シフト制の職場においては、勤務編成表（シフト表）が必須になります。

シフト表はExcelで作られていることが多いですが、デジタル化が進んでいない職場では手書きで作成することもあります。

一般的にシフト表は、雇用契約や従業員の申告などに基づいて店長やマネージャーといった責任者が作成しますが、コア業務と並行して、従業員によって変動する勤務時間や勤務パターンを管理するのは困難といえます。

今回はシフトを正確かつ簡単に作成・管理するために必要なポイントを考えます。

アナログ作業が問題に？ シフト作成で起こりやすい問題

紙や口頭で伝えられた情報をExcelに打ち込む、手書きで書き込むという作業は入力ミス・転記ミスが起こりやすく、管理も大変です。

アルバイト数人ならともかく、10人、20人以上の多くの人が働く職場であれば、シフト編成の作業だけでも相当な手間と時間がかかります。そうした作業の煩雑さ、かけられる時間の少なさから実際に起こりえるトラブルをみていきましょう。

人員構成と配置のミスが招く非円滑な業務運営

まずは、人員配置の検討に十分な時間をさけなかったために、偏った配置になってしまうというケースです。たとえば、経験の浅いパート・アルバイトが同一シフトに偏ってしまうと、大きく2つの問題が考えられます。

1つ目は業務スキルが低いため、予定通りの仕事量をこなせない可能性があること。2つ目は、経験の少なさからトラブル処理やイレギュラーな事態への対応ができず、円滑な業務運営が困難になることです。

適切な人員を配置するということは、スタッフの数を揃えるだけではなく、最適な業務運営を行える人員配置になっているかという点も重要になってきます。

余剰人員の発生

業務の繁忙・閑散時期を把握せず、「なんとなく」「おおざっぱに」「感覚で」人員を配置してしまうと、余剰人員が生まれ、利益に見合わない人件費が発生するケースがあります。

記載ミスや記入漏れの人為的なミス

シフト申請書からの転記ミスや記入漏れなど、手作業でのシフト制作にミスはつきものです。シフト申請者自身のミスや勘違いで出勤日や出勤時刻を誤り、直前になって発覚した場合など、迅速な対処が求められる場合もあります。

また、労務コンプライアンスの違反や直前のシフト変更による勤務時間の再計算やリソース状況などの管理にも手間がかかります。

遅刻や欠勤による急なシフトの変更

大幅な遅刻や急な欠勤などでシフトに穴があきそうな場合、代わりの人員を確保するのは簡単ではありません。シフト表を確認しながら出勤できそうな人を選び、一人ずつ連絡をとってシフト変更を打診するという手間が発生します。

本来ならすぐにでも連絡を取って人員を充てなければならない状況であっても、時間帯によっては「電話をかけられない」「メールだとレスポンスが悪い」ことも考えられます。

合理的なシフト作成を行うためにはITシステムの導入が必須？

そういったシフト作成時の問題を少しでも改善しようと、シフト管理サービスを利用する企業も増えています。シフト管理システムの“シフオプ”には、問題を解決する画期的な機能が多数搭載されています。

シフト管理サービスを利用し、人為的なミスを防ぐ

シフオプはWeb上でいつでもどこでも利用できる、クラウド型シフト管理サービス。人員配置状況を可視化できる機能「モデルシフト表示」や、コンプライアンスリスクをシフト作成時に知らせてくれる「アラート機能」によって、シフト編成で発生するトラブルを事前に防ぐことが可能です。

そのほか、パート・アルバイトなどスタッフの急な欠勤が発生したときにも、迅速に欠員を補充できる“ヘルプ機能”を搭載するなど、シフト管理者の“かゆいところに手が届く”機能がしっかりと完備されています。

料金プランはシンプル

基本プランではユーザー1人あたり月額300円、初期費用0円で利用開始できます。
従業員の多い企業様に向けに月額固定価格プランも設けております。1,000人までなら1人あたり約270円、3,000人までなら約233円と従業員数が増えれば増えるほど、ユーザー1人あたりの価格も抑えられます。

料金プランの詳細はこちら

【事例】人材活用と労働力確保に成功したコンビニエンスストア

実際にシフオプを導入し、労働力を確保できたという事例を紹介します。

会社名：セキショウブランニューシステム株式会社
店舗数：11店舗
地域：つくばエクスプレス主要駅構内
業種：コンビニエンスストア「FamilyMart」の運営

同社ではシフトの作成のために、マネージャーが多くの業務時間を割いていました。シフオプ導入前は、シフトの管理方法も各店舗バラバラ。昔から同じ管理方法を続けていたため、経営陣は業務合理化の余地があると考えました。

業務の統一化を行い、店舗をまたぐシフト編成が可能に

シフオプのメリットであるヘルプ機能の効果を最大限生かすために、経営陣は業務の統一化を行いました。今までは、レジ点検・揚げ物の揚げ方・品出しの方法などが各店舗で異なり、他店舗からヘルプで行っても「ルールが異なるため対応できない」というケースが多くあったそうです。

そこで、店舗間のヘルプが実現するよう業務の統一を図り、どの店舗に行っても活躍できる体制づくりを実行しました。

年間2,000時間の労働力確保と残業時間の圧縮

シフオプの導入によって、毎月約200件の店舗間ヘルプ勤務が発生。年間およそ2,000時間の労働力を確保できるようになりました。

業務改革により、マネージャーは顔の知らないスタッフもシフトに編入でき、業務の合理化を通じて残業時間も1/3に圧縮できたそうです。

まとめ

多くの業種で採用されているシフト制。一方で、シフトの作成は煩雑でミスも起きやすく、担当者にとっては多くの時間を取られる悩ましい業務でもあります。

シフオプなら、たくさんの従業員を抱える職場でも、正確で迅速な情報のやり取り・管理が可能。効率のいいシフト作成が可能です。

​​​​​​​また、労働力の確保にも役立ち、シフトに穴が開くリスクも低減。業務改革とあわせて導入すれば、業務の合理化やコミュニケーションの円滑化といった大きな力へつながります。