スマートフォンが全盛の時代、チャット形式のコミュニケーションアプリをシフト収集や急な出勤依頼に利用する職場も増えてきたのではないでしょうか。

レスポンスの早さが魅力のチャットアプリですが、シフト作成においては会話の中から拾って転記するという煩雑な作業が必要です。しかし、アプリの多くにプッシュ通知という機能があるためメッセージに気づきやすく、シフトの共有にはもってこいです。今回はシフト管理と共有にスマートフォンアプリを使うメリットについて解説します。

シフト表をiPhoneやAndroidアプリで見る時代

従業員が数人から十数人程度の規模の場合、表計算ソフトでシフト表を作成するのは非常に一般的です。
あらかじめパソコンにインストールしてあれば、表計算ソフトを利用したシフト作成は低コストで始められ、管理・共有がしやすいというメリットがあります。

手間がかかり共有しにくいシフト表とは

一方で表計算ソフトを使用したシフト作成には労力がかかります。従業員から集めた希望シフトを転記し、過不足の調整を行って、印刷・配布などを行うまですべて手作業。データはオンラインに保存してだれでも閲覧できるようにすることはできますが、シフト確定後に変更があった場合、あらためて従業員に共有する必要があります。
また、共有したシフトが最新版かを確認しなければ出勤ミスが起きるおそれもあります。
管理面では、表計算ソフトにありがちなデータ破損や、個人情報の漏えいといったリスクも存在します。

総務省の調査によると、10代から40代までの年代の80%以上が、インターネットの接続にスマートフォンを使用しており、とくに20歳から29歳の若年層では、94.8％にのぼっています。このことから、若年層がパソコンよりもスマートフォンを活用していることがわかります。くわえて、リクルートジョブズが行った調査では、求職のさいに使用した端末は携帯電話やスマートフォンが1位で全体の41.1％という結果に。この結果からも、若者世代にとってはパソコンよりもスマートフォンが身近な存在であると言えるでしょう。

出典：総務省「平成30年版 情報通信白書」、リクルートジョブズ「求職者の動向・意識調査2019」

手持ちのデバイスでシフトを共有する時代

シフト作成・管理システムの“シフオプ”なら作成したシフト表をiPhoneやAndroidのスマートフォンアプリを使用して確認できます。
IDがあれば、パソコンやタブレット、フィーチャーフォンなどの端末からシステムにログインできるため、だれもがいつでもシフト表を確認でき、個人情報も守れます。

シフオプはこんなこともできる！

シフト管理は店長やマネジャーなどといったシフト管理者の役割。シフト作成では、シフトの収集から共有までにさまざまな作業が発生します。シフオプアプリではプッシュ通知が設定できるため従業員の利便性の向上をサポート。また、アプリならではの便利な機能も満載です。ここでは、シフオプアプリの便利な機能を紹介します。
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出典：App Store「シフオプ」

従業員登録も簡単

シフオプは従業員登録をスマートフォンで行えます。ユーザーIDや、パソコン・スマートフォン用などのパスワードを設定し、個人情報を登録します。普段スマートフォンでメールやチャットを行うのと同じく、フリック操作で入力できます。

シフト申請や確認ができる

シフトの申請や確認のほか、カレンダーやメッセージをチェックできます。欠員のさいに一斉送信できるヘルプの要請も、従業員はスマートフォンで確認してその場で返答できます。また、通知の可否や個人設定の変更などもアプリで簡単に行えます。

リマインド機能

シフオプアプリは、出勤日、ヘルプの募集、シフトの締切などをプッシュ通知でリマインドできます。リマインドを設定することでシフトの提出漏れや無断欠勤を防ぎ、追加処理のための時間と労力を省けます。シフト制の職場には欠かせない機能です。

シフト確定後は自動で全員に通知

シフトが確定したら、従業員全員に自動で通知されるため、従業員との共有もスムーズ。つねに最新版を共有でき、確認不足や勘違いなどのケアレスミスも防ぎます。
手書きや表計算ソフトといったアナログな作業だけでは実現できない、アプリならではの便利な機能です。

シフト作成だけでなく、管理も簡単に

希望シフトの収集からシフトへの反映、従業員との共有まで、すべてオンラインで完結するシフオプ。シフト管理者・従業員双方がワンストップでシフトに関する作業を行えます。シフオプはASPのため、複数が同時にログインして操作することができ、登録したデータはASP上に保存されます。このため、セキュリティ対策を自社で行ったり、サーバー管理やメンテナンスを行ったりといった業務も不要です。

従業員数や店舗数に比例して時間がかかるシフト管理は、企業や店舗が成長して従業員数が増えれば増えるほど業務負担は増大します。いま、シフト管理にリソースを取られている職場は、シフト作成の工数を削減して管理者のマネジメント業務の効率化をはかり、従業員の利便性を向上して満足度を高められるシフオプの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

まとめ

今の時代は、何でもスマートフォンでチェックする時代です。シフトの収集や確認もスマートフォンアプリならではの機能を活用することでさらに便利になるでしょう。

シフオプはわざわざパソコンにダウンロードしなくてもオンラインでアプリを使用できるASPサービスです。若年層の所持率の高いスマートフォンやタブレットから、ミドル世代やシニアが使い慣れているパソコンやフィーチャーフォンまで、インターネットが使用できればどこからでもログインできます。

また、シフオプは労務や人件費の管理にも役立つ機能が搭載されていますので、日々の業務の効率化にシフオプをご活用ください。