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【下手・苦手から脱却】上手なシフト管理のポイント

飲食店の健全な運営において、シフト管理はコンプライアンスに関わる重要度の高い管理業務と考えられます。同時に、正確さと速さが求められる業務でもあります。

日頃のシフト管理業務において、「速さを求めるあまり、労働時間の超過に気づけなかった」「正確さを求めるあまり、毎月スタッフから催促されてしまう」などの課題を実感している方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、シフト管理のNG例のほか、改善のための4つのポイントについて解説します。

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目次[非表示]

  1. シフト管理のNG例
  2. シフト管理を改善する4つのポイント
  3. まとめ


シフト管理のNG例

ここでは、“労働基準法に抵触するリスクのあるシフト”と“スタッフの不満を生みやすいシフト”に分けて、シフト管理でNGとされる例を6つ紹介します。


法律に抵触するリスクのあるシフト

はじめに、法律に抵触するリスクのあるシフト例を見ていきます。「気づかないうちに労働基準法に違反していた」ということにならないよう、注意が必要です。


過剰な“連勤”になっている

過剰な連続勤務(以下、連勤)は、スタッフのモチベーションを下げる可能性があります。

また、『労働基準法』では、毎週少なくとも1回の休日を与えなければならないとされています。そのため、理論上は12日間の連勤が認められていますが、実状に合ったシフトの組み方が求められます。

シフト作成時に各スタッフの勤務状況を把握しておらず、意図していなくても連勤を見落としてしまうケースもあります。月末やシフトの切り替えタイミングでは、前月の最終週と当月の一週目の間が連勤になっていないかなども確認したうえで適切にシフトを組むことが重要です。

出典:e-Gov法令検索『労働基準法


“法定時間”を超過している

労働基準法』では、1日に8時間、1週間に40時間を超えて労働者に労働をさせてはならないとされています。

たとえば、「1日8時間勤務で週に6日のシフトを組む」といったシフトを組んだ場合、法定時間を超えてしまいます。

シフトを作成する際は、法定労働時間を超過しないよう、必要な人員と各スタッフの労働時間を照らし合わせながら人員調整を行う必要があります。

出典:e-Gov法令検索『労働基準法


スタッフの不満を生みやすいシフト

次に、スタッフの不満を生みやすいシフトを紹介します。シフトはスタッフの満足度を左右する要素にもなるため、スタッフが納得できるシフト管理を行うことが大切です。


スタッフの“希望”が反映されていない

スタッフの希望が反映されていないシフトは、働きにくさの原因になります。

「自分が希望した休みが反映されていない」「入社時に定めていた勤務日数を入れてくれない」といったケースでは、職場への不満が生まれ、モチベーション低下や離職につながる可能性もあります。

一人ひとりのシフト希望を反映させることが難しい場合には、シフト管理者とスタッフが相談してシフトを見直す必要があります。


“勤務間インターバル”への配慮が不足している

「深夜まで労働して、翌日の早朝から再び出勤する」といったように、十分な休息時間を確保できない勤務状況は、心身の健康を害するリスクが高まります。

ワーク・ライフ・バランスを保つためには、勤務の間に一定の休息時間を確保することが欠かせません。特に、朝勤・日勤・夕勤・夜勤と1日を通して勤務する職場では、各勤務の間で適切な休息が取れるシフトになっているか考慮することが重要です。


人によって“偏り”が多い

人によってシフトが多い・少ないといった偏りがある場合、スタッフの不満が溜まりやすく、離職のリスクが高まります。

また、休みの回数や勤務時間は問題なくても、特定のスタッフだけ「週末に出勤させる」「早番が割り当てられる」などの偏りがあるケースもあります。

スタッフの不満を生まないようにするには、勤務日や勤務時間だけではなく、繁忙期や閑散期も考慮した偏りのない公平なシフトを組むことが重要です。


“共有”が遅い

シフトの共有が遅いとプライベートの予定が立てづらく、スタッフの不満につながるケースがあります。

家庭や学校との兼ね合いもあるため、「次のシフトが始まる前日に共有する」といった対応は避け、シフトが決まったらできるだけ早くスタッフへ共有することが重要です。

早めに共有しておくことで、スタッフが予定を立てやすくなるほか、仮にシフト希望の反映に誤りがあった場合にも調整がしやすくなります。



シフト管理を改善する4つのポイント

ここからは、シフト管理を上手に行うために改善したいポイントを4つピックアップして解説します。


①長時間労働・連勤に配慮する

コンプライアンス違反を防ぐために、各スタッフの勤務状況を可視化して把握します。そのうえで、シフトを確定する前に「長時間労働になっていないか」「連勤が続いていないか」など、個別にチェックすることが重要です。


▼コンプライアンス違反防止の例

  • 週単位、月単位でコンプライアンスリスクをチェックする
  • 急な欠勤があっても対応できるように、人員に余裕を持たせる


②スタッフの事情を考慮する

スタッフ一人ひとりの事情を把握します。勤務時間や休みの希望など、スタッフの事情を考慮したシフトは、円滑な店舗運営とスタッフの満足度向上につながります。

実現のためには、日頃からスタッフ一人ひとりと積極的にコミュニケーションを取り、シフトについての相談を行いやすい人間関係を築いておくとともに、シフトの希望を提案・管理しやすい仕組みを整えておくことが重要です。


▼スタッフの事情を考慮したシフトの例

  • 小学生の子どもがいるスタッフは日勤を中心にする
  • 学生アルバイトはテスト期間中のシフトを減らす


③公平性を心がける

スタッフ間で不公平が生じないようにします。シフトの公平性を保つことで、スタッフ間のトラブルを軽減し、円滑な店舗運営が可能になります。次のようなルールを決めて、働きやすい職場環境を整えることで離職の防止にもつながります。


▼公平性を心がけたシフトの例

  • 休みの希望は月に3日までと決めておく
  • 土日・祝日の休み希望の回数を制限する


④シフトをすみやかに共有する

シフトの確定後、すみやかにスタッフに共有できる方法を採用します。シフト希望の収集から作成、共有までのタイミングを定めておくと、シフト希望の提出漏れや確認漏れといったスタッフによるミスも防止できるようになります。


▼シフトの共有をすみやか行う方法例

  • チャット機能を使って個別に共有する
  • シフト管理システム・ツールを使って一斉共有する



まとめ

シフト管理は、コンプライアンスに関わるため、正確かつ迅速に行う必要があります。スタッフに気持ちよく働いてもらうためにも、個人の事情やワーク・ライフ・バランスを考慮してシフト作成や管理を行うことが大切です。

シフト管理にまつわるプロセスを正確に行い、効率化するにはツールの活用がおすすめです。

シフト作成・管理システムの『シフオプ』では、管理者の負担を軽減しながらスムーズにシフトを作成できます。

コンプライアンスリスクの高いシフトを自動検知してアラートを発信するほか、パソコン・スマートフォン・フィーチャーフォンを使用したシフト申請、メール・アプリを経由したシフトの共有などが可能です。

シフト管理に苦手意識をお持ちの方は、『シフオプ』の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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