勤怠管理・給与管理、そしてシフト管理のお悩みはシステムで解決！
従業員の勤怠管理は、企業にとって欠かせない業務のひとつです。
働き方改革の推進により、これまで以上に効率よく正確な勤怠管理が重要になってくるでしょう。
特に、シフト制を導入している場合は、管理が大変です。
アルバイトやパートタイマーの従業員数が多く、勤怠管理やシフト管理が煩雑になっている職場は、システムの導入を検討して管理業務の効率化を図るのもひとつの方法です。
本記事では、勤怠管理の重要性と、各種システムの導入によって得られる効果について解説します。
勤怠管理はなぜ必要？
従業員を雇用している企業は、従業員の労働時間を適切に管理することが義務付けられています。また、労働時間を正確に把握するためには、従業員それぞれがタイムカードなどを用いて労働時間を記録し、管理する方はそれらをもとに出退勤時刻や休暇日数を確認する必要があります。
勤怠管理が重視される背景としては、次の3つの課題が挙げられます。
①働きすぎの防止
従業員の勤怠を管理できていない場合、長時間労働という問題が起きやすくなります。働きすぎは従業員の心身に大きな負担となることから、体調不良やメンタルヘルス不調などのリスクが高まります。
働きすぎて充分な休息が取れていない場合は、従業員のモチベーション低下にもつながるため、業務効率の低下や離職を招いてしまうケースもあります。
厚生労働省が実施した“勤務時間の把握に関する調査・分析”によると、労働時間を正確に把握することは、残業時間の減少や年休取得率の増加、メンタルヘルスの良好化につながることがわかっています。
（出典：厚生労働省「勤務時間管理の現状と在り方について」）
②賃金を正しく支払うため
労働基準法の第24条で、労働時間分の賃金を毎月1回以上、一定期間を定めて支払わなければならないと決められているほか、第37条では、使用者は法定労働時間を超える場合の労働や、法定休日にさせる労働、深夜労働に当たる場合において、割増賃金を支払う義務があると決められています。
従業員の正確な労働時間の把握ならびに正しい賃金の支払いができていないと、これらの法律に抵触するほか、労使間のトラブルへと発展してしまうリスクがあります。
従業員の満足度を上げ、維持するためにも、管理を適切に行い、法律にのっとった賃金の支払いが必要になります。
③法律違反への気付き
従業員の労働時間や休日日数、賃金の支払いなどは、労働基準法によって定められているため、遵守することが大切です。
また、長時間労働による心身の不調を防ぐという観点から見ても、コンプライアンスの強化が重要になってきます。
管理体制を強化することによって過重労働を防止でき、労務コンプライアンスの強化、ひいては従業員の健康維持・促進やモチベーション向上にも期待ができます。
従来の勤怠管理方法
勤怠管理の方法は、紙やタイムカードなどで行うことが一般的でしたが、アルバイトやパートタイマーといったシフト制で働く従業員も増えており、個別の勤怠管理が複雑化しています。
紙やタイムカードによる勤怠管理は、誰もが扱いやすいというメリットがある一方で、アナログ管理ならではのデメリットも存在します。
紙による勤怠管理のメリットとデメリット
紙に勤務時間を書いて管理者に提出する勤怠管理の魅力は、パソコンや機械に詳しくない人でも容易に取り入れられる点です。タイムレコーダーや管理ソフトを購入する必要がないため、大きなコストがかからないというメリットがあります。
一方、紙での勤怠管理は、記入から集計まですべて手作業で行わなければならないため、従業員数が多くなるほど管理が煩雑となり、ミスのリスクが高まります。紙面からの転記作業も必要となるため、給与計算のミスも起きやすくなるでしょう。
タイムレコーダーによる勤怠管理のメリットとデメリット
出退勤時にボタンひとつで打刻ができるという手軽さのほかに、分刻みで正確な時間が記録できるというメリットがあります。操作も単純なため、パソコンや機械に詳しくない人でもすぐに使えます。
しかし、タイムカードの場合は、押し忘れに気が付きにくく、修正されないまま給与計算を行ってしまうというミスも起こりやすいです。毎月の集計に手間がかかったり、不正打刻のリスクがあったりするという課題も挙げられます。
こういったトラブルやミスを防ぐためには、勤務状況をデータで管理できるシステムの導入が効果的といえるでしょう。
給与計算のサポートとしても勤怠管理システムが有効
アルバイトやパートタイマー従業員の多い職場では、勤務時間のほか、業務内容やスキルによって時給も異なります。
そのため、給与計算が難しく、手作業やアナログ管理では計算ミスが生じる可能性があります。
給与計算に必要な情報には、労働時間の集計のほかにも、通勤手当や社会保険などの控除額、課税支給額などが挙げられます。
さらに、夜間や残業などの割増額の集計が必要となるため、一人ひとりの給与計算は非常に複雑になります。
これらの複雑な計算を効率よく行うためには、勤怠管理システムとの連携が有効です。
勤怠管理システムのなかには、勤怠データを集計したあとに給与計算システムのデータと連携できる機能が備わっているシステムもあります。勤怠データを正確かつ素早く取り込めるため、給与計算にかかる労力を削減し計算ミスの防止もできます。
このような連携機能は給与計算にかかる時間を大幅に削減できるため、担当者の方にとって心強いでしょう。
シフオプの導入でコンプライアンスの強化を
勤怠管理システムの導入によって、効率のよい勤怠管理が可能になり、給与管理にかかる時間を削減することも可能になります。
しかし、労務コンプライアンスを強化するためには、さらなる施策が必要です。
シフト制の従業員が労務コンプライアンスに抵触することなく、安心して働ける環境をつくるためには、シフト作成が重要になってきます。
シフト管理システムの“シフオプ”は、コンプライアンスに抵触するリスクがあるシフトを検知し、アラートで通知する機能が備わっているため、リスクのないシフト作成が可能なうえ、コンプライアンスチェックにかかる時間を削減できます。
シフオプは、シフトデータをcsvファイルとしてエクスポートすることができるため、給与計算システムや勤怠管理システムにcsvファイルを取り込んで、予実管理にも役立てられます。
勤怠・給与・シフトにおいて、効率よくリスクのない管理をするためには、システムの導入が効果的です。
まとめ
従業員が働きやすい職場づくりには、正確な勤怠管理が欠かせません。
コンプライアンス違反や給与の支払いミスなどのリスクを防止するためにも、勤怠管理やシフト管理の体制を整えることが大切です。
システムの導入によって、勤怠やシフトを管理する時間と労力が削減できるだけでなく、企業運営において重要な予実管理にも役立てられるでしょう。
管理体制にお悩みの方は、システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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