※2025年7月11日更新

スマートフォンの普及によって、チャット形式のコミュニケーションアプリをシフトの作成・共有に活用する職場も見られるようになりました。

チャットアプリを通じて携帯性や通知機能に優れたスマートフォンを活用することで、シフトの共有が円滑に行えるようになります。一方で、シフトの作成についてはチャットのメッセージからアナログで転記する作業が生じるため、煩雑になりやすい問題があります。

そこで注目されているのが、シフトの作成・共有に特化した専用のスマートフォンアプリです。

この記事では、シフトの作成・共有について、アナログで行う際の問題やスマートフォン活用の有用性、スマートフォンでシフトの作成・共有が行えるアプリを解説します。

シフトの作成・共有をアナログで行う際の問題

表計算ソフトを含むアナログ的な手法でシフトの作成・共有を行う場合、時間と労力がかかり情報の共有も煩雑になります。また、シフトのデータが破損・漏えいするリスクも生じます。

シフトの作成に時間と労力がかかる

アナログでのシフト作成には、時間と労力がかかります。

シフト作成をアナログで行う場合、従業員から集めた希望シフトを転記してから印刷・配布などを行うまでのすべて工程を手作業で行う必要があります。

加えて、ポジションごとの人員配置や労働基準法を遵守するための労働時間の管理などが煩雑になりやすい点も問題です。

シフトの変更時に最新の情報を円滑に共有できない

シフトをアナログで共有している場合、シフト確定後に変更があった際の情報共有がリアルタイムで行えません。

表計算ソフトで作成したシフトのデータをオンラインに保存してだれでも閲覧できるようにすることはできるものの、シフトに変更があったことの連絡が別途必要です。

従業員が最新のシフトを把握できていないことで、出勤ミスにつながる可能性もあります。

シフトのデータが破損・漏えいする可能性がある

表計算ソフトでシフトの作成・管理を行う場合、データの破損や個人情報の漏えいなどのリスクがあります。

また、紙に手書きしている場合でも紛失して再作成が必要になったり、情報漏えいにつながったりする可能性が考えられます。

シフトの作成・共有におけるスマートフォンの活用

シフトの作成・共有にはスマートフォンの活用が有効です。

日本におけるスマートフォンの世帯保有率は2023年時点で90.6%となっており、多くの人にとって身近な端末といえます。

▼情報通信機器の世帯保有率の推移

画像引用元：総務省『令和6年版情報通信白書』

スマートフォンから利用できるシフト管理システムを導入することで、作成したシフトを従業員がいつでも確認できるようになります。

また、プッシュ通知を活用できるシステムなら、最新のシフトを従業員に把握してもらいやすくなると期待できます。

出典：総務省『令和6年版情報通信白書』

スマートフォンアプリによるシフトの作成・共有を実現する『シフオプ』

スマートフォンアプリによるシフトの作成・共有を実現するには、シフト管理システムの『シフオプ』がおすすめです。

シフオプでは従業員用の専用スマートフォンアプリを提供しており、いつでも円滑にシフト表を確認できる環境が整備できます。

シフト作成に関するやり取りを円滑に行える

シフオプを導入すると、シフト作成に必要なやり取りが円滑に行えるようになります。

管理者側からシフト希望の収集やヘルプ募集などを一斉に行えるだけでなく、従業員側の返答もスマートフォンの活用によってスムーズになると期待できます。

最新のシフトを自動で通知できる

シフトが確定したら従業員全員に自動で通知されるため、スムーズなシフトの共有が可能です。シフトが一度確定したあとに変更が生じた場合でも、改めて自動で通知されます。

常に最新版のシフトを従業員に共有できるため、確認不足や勘違いなどによる出勤ミスを防止しやすくなります。

プッシュ通知によるリマインドが行える

シフオプのスマートフォンアプリでは、出勤日やヘルプの募集、シフトの締切などをプッシュ通知でリマインドできます。

リマインドを設定することでシフトの提出漏れや無断欠勤を防ぎ、追加処理のための時間と労力を省けます。シフト制の職場には欠かせない機能です。

自社でシステムの保守管理を行う必要がない

シフオプを導入した場合、システムの保守管理を自社で行う必要はありません。

シフオプはクラウド型のシフト管理システムです。シフオプに登録したデータはクラウド上に保存されます。

セキュリティ対策やサーバー管理、メンテナンスなどの業務をベンダーに任せられるため、シフトの作成・共有の効率化と合わせてより少ないリソースでシフト管理を行えるようになります。

まとめ

この記事では、シフトの作成・共有におけるスマートフォンの活用について以下の内容を解説しました。

• シフトの作成・共有をアナログで行う際の問題
• シフトの作成・共有におけるスマートフォンの活用
• スマートフォンアプリによるシフトの作成・共有を実現する『シフオプ』

スマートフォンが普及している現代においては、シフトの作成・共有にもスマートフォンを活用することが有効です。

スマートフォンを利用できるシフト管理システムの導入によって、アナログでシフト管理を行う場合に生じるさまざまな問題の解消が期待できます。

シフト管理システムの『シフオプ』は、シフトの収集・作成・共有を行えるクラウド型のシステムです。シフトの作成・調整を円滑に行うための豊富な機能が備わっています。インターネット環境があればいつでもどこでも利用でき、スマートフォン用のアプリも提供しています。

詳しくは、こちらの資料をご確認ください。