毎月大変!店長のシフト管理の負担を軽減する方法とは?

毎月のシフト作成と管理は、店長の抱える重要な業務のひとつです。

シフト管理業務で、思わず頭を抱えてしまう店長は多いのではないでしょうか。


シフト管理をする際には、限られた人員で業務を円滑に行えるように適切な人材配置が必要になりますが、従業員によって、夜間希望だったり平日希望だったりと希望する勤務条件が異なります。

店舗と従業員、どちらの希望も踏まえたうえでのシフト作成は、店長にとって大きな負担となり得ます。


今回は、シフト管理に関する負担を軽減するための方法を紹介します。


目次[非表示]

  1. 毎月店長を悩ますシフト管理
  2. ときには他店からのヘルプも要請する必要がある
  3. シフオプは他店舗へのヘルプ募集も可能
  4. シフト管理システムの導入で店長の業務負担が軽減
  5. まとめ


毎月店長を悩ますシフト管理

店長や店舗の責任者とされる方は、毎月従業員の勤務スケジュールを組む業務を任されることが多々あります。

フルタイム勤務の従業員ばかりで構成された職場環境であればシフトは不要となりますが、働き方の多様化などの影響もあって、アルバイトやパートとして働く人が増えてきています。


2019年に総務省が発表した労働力調査では、2018年、非正規の従業員は2017年と比較して84万人ほど増加し、2,120万人となっていることが発表されています。

同調査内の非正規従業員として働く理由を参照すると、最も多い回答は男女ともに「自分の都合の良い時間に働きたいから」となっており、こちらも前年と比較すると増加傾向にあります。

(出典:総務省統計局「労働力調査(詳細集計)平成30年(2018年)平均(速報)」)


企業にとっても、人手不足を補うための人員として、アルバイトやパートなど非正規従業員は重要な戦力となります。特に、フランチャイズ店やチェーン店などでは、アルバイトやパート従業員を中心に運営している店舗もあるでしょう。


一方で、都合の良い時間に働きたいという声があるとおり、アルバイトやパートとして働く方たちの多くは、勤務時間や勤務日数に関して希望の条件を持っています。

多数のアルバイトやパート従業員を迎え入れている店舗では、一人ひとりの希望就業時間や日数を確認する必要があるため、シフト管理に多くの時間を要することになります。また、それらの希望をきっちり反映しようとすると、さらにシフト管理は煩雑になっていくでしょう。



ときには他店からのヘルプも要請する必要がある

そういった従業員のシフト希望を取り入れると、シフト作成時や業務時間中に、どうしても自店舗だけでは人員が足りないという状況が起こることもあります。


このような場合は、系列店や姉妹店に対してヘルプを依頼し、手伝ってくれる人物を派遣してもらうということもひとつの方法です。


ただし、系列店や姉妹店の人員配置状況を事前に共有しあっていない場合、電話やメールで個別にヘルプの可否を確認する必要があります。よりスムーズにヘルプ可否のやりとりを進めるためには、そういった事態に備えて、あらかじめ複数店舗間で人員配置状況の共有体制を完備しておくといった対策が必要です。



シフオプは他店舗へのヘルプ募集も可能

従業員の希望を踏まえたシフト作成や、他店舗とのシフト共有体制など、すべて手作業で行うのは容易ではありません。

そこでシフト管理における業務効率化の手助けとなるのが、シフト管理システム「シフオプ」です。


シフオプは効率良くシフト作成ができるだけでなく、ヘルプ募集を通知する機能が搭載されています。ヘルプ募集は、自店舗の従業員だけに留まらず、他店舗の従業員へ通知することも可能です。


ヘルプ募集機能を用いた事例では、今までヘルプ関係になかった店舗間でのやり取りが可能となった実績を残しています。また、ヘルプ数が全体の0.1%しかなかった店舗では、システム導入後、22.2%まで向上させたという結果が出ていることからも、多店舗との連携体制の強化は、店舗の運営にあたって重要なポイントのひとつといえるでしょう。



シフト管理システムの導入で店長の業務負担が軽減

シフオプによって、シフト管理におけるさまざまな負担を軽減できます。

シフオプの機能について、簡単に紹介します。


シフト希望の収集

各従業員から申請されたシフト希望を一覧で確認できる機能です。

シフト希望の申請は、パソコンだけでなくスマートフォンからも行うことができます。インターネットに接続できる環境であれば、場所も時間も選ばずに、従業員は気軽にシフト希望の申請が可能になります。

また、申請の期日前には、リマインド通知機能によって申請漏れがないか確認を促すことも可能です。


シフトの作成

従業員のシフト希望を集約したうえで、シフト作成が可能です。

労務規定への抵触リスクがあるシフトに対して、アラートが表示されるようになっています。シビアなチェックが必要な場面もシステムがサポートしてくれるため、働き方が多様化している現代においては心強い機能といえるでしょう。

また、シフト作成と同時に、シフト人件費の自動計算が可能なため、人件費を予算内でまわせているかという確認ができます。


シフトの共有

従業員へ決まったシフトを共有するための機能です。

シフトを確定した際には、従業員全体に自動的に知らせることが可能なため、シフトの確認漏れや共有漏れといったリスクを軽減できます。

また、インターネット環境下であれば、いつでも手軽にシフト確認ができます。


シフトの調整

シフト調整を行うための機能です。

今回触れたヘルプを募集する機能が搭載されており、関係者に対して一斉にヘルプ募集の通知が可能です。また、系列店や姉妹店とシフト情報を共有できるため、互いの店舗の人員過不足状況をWeb上で迅速に確認できます。



まとめ

従業員一人ひとりに対して、希望どおりのシフトで組むことは大変困難です。


しかし、他店舗へのヘルプ募集ができるシフト管理システム「シフオプ」の導入によって、シフト管理への負担を減らすことが可能となります。


他店舗とのやりとりを含め、シフト管理にお悩みの店長や店舗責任者の方は、導入を検討してみてはいかがでしょうか。


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