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シフト制の労務管理をラクに! 労務管理業務の負担を軽減する方法

労務管理はスタッフの勤怠や給与、福利厚生などを適切に管理する業務です。スタッフの働きやすさや生活に関わる事項のため、管理者には適正な対応が求められます。

また、シフト制のアルバイトを雇用している職場では、未成年者や留学生など、就労条件や労働時間が異なるスタッフの労務管理が必要になり、業務が煩雑になる傾向にあります。さらに、法改正があった場合には都度管理方法を見直す必要があります。

労務管理の負担を軽減するには、シフトの作成・管理を適切に行うことが重要です。本記事では、シフト作成時の労務管理を効率化する方法、シフト管理ツールを活用するメリットや注意点について解説します。


目次[非表示]

  1. シフト作成時の労務管理を効率化する方法
  2. シフト管理ツールで労務管理を行うメリット
  3. シフト管理ツール導入時の注意点
  4. まとめ


シフト作成時の労務管理を効率化する方法

シフト制の職場で労務管理を効率化するには、シフト管理ツールの活用が有効です。

シフト作成を行う際は、必要な人数を確保しつつ、スタッフ一人ひとりの労働時間、人件費などを考慮する必要があります。

ところが、紙面やExcelでシフトを作成している場合、次のようなリスクを生じるケースもあります。

  • 扶養内で働きたいスタッフの税金・保険料を正しく計算できない
  • 法定労働時間を超えたシフトを作成してしまう
  • 手入力によるシフト作成でヒューマンエラーが発生してしまう

シフト管理ツールを用いたシフト作成により、こういったリスクを防ぐことが可能です。



シフト管理ツールで労務管理を行うメリット

シフト管理ツールには、労務管理機能が備わっているツールもあります。労務管理機能が備わっているツールを活用することで、次のようなメリットがあります。


正確な管理

スタッフのシフト時間を、より正確に管理できるようになります。紙面やExcelでシフト表を作成する場合、労働時間超過の見落としや入力ミスなどが起こるリスクが懸念されます。

一方、労働時間・休日数などを自動で算出できるシフト管理ツールを活用すれば、労働基準法に基づいた労務管理が可能です。また、シフト管理ツールに人件費の自動算出機能が搭載されている場合は、予算に合わせた人員配置ができるようになり、人件費の最適化にもつながります。


コンプライアンスへの対応

長時間労働や休日の取得状況などを正確に管理できるようになります。

労働基準法では、労働時間や時間外労働、有給休暇の取得などのさまざまな規定が定められています。


▼労働基準法で定められた規定の例

  • 労働者に休憩時間を除き、1日8時間を超えて労働させてはならない
  • 労働者に休憩時間を除き、1週間に40時間を超えて労働させてはならない
  • 労働者に毎週少なくとも1回の休日を与えなければならない

シフト管理ツールの活用により、シフトの作成時点で長時間労働や休日出勤を把握することができます。これにより、コンプライアンス違反を未然に防止することが可能です。

出典:e-Gov法令検索『労働基準法


ほかのシステムとの連携

勤怠管理システムや会計システムなど、ほかのシステムと連携可能なシフト管理ツールもあります。シフトデータを活用することで、スタッフの労働時間を基に給与計算をしたり、かかった人件費を踏まえて予算を見直したり、さまざまな事務作業の効率化に役立ちます。



シフト管理ツール導入時の注意点

どのツールにもいえることですが、シフト管理ツールを導入する場合は、スタッフに操作方法に慣れてもらうことが重要です。操作方法に慣れてもらうために、社内研修を実施するのも一つの方法です。

スタッフが抵抗感なく操作して活用できるように、導入の目的や使い方について周知しましょう。


▼シフト管理ツール導入時に実施すること

  • 導入の目的・操作方法などを伝える場を設ける
  • マニュアルを整備して、スタッフに共有する



まとめ

シフト制を採用している職場では、スタッフの雇用形態や就労条件が異なるため、労務管理が煩雑になりやすいです。紙面やExcelを使ったアナログな管理から、ツールを活用した管理へ移行すれば、適切かつスピーディな労務管理を実現できます。

シフト作成・管理システムの『シフオプ』では、シフト作成に役立つさまざまな機能が備わっており、労務管理の効率化を後押しします。

シフト作成時には、労働時間や人件費を自動で算出でき、予算に応じた人員調整が可能です。また、労務違反リスクの高いシフトにはアラートが表示されるため、法令違反を未然に防げます。

さらに、CSV出力によって、勤怠管理システムや会計システムなどのシステムに取り込むことも可能です。給与計算や労務費管理など、さまざまな業務の効率化に役立ちます。

さらに、スマートフォンやパソコン、フィーチャーフォンなど、多様なデバイスに対応しているため、幅広い層のスタッフが働く職場でも安心です。労務管理の負担を軽減して、シフト管理をラクにしたいとお考えの方は、ぜひお問合せください。

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