残業過多は適切なシフト作成で防ぐ。勤怠・シフト管理の重要性とは

働き方改革によって、長時間労働の改善が求められている現代において、従業員の勤怠管理はより重要度を増しています。
特にシフト制を採用している職場では、従業員によって労働時間や休日日数が異なるため、一人ひとりのシフト状況を正確に把握しておく必要があります。

残業を防ぐためには、業務効率化による生産性向上のほかにも、勤怠・シフト管理方法の見直しなどコンプライアンスを強化する体制づくりが必要です。

本記事では、残業防止に向けた勤怠・シフト管理の重要性や施策について紹介します。

目次[非表示]

  1. なぜ残業が起こってしまうのか?
  2. 残業を防ぐために企業が見直すべきこと
  3. シフト管理には“シフオプ”が便利
  4. まとめ



なぜ残業が起こってしまうのか?

残業が発生する要因のひとつとして、人手不足という問題が挙げられます。
少子高齢化が進むにつれて日本の生産年齢人口は減少を続けており、なかでも中小企業においては人手不足が顕著となっています。
人手不足を原因とする業務過多は従業員にも大きな負担となることから、健康へのリスクも問題視されています。


厚生労働省が行った残業に対する企業調査では、残業が発生する理由として「業務量が多いため」「人員が不足しているため」を挙げる企業が多く、特にシフト制を採用していることが多い「宿泊業、飲食サービス業」では人手不足だと感じている企業が多くなっています。


また、残業が起きるもうひとつの理由として、企業の風土が挙げられます。
なかには、「定時で帰りにくい」という理由から、従業員が自らの意思で残業をするケースも見られます。


残業は集中力の低下を招き、生産性が下がるという声もあります。残業をさせないような職場環境の改善が必要になってきます。


(出典:中小企業庁「中小企業・小規模事業者の人手不足への対応」 /  厚生労働省「労働・社会面からみた過労死等の状況」)



残業を防ぐために企業が見直すべきこと

残業を防ぐためには、次の3つのポイントについて見直しを図りましょう。


①まずは社内の風土から

残業を企業全体で防止するためには、残業をよしとする風土や雰囲気を改善することが必要です。もし、「残業している人が評価される」というような風潮がある場合には、リーダーや管理する方が率先して残業をしないように促しましょう。


②業務の効率化

残業を防ぐためには、業務の効率化が欠かせません。
業務のボリュームやフローに変化がない状態のなか定時での帰宅を促しても、翌日またはシフト交代する方の業務負担が増加するなど、根本的な解決には至りません。

業務のなかに不要なフローがないか見直すとともに、属人化している業務についてはチーム全体で共有するなど、業務の棚卸しや体制づくりが必要になるでしょう。


③管理体制の見直し

前述のとおり、残業の要因のひとつに「人手が不足している」という問題があります。現場の人手不足をすばやく察知して対処するためには、システムの導入が効果的です。

紙媒体やExcelを使った勤怠管理方法では、給与計算時や月末の締め日になってからどれだけ残業していたかに気がつくため、人手不足を解消するためのスムーズな対応が困難でした。
最近では、業務効率化を図るためのさまざまなシステムが展開されているため、リアルタイムで残業状況を把握できるようなシステム導入を検討するのもひとつの方法です。


また、シフト制の場合は、勤怠の根幹となる“シフト管理体制”の見直しも必要になります。シフト制の場合は、どの時間帯にどのくらい人員を配置するかが重要になってきますが、計算が必要な部分はシステムに任せるとより効率的です。
そのうえ、多くの労力・時間を費やすシフト作成の負担を削減できるというメリットもあります。



シフト管理には“シフオプ”が便利

コンプライアンスを重視した勤怠管理を行うためには、勤怠の土台になるシフト管理方法を見直すことが効果的です。


シフト管理システム“シフオプ”は、従業員のシフトをシステム上で一元管理できるだけでなく、シフト作成時に時間帯ごとの人員過不足状況を把握できることにより、適切な人員配置が可能です。
シフト作成段階で人手不足に気づくことができるため、求人を出したりヘルプを募集したりという対応が可能になります。これにより残業が起きにくい環境へと改善が見込めるでしょう。


さらにシフオプでは、労働基準法に則ったアラート機能が備わっているため、コンプライアンスの強化にもつながります。
残業にお悩みの方は、導入を検討してみてはいかがでしょうか。



まとめ

残業をなくすためには、業務の効率化や職場環境の見直しが課題といえます。
不要な業務フローを削減するとともに、属人化している業務をなくし、人員配置の最適化が重要です。

そのほか、残業が蔓延している場合には、社内全体で残業をしないような意識づくりも大切になってきます。

そのためのツールとして、システムの導入が効果的です。
なかでもシフト管理システムは、シフト作成における業務負担を軽減するだけでなく、従業員のシフト状況をリアルタイムで把握することにより、適切な人員配置が可能となります。
残業防止施策として、導入を検討してみてはいかがでしょうか。


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