アルバイトのシフト管理を行うポイント！ 効率化するための方法とは
※2025年5月30日更新
シフト制の職場においては、シフト表の作成が欠かせません。
シフト表は一般的に、雇用契約や従業員の申告などに基づいて店長やマネージャーなどの責任者が作成しますが、作成時にはさまざまな問題が起こる場合があります。
この記事では、アルバイトのシフト管理について、起こりやすい問題や行う際のポイント、事例を解説します。
アルバイトのシフト管理で起こりやすい問題
シフト編成の作業においては時間と労力がかかります。作業の煩雑さやかけられる時間の少なさなどが原因で、さまざまな問題が生じやすくなります。
余剰人員が発生する
業務の繁忙・閑散時期を把握せず、「なんとなく」「おおざっぱに」「感覚で」人員を配置してしまうと、余剰人員が生まれやすくなります。
余剰人員が出た場合、売上や利益に見合わない人件費が発生してしまいます。
遅刻や欠勤で急なシフト変更が必要になる
大幅な遅刻や急な欠勤などでシフトに穴があきそうな場合、代わりの人員を確保するのは簡単ではありません。シフト表を確認しながら出勤できそうな人を選び、一人ずつ連絡をとってシフト変更を打診するという手間が発生します。
本来ならすぐにでも連絡を取って人員を充てなければならない状況であっても、時間帯によっては「電話をかけられない」「メールだとレスポンスが悪い」ことも考えられます。
記載ミス・漏れが発生する
シフト申請書からの転記ミスや記入漏れなど、手作業でのシフト制作にミスはつきものです。シフト申請者自身のミスや勘違いで出勤日や出勤時刻を誤り、直前になって発覚した場合など、迅速な対処が求められる場合もあります。
また、労務コンプライアンスの違反や直前のシフト変更による勤務時間の再計算やリソース状況などの管理にも手間がかかります。
スキルを考慮した人員配置が難しい
シフト制においては、スキルを考慮した人員配置が欠かせません。スタッフの数を揃えるだけではなく、最適な業務運営を行える人員配置にしておく必要があります。
スキルを考慮せずに経験の浅いパートタイマー・アルバイトが同一シフトに偏ってしまった場合、以下のような問題が生じて、円滑な業務運営が困難になります。
▼経験の浅いパートタイマー・アルバイトが同一シフトに偏った場合の問題
- 業務スキルが低いため、予定どおりの仕事量をこなせない
- 経験の少なさからトラブル処理やイレギュラーな事態への対応ができない
年収の壁を越えてしまう
年収の壁とは、パートタイマーやアルバイトが働く時間を調節する基準となる年収額のことです。主に所得税の控除額や扶養控除の対象となる年収の上限などが年収の壁となります。
年収の壁を考慮して働いているパートタイマーやアルバイトのシフト管理においては、管理者側でも配慮が必要です。管理者の人的ミスによって年収の壁を超えてしまった場合、トラブルの原因になる可能性があります。
なお、年収の壁についてはこちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。
アルバイトのシフト管理を行うポイント
アルバイトのシフト管理においては、人員数の設定やヘルプ体制の整備、シフト管理のペーパーレス化などが重要です。
①時間帯や業務ごとに必要な人員数を設定する
時間帯ごとに必要な人員数を設定することで、余剰人員の発生を防ぎやすくなります。曜日や季節による繁閑も考慮して、忙しくなる時間帯に必要な人員を集めることがポイントです。
また、人員数の設定は業務ごとに行うことで、その業務に必要なスキルを持った人材を配置しやすくなります。
なお、人員配置に役立つレイバースケジュールについてはこちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。
②ヘルプ調整を行える体制を整備する
複数店舗を経営している場合、ヘルプ調整を行える体制を整備することで、急な遅刻・欠勤にも対応しやすくなります。
ヘルプ調整を円滑に行うには、店舗間のシフト状況を共有できるシステムの導入が有効です。
なお、複数店舗でのヘルプ体制についてはこちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。
③シフト管理をペーパーレス化する
シフト管理におけるミス・漏れを防ぐには、システムの導入によるペーパーレス化が欠かせません。
『シフオプ』はWeb上でいつでもどこでも利用できる、クラウド型シフト管理サービスです。
人員配置状況を可視化できる“モデルシフト表示機能”や、コンプライアンスリスクをシフト作成時に知らせてくれる“アラート機能”によって、シフト編成で発生するトラブルを事前に防げます。
そのほか、パート・アルバイトなどスタッフの急な欠勤が発生したときにも、迅速に欠員を補充できる“ヘルプ機能”を搭載するなど、シフト管理者の“かゆいところに手が届く”機能がしっかりと完備されています。
コンビニエンスストアに『シフオプ』を導入した事例
実際にシフオプを導入して、労働力を確保できたという事例を紹介します。
▼導入前の課題
コンビニエンスストアの運営を行うセキショウブランニューシステム株式会社さまでは、シフトの作成のために、マネージャーが多くの業務時間を割いていました。
また、各店舗でシフトの管理方法や各種業務のフローも異なっていたため、人員が足りない場合でも店舗間のヘルプを行うことが難しい状況でした。
▼導入後の効果
業務の統一化を行ったうえでシフオプの導入を行ったことで、毎月約200件の店舗間ヘルプ勤務が発生し、年間およそ2,000時間の労働力を確保できるようになりました。
マネージャーは顔の知らないスタッフでもすぐにシフトに編入できるようになり、業務の合理化を通じて残業時間も1/3に圧縮できました。
店舗間ヘルプの推進によって月約200件、約2,000時間の労働力の確保に成功、社員の残業時間も1/3に削減
まとめ
この記事では、アルバイトのシフト管理について以下の内容を解説しました。
- アルバイトのシフト管理で起こりやすい問題
- アルバイトのシフト管理を行うポイント
- コンビニエンスストアに『シフオプ』を導入した事例
シフトの作成は煩雑でミスも起きやすく、担当者にとっては多くの時間を取られる悩ましい業務です。
シフト管理システムの『シフオプ』なら、たくさんの従業員を抱える職場でも、正確で迅速な情報のやり取り・管理が行え、効率のいいシフト作成が可能です。
また、労働力の確保にも役立ち、シフトに穴が開くリスクも低減できます。業務改革とあわせて導入すれば、業務の合理化やコミュニケーションの円滑化といった大きな力へつながります。
詳しくは、こちらの資料をご確認ください。
