多くの人が集まる職場では、人間関係のトラブルが発生することがあります。不満の積み重ねやストレスが、円滑な業務や人間関係を阻害する原因になることは周知の事実。

とくにシフト制の職場では、「休みたいのに休めない」「働きたいのにシフトに入れてもらえない」「急な欠員対応をいつもお願いされる」など、勤務時間や日数に対する不満が生まれやすい状況下にあります。

シフトが原因で起きるトラブルを避けるため、シフトを作成する担当者はどのようなことに気をつければよいのでしょうか。

シフトが原因で、もめごとが起きることも

パートやアルバイトなどの従業員には、家庭や学校などのいわゆる“本業”があります。そのため、予定していたシフトを変更するケースや急な欠勤が発生することも想定しておくことが必要です。

学生の場合、試験期間中や合宿などで1～2週間の休みが続くことがあります。また、子育て中の従業員の場合、子どもの急病のため当日に欠勤連絡が入ることも考えられます。

皆が納得するシフト作成は困難極まる

代わりに出勤してくれる人が見つからずシフトが埋まらない場合、多くの職場ではその場にいる従業員が残業して対応しているようです。しかし、フォローする従業員が一日の時間外労働の上限を超えてしまうことや、未成年で労働時間に規制がある場合もあります。

急な欠勤の対応は、まず当事者や非番の従業員に対して、ヘルプを依頼することが必要です。
しかし、従業員がヘルプに応じてくれるとは限りません。シフトに入っていない従業員全員に連絡を取ることにも労力が必要なため、ヘルプに快く応じてくれる従業員にばかり負担をかけてしまうこともあるでしょう。

慢性的な人手不足が続いている職場では、非番に出勤した従業員に代休のシフトを組むことが難しいこともあります。従業員にも負担の大きい、無理なシフトを組むことで遅刻や早退、欠勤が多くなる負のループに陥ってしまうリスクを考える必要もあるでしょう。必然的にフォローに追われるほかの従業員の不満が高まり、人間関係のトラブルに発展する可能性もあります。

もめごとが起きにくいシフトを作成するには

シフト作成や調整では、従業員同士がもめることのないようマネージャーや店長は従業員の置かれている状況やモチベーションに配慮をしながら、シフトを考えることが大切です。

学生のシフトを抑える

自由な時間が多い学生アルバイトに頼りがちな職場は少なくありません。しかし、学業やプライベートの予定でシフトが不安定になりがちなのも学生。基本的な日数や時間を控えめに設定しておくことも安全策の一つです。

やる気のある学生、稼ぎたい学生に対しては、シフトの穴埋めや欠勤のフォローを積極的にお願いするのもよいでしょう。

主婦の扶養控除の上限に注意

家族の扶養に入っている主婦・主夫の場合、年間を通して得られる収入と働ける時間に限度があります。

そのため、シフト作成時には同じ時間帯に同じ属性の従業員を配置しすぎないよう考慮が必要です。属性の異なる従業員がお互いをフォローしあえるシフト作成を心がけましょう。

スタッフ間の人間関係にも配慮

スタッフ同士の人間関係がよくない状況では、コミュニケーション不足が生じやすく必要な情報が伝達されないことがあります。
情報共有は業務を円滑に行ううえでの重要な要素のため、従業員の人間関係を理由に正しく情報が共有されないことは問題です。不安定な人間関係はサービスの品質低下や従業員の離職を招くおそれもあるため、シフト作成の担当者には、人間関係にも配慮した丁寧な人員配置が求められます。

忙しい時間帯でも新人を投入

新人が戦力として独り立ちするまでにはある程度の時間を要します。しかし、繁忙時に仕事ができるベテラン従業員に頼ってばかりいると、新人が戦力として育ちにくくなってしまいます。

優秀だからと特定の従業員に負担を強いてしまうと、心身の疲労や不満がたまりやすくなるおそれもあります。どのようなときも、だれもが通常どおり業務をこなせるよう適切な配置と、新人を戦力化していく工夫が必要です。

シフト作成はシステムに任せ、マネージャーは気配りを

企業や店舗でシフト作成を担当する人は、店長やマネージャー職がほとんどです。

しかし、人事やシフト作成だけではなく、通常業務や管理職としての業務などもあるため、シフト編成にじっくり取り組む時間がとれない場合が多いのではないでしょうか。
シフト作成にかかる労力を削減し、作業を効率よく行えるクラウド型のシフト管理サービス“シフオプ“なら簡単な操作でシフトの調整や公開、共有を実行できます。

アルバイト・パート人件費の最適化

シフオプなら、毎月決められた人件費予算の把握も容易です。シフトの作成と同時に人件費を自動で計算・表示するため、予算に応じた人員配置や人件費管理に役立ちます。

欠員の可視化

シフオプは、さまざまな切り口でシフトを表示します。時間帯・現場別など、必要に応じてソートし、シフトを可視化。全体を俯瞰で見ることもできるため、余剰人員や欠員のリアルタイムな把握が可能です。
欠員がおきやすい時間帯を具体的に把握でき、急な欠員のヘルプ募集だけでなく、中長期的な人員配置や新規の採用計画にも役立ちます。

シフト作成時間の業務短縮

シフオプは従業員が手持ちのデバイスから申請したシフト希望を管理画面に自動で反映します。予算に応じてモデルシフトの提案する機能もあるため、一から考える必要もありません。また、欠員が出た場合に、従業員に一斉にヘルプを要請できるヘルプ機能も搭載。一人ひとりに連絡をする労力も不要で、店舗をまたいで系列店に募集をかけることも可能です。

従業員にとっても、自分のパソコンやスマートフォン、タブレットなどでシフトを確認・申請できるほか、リマインド機能でシフトの申請忘れや、勘違いによる遅刻・欠勤を防止します。

まとめ

アルバイトやパート、社員など立場にかかわらず、従業員同士のもめごとは、できれば避けたいものです。職場への不満が、人間関係の不和を生み、業務に影響するようになることは回避しなければいけません。
勤務シフトは従業員の不満の原因になる要素の一つ。円滑な人間関係を維持して気持ちよく働いてもらうためには、従業員の属性を考慮し、必要に応じてツールを活用した人員配置を検討しましょう。
ていねいなシフト調整で最適な人員配置ができるように工夫を行い、従業員の負担が最小限になるようにつとめましょう。