複雑なシフト作成…組み方のコツと注意点

毎月のシフト管理業務は、店舗運営において大切な業務のひとつです。
従業員の出勤希望が集中する日もあれば、連休や祝日などには人員が不足することも考えられます。従業員の希望をすべて考慮したシフト作成は難しく、経営者の方やシフト管理担当者の方、だれもが抱える悩みの種となっていることでしょう。

本記事では、シフト作成の際に参考にしたい組み方のコツとその注意点についてお伝えします。

目次[非表示]

  1. 簡単に見えて複雑なシフト作成
  2. 組み方のコツ
  3. NGな組み方を理解しよう
  4. 適切な人員配置を心掛けよう
  5. まとめ



簡単に見えて複雑なシフト作成

シフト作成は、一見簡単なようですが、実はとても難しい作業です。
冒頭で述べた通り、日によって異なる人員の過不足に対応しなければならないほか、従業員の経験や実力を考慮しながら必要な人員を適切に配置する必要があります。

シフトの形態にはいくつかの種類があります。


■自由シフト制

従業員ごとに、希望するシフトの提出ができる形態。従業員が休みを取りやすい一方、シフト希望が特定の日に集まる可能性もある。


■固定シフト制

契約時に働く時間帯を決めておき、その契約に従って勤務する形態。シフト希望を提出する必要がない一方で、従業員は休暇を取りづらくなる恐れがある。


■完全シフト制

早番・中番・遅番などの勤務時間帯が従業員ごとに固定されておらず、日によって異なるで勤務する形態。時間帯による人手不足の心配をしなくても良くなるが、日々の生活リズムを崩したくない従業員には向かない。


まずは、自店舗のシフト形態がどれにあたるのか確認してみましょう。



組み方のコツ

今回は、特に難しい自由シフト制のポイントを解説します。
シフトを組む際、シフト形態によって変化はありますが、ポイントを押さえておけばいずれのシフト作成にも役立ちます。


勤務日、勤務時間は公平に

アルバイトやパートタイマー従業員が多数活躍している職場では、従業員によって希望する勤務時間・日数が異なるため、「扶養内を希望」「週に2~3日を希望」などの個別の対応が求められます。

シフトを組む際は、従業員の希望シフトをできる限り反映できるよう考慮するほか、「希望を全く聞いてもらえない」といった不平・不満が起きないように配慮しましょう。全従業員にとって公平になるように、勤務時間や休日を設定することが重要です。偏りのあるシフトは、従業員が不満を募らせる原因となるため注意しましょう。


希望にはできるだけ柔軟に対応を

従業員が希望する勤務日や休日に耳を傾け、できる範囲で柔軟に対応しましょう。個別の事情に配慮したシフト作成は、従業員が長く働きやすい職場環境づくりにつながり、ひいては従業員満足度向上へとつながります。

ただし、店舗運営上「どうしてもこの日は希望を通せない」という場合もあるでしょう。その場合は希望休の優先順位を聴取したり、希望とは別の日に出勤、休日を取ってもらったりするなどの工夫をすると良いでしょう。


従業員の多能工化を図る

従業員をひとつの業務に特化させて専門性を高めることは、業務効率化において重要な手法といえます。
一方、さまざまな業務に柔軟に対応できる“多能工(マルチスキルを持った人材)”の育成も、業務を回すためには重要になってきます。急な欠員による人手不足を対策できるほか、業務の“属人化”を防ぐことにもつながります。



NGな組み方を理解しよう

シフトを組むうえで、気を付けるべき点についても触れておきましょう。


勤務時間が偏っている

一通りシフトを組んだあとは、従業員ごとのシフト時間を確認しましょう。極端に勤務時間の長すぎる従業員や、短すぎる従業員がいないかを確認することが大事です。

また、非正規社員は勤務時間や日数が定められている場合があるため、シフトの入れ方に問題がないかを確認する必要があります。公平なシフト作成のためにも、ほかの管理者と確認を行うなど、複数人によるダブルチェックをおすすめします。そうすることで、適正な勤怠管理やコンプライアンスの強化につながります。


業務に対して人を割り振る

人員配置で注意が必要なのは、「その時間の業務にどれだけの人員が必要か」を把握することです。この人員配置を誤ってしまうと、日によって手空きとなったり、業務過多となる従業員が出てきたりする可能性があります。

あらかじめその日の運営状況を予測するとともに、人件費の予算を考慮したうえで人員配置を行いましょう。また、同じ従業員のなかでもベテランと新人では業務の処理能力やスキルが異なります。新人が多い時間帯にはベテラン従業員を最低限配置するなどのバランスを取ることも、重要なポイントのひとつです。


正社員と非正規社員のバランスが取れていない

正社員と非正規社員を雇用している職場では、双方をバランス良く配置することが求められます。正社員を特定の日に集中させてしまうと、非正規社員ばかりが出勤する日が出てくる可能性があります。

正社員は業務の指示や重要な判断が任されるケースも多いため、正社員が不足していることによりスムーズな運営ができないことも考えられます。シフトを作成する際は、どちらかに偏らないよう正社員と非正規社員をバランスよく配置することを心掛けましょう。



適切な人員配置を心掛けよう

従業員と店舗経営の両方の面からみて適切といえるシフト作成が必要です。しかし、従業員の数が多く雇用形態もさまざまな店舗では、シフト作成がどうしても複雑化してしまいます。複雑なシフト管理を正確かつ効率化するには、シフト管理システムの活用がおすすめです。


シフト管理システムの“シフオプ”は、シフト作成に関する便利な機能が充実したシステムです。希望シフトの収集や作成はもちろんのこと、従業員ごとの「週2日まで」「月に何時間まで」といった制約を設定でき、問題のあるシフトについてはアラートで知らせてくれます。


また、従業員は自身のスマートフォンやフィーチャーフォンから、どこにいてもシフトの確認や出欠勤の希望を出すことが可能です。突然の欠勤連絡が出た場合は、システム上でヘルプ募集を行うことも可能です。

システムを活用することによって、シフト管理業務にかかる時間や労力を削減できるため、人材育成やサービス向上に向けた取り組みに注力できるでしょう。


また、人員配置においては、従業員の力量を最大限に引き出せるかが重要といえます。従業員ごとに、業務の習熟度や性格、特長が異なります。配置によって業務の回転率が変わるほか、新人従業員の習熟スピードが早くなる、職場環境が整うため離職率を抑えられるなど、運営においてさまざまな効果が得られます。業務効率向上につながる人員配置を心掛けましょう。



まとめ

シフトといっても、その形態はさまざまです。しかし、気を配るべき点は「適切な人員配置」「公平な勤務管理」とどれも共通しています。
日ごろから従業員の様子に注目し、各従業員が得意とする業務やスキルを把握しておくと、最適な人員配置のヒントになります。
また、管理者の方のみで、すべての従業員にとって公平なシフトを組むのは困難なため、シフトの作成業務を助けるシステム“シフオプ”を用いて、少しでも負担を減らしてはいかがでしょうか。


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