シフト管理システムの導入で「パート」のシフト管理を効率化！
長時間労働が社会問題とされている今、企業は労働基準法に基づいた勤怠管理の徹底が求められています。
特に24時間営業の店舗や飲食店などではシフト制が多く、パートタイムやアルバイトなど働き方もさまざまなため、従業員の勤怠管理やシフト作成に頭を悩ませている担当者の方も多いのではないでしょうか。
適切なシフト管理は、業務の効率を高めるだけでなく、従業員にとって働きやすい職場環境を提供し、モチベーション向上、生産性の向上にもつながります。
本記事では、シフト管理の重要性に加え、シフト管理システム「シフオプ」を導入するメリットについてお話しします。
パートが多いとシフト管理が大変
シフト管理が特に難しいとされる職場は、パートタイマーを多く雇用しているケースとです。
飲食店のような営業時間が長い職場については、時間帯に合わせて適切な人員配置をしなければなりませんが、従業員の人員配置が難しく、パートタイマーが多くなるなればなるほど、シフトに偏りが生じてしまいがちです。
公平なシフトを作成したいというのが担当者の方の本音だと思いますが、労働条件がさまざまなパートタイマー全員の希望をくみ取ることは、とても簡単なことではありません。
希望時間や労働条件が異なるため調整が必要
パートタイマーのシフト管理が難しい理由のひとつとして、労働条件が人によってバラバラであることが挙げられます。
「1日5時間以内」「扶養内で働きたい」という従業員もいれば、「フルタイムで週6でも働きたい」という従業員もいるでしょう。
それが従業員5人であれば管理できたとしても、数十人になればどうでしょうか。一人ひとりの希望時間や労働条件を把握したうえでシフトを組み、さらに希望休にも配慮しなければならず、従業員が多くなるほど調整が難しくなります。
また、シフト希望の集約も一苦労です。締め切りまでに出してもらうよう、一人ひとりへのフォローも大変になります。シフトが完成した後も、急用や病気などで欠員が出てしまう可能性もあるため、急な人員確保に困る担当者の方も多いでしょう。
人数分のシフトを埋める必要がある
パートタイマーの人数の多さは、人員不足問題の視点からみるとありがたいことでもあります。しかし、従業員が多いことはそれだけシフト管理がハードなものとなります。
従業員が希望する労働日数をシフトに組み込むほか、人件費の計算や、繁忙期・閑散期に合わせた配置も考慮しなければなりません。
また、パートタイマーのなかでも、新人、ベテランといったように「どれくらいの仕事をこなせるか」も把握する必要があります。
どの時間にどれくらいの人手が必要なのか、従業員の担当業務や能力をみてバランス良く配置することは、至難の業と言えるでしょう。
効率良くシフト管理をする方法とは？
シフト作成は、紙に印刷したものを貼り出したり、カレンダーに書き込んだりしている企業も多いのではないでしょうか。
しかし、従業員を多く抱える企業の場合、シフト希望を紙で回収したり、手書きでシフトを作成したりするのはとても手間がかかり、担当者の方にとって大きな負担となります。
紙での管理には、以下のようなデメリットがあります。
・シフトの集計に手間がかかる
・締切後のシフト提出や希望休の変更があれば、その都度シフトを転記し修正が必要
・シフト作成に時間がかかり、周知が遅れる
・従業員によって偏ったシフトになる可能性があり、人員配置ミスも起きやすい
・希望休の反映漏れがあるなど、従業員の不満が溜まりやすい
アナログなシフト管理は、シフト作成に手間や時間がかかるだけでなく、公平でないシフトを組んでしまったり、労働基準法に抵触してしまったりするリスクも高くなります。
労働条件や労働環境が悪くなると、従業員の仕事に対するモチベーションも低下してしまい、サービスの質や生産性にも影響します。
これらの問題を解消するために、シフト管理方法を見直すことが必要ではないでしょうか。
シフト管理システムがあれば管理が楽に
シフト管理の問題を解消する方法として、「シフト管理システム」の導入が挙げられます。
シフト管理システム「シフオプ」は、アナログなシフト管理の問題点を払拭し、適切なシフト管理をサポートします。
シフオプの導入は、企業にとっても従業員にとってもメリットがあります。
①シフト収集～作成までが簡単
シフオプは、従業員のスマートフォンから簡単にシフト希望の提出ができます。シフト希望を提出するため休日に店舗へ足を運んだり、メールを送ったりする必要がなくなるため、提出忘れや締切期限の超過といったトラブルを減らすことができます。
そして、集計されたデータに基づいて効率良くシフト作成ができ、ひと目で人員の過不足状況を把握できるため、時間の調整や人員の配置を考える時間を削減できます。これにより、シフト作成にかかっていた時間を通常業務に当てることができ、生産性やサービスの向上に向けた有意義な時間の使い方が可能になります。
完成したシフトは自動的に従業員へ一斉通知されるため、自身のスマートフォンからいつでも簡単に確認できます。従業員にとっても嬉しい機能と言えるでしょう。
②人件費の管理も可能
人員配置を考えるうえで、時間帯ごとの必要な労働力と人件費予算の検討が必要です。
シフオプは、シフト作成と同時に人件費が自動的に計算されるほか、人員の過不足が可視化されるため、どの時間にどれくらいの労働力が必要なのかを把握しながら人員配置することができます。
適切な人員配置によって、業務の効率化および人件費の予算超過の防止にもつながります。
③法律上リスクの高いシフト防ぐことができる
長時間労働が社会問題とされているように、企業コンプライアンスの重要性が高まってきています。
そのためシフト作成時は、法律に抵触する内容になっていないか、確認の徹底が必要です。
シフオプはシフトを組む段階で、法律上リスクのある場合に自動検知し、アラートを発信します。労務コンプライアンスを強化したシフトが自然と作成できるため、過重労働を強いることなく、従業員の健康管理においても有効と言えるでしょう。
④PC・スマートフォンにも対応している
シフオプは、シフト収集から従業員への周知まで、すべてパソコンとスマートフォンに対応しています。従業員は自身のスマートフォンやフィーチャーフォンを使って簡単に希望を提出でき、担当者の方はそれらの集約されたデータを管理画面上で確認できます。
完成したシフトもスマートフォン、フィーチャーフォンからいつでも確認できるため、働きやすい職場環境づくりにもつながるでしょう。
シフオプは人手が足りない場合にヘルプ要請もできる
サービス業で多い問題といえますが、「想定以上に稼働率が高いため人手を追加したい」「欠員が出たから穴埋めをしないといけない」といったように、急な人手不足に困ることがあるかと思います。
そのようなとき、シフオプの「ヘルプ機能」が便利です。
メールや電話などで一人ひとりに連絡する必要がなく、従業員全員へヘルプ募集を一斉通知できます。
複数の店舗を抱える企業に関しては、他店スタッフへのヘルプ募集も可能です。
まとめ
多くのパートタイマーやアルバイトが働く企業にとって、一人ひとり平等かつ経営的にも最適なシフトを組むことは容易ではありません。
アナログでの管理は、シフト作成担当者の方にとっても大きな負担となり、業務効率や従業員の働きやすさまで低下させてしまう恐れがあります。
シフト管理システム「シフオプ」を活用することで、従業員一人ひとりに対し、適切なシフト管理が行えます。
業務効率化や働きやすい職場環境への改善に向けて、シフオプの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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