からミスを回避したり、その場面に遭遇したときに落ち着いた対処ができたりするでしょう。
トラブルを未然に防ぐためにも
従業員とのシフト共有がしっかり行えていない場合、業務や労使間でトラブルを引き起こすリスクが高まります。トラブルを未然に防ぐためには、シフト共有を行うとともに、店長や責任者の方が日頃から従業員とコミュニケーションを取っておくことが重要です。
たとえば、急な欠勤者が出てしまい、代わりに出勤できる人を探さなければならないとき、日頃円滑なコミュニケーションが取れている店舗であれば、「代わりにシフトに入って欲しい」というお願いをしやすい関係性を築けます。
シフト上のトラブルを回避するためには、日頃のコミュニケーションを活性化して、社内全体で協力し合える環境を目指しましょう。
システムで即共有が可能
シフトの共有やコミュニケーションにの活性化は、業務効率やモチベーションの向上につながります。
より効率的にシフトに関する情報共有を図りたいときには、シフト管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
シフト管理システムのシフオプには、シフト作成を補助する機能のほか、全体へのシフトの共有やヘルプ募集ができる情報共有機能が備わっています。コミュニケーションツールとしてメッセージ機能も付随しており、管理者・従業員間の円滑なコミュニケーションの助けになります。
新たなシステム導入には運営コストが懸念されますが、シフオプは従業員数に合わせたプランを選択できることに加え、1,000名以上での利用の場合、月額固定費用のプランも用意しています。
業務効率の向上や情報共有体制の強化として、シフオプの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
まとめ
業務を円滑に進めるためには、従業員同士のコミュニケーションが大事です。
なかでもシフト共有は、その日の人員配置や業務内容を把握するうえでも重要な役割となります。シフトを社内全体で共有することで、業務の効率にも良い影響を与えることでしょう。
また、シフトを社内全体へ共有することにより、シフト作成ミスや周知忘れなどのトラブルも事前に対処できるようになります。労使間の信頼関係を構築するためにも、スムーズなシフト管理が重要です。
シフオプは、業務効率化および情報共有の補助として大きな効果を発揮します。
シフトの共有方法でお悩みの方は、導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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