シフト制を採用している職場では、「シフト希望の収集に労力がかかる」という悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。毎月ギリギリまでシフトを作成できないケースやシフト管理に時間を取られてコア業務に注力できないケースも考えられます。

このような悩みは、スタッフとの連絡方法を見直すことで解決できる場合があります。シフト希望の収集から変更依頼、確定したシフトの共有など、シフト管理は複数人との連絡が必要です。この連絡手段を効率化することにより、シフト管理全体の負担軽減につながるためです。

シフト管理システムの『シフオプ』は、シフトに関する連絡の煩わしさを解消するのに効果的なツールです。本記事では、シフオプでスタッフとの連絡方法を効率化できるポイントを4つピックアップして紹介します。

リマインド連絡の自動化

シフト作成をスケジュールどおりに進めるためには、スタッフに対してシフト希望提出のリマインドをすることが有効です。これまで一人ひとりにメールしたり、職場で声かけを行ったりしていた労力の削減が期待できます。

たとえば、シフト希望の提出期限前に、余裕を持ってリマインド連絡をすることで、スタッフに期限までの提出を促すことができます。シフト希望の提出日の3日前・当日とリマインド連絡を自動化することで、都度スタッフへ連絡する手間も省けて連絡を忘れる心配もありません。

シフオプには、あらかじめ設定したタイミングでリマインド連絡を送れる機能やスタッフのスマートフォンにメッセージを送信できるプッシュ通知機能が備わっています。メッセージを挿入できるため、スタッフに配慮した文章でシフト希望の提出を促すことが可能です。

シフト共有の自動連絡

確定したシフトを、自動でスタッフに共有できれば、共有漏れや確認漏れを防ぐことができます。

一般的なシフト共有方法は、作成したシフト表を印刷し、オフィスに貼り出すという方法が多いですが、ペーパーレスに対応するためには、デジタルツール上での共有が有効です。しかし、スタッフ一人ひとりにメールで送信するとなると、送信漏れや宛先ミスなどが発生する可能性もあります。

シフオプでは、シフト確定後、スタッフ全員に自動でメッセージを送信するように設定することが可能です。シフト共有にかかる労力・時間を削減できるほか、送信漏れの防止にもつながります。さらに、通知を受け取ったスタッフは、いつでもオンラインでシフトを確認できるため、全員分のシフト表をコピーする時間・コストも削減できます。

欠員時の一斉連絡

急な欠員が生じたとき、出社可能なスタッフを一斉に募ることができれば、調整がスムーズに行えます。

スタッフ一人ひとりに欠員補充の連絡をするには時間がかかるだけでなく、メールで送信してもすぐに返事をもらえるとは限りません。また、系列店が複数あると、それぞれの店舗にヘルプ依頼を行ったり、スタッフに確認したりするのにも時間がかかります。そこで効果的なのが一斉連絡です。スタッフや系列店の店長へ、ヘルプ対応の可否について一斉連絡を行えれば、人員確保に余裕ができます。

シフオプには、欠員が発生した際に役立つヘルプ機能があります。スタッフ全員に一斉送信することで、個別で連絡する労力を削減できます。また、スタッフはシステム内でヘルプの可否を返答できるため、返信の手間を省くことも可能です。

チャット機能による個別連絡

スタッフへの自動連絡・一斉連絡は、メッセージを送信する労力を削減できますが、内容によっては個別連絡が必要なケースもあります。

たとえば、締切日以降にシフト提出を促す場合、対象スタッフに個別連絡して、直接本人に注意を促すことができます。システム内のチャット機能でやりとりを行えば、そのままシフト提出を行ってもらいやすいのもポイントです。

また、チャット機能でスタッフが管理者に悩みやシフト希望について相談しやすい環境をつくることもできます。スタッフの悩みや変化にも気づきやすく、こまめなフォローが可能です。

シフオプには、個別で連絡が取れるチャット機能が備わっています。システムを介してスタッフと連絡を取るため、個人情報保護の観点からみても安心感があります。

まとめ

シフト収集・共有をスムーズにして、連絡漏れ・誤送信を防ぐには、メッセージの自動連絡や一斉連絡が効率的です。また、欠員補充の際も一斉連絡を行うことで、迅速な返答が期待できます。

このように、スタッフと双方向の連絡が発生するプロセスを効率化することにより、シフト管理全体の効率化につながります。

シフト管理システムの『シフオプ』は、自動連絡や一斉送信、チャット機能などスタッフへの連絡方法を効率化できる機能が備わっています。シフト連絡の効率化にお悩みの方は、お気軽にお問合せください。