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シフト作成を効率化するモデルシフトのつくり方

シフト制を採用している職場では、スタッフの希望休や業務内容、人件費などさまざまな要素を考慮してシフトを作成する必要があります。

しかし、複数の勤務形態やシフトパターンが存在する場合、人員調整、人件費の計算が難しいという課題も挙げられます。シフト作成時に「スタッフを何人配置すればよいか分からない」という方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そのような場合、マンアワー予算を参考にしたモデルシフトを作成して活用することで、毎月のシフト作成業務を効率化できます。

この記事では、モデルシフトの概要をはじめ、モデルシフトを適切に作成する方法・ポイントを紹介します。


目次[非表示]

  1. モデルシフトとは
  2. マンアワー予算を参考にしたモデルシフトのつくり方
  3. モデルシフトを作成する際のポイント
  4. まとめ


モデルシフトとは

モデルシフトとは基本となる定型のシフトパターンのことです。3交代制・2交代制といったシフトパターンや各時間帯に必要なスタッフ数などを定型化します。


▼平日の2交代制のモデルシフト例




日勤

9:00~18:00

夕勤

16:00~22:00

合計人数
平日
正社員
1
1
2
アルバイト
1
2
3
土日祝
正社員
2
2
4
アルバイト
3
5
8



▼2交代制(日勤・夕勤)の例

  • 平日日勤:2人(うち社員1人)
  • 平日夕勤:3人(うち社員1人)
  • 土日祝日勤:5人(うち社員2人)
  • 土日祝夕勤:7人(うち社員2人)

モデルシフトを作成することで以下のような効果が期待できます。


▼モデルシフトの作成で期待できる効果

  • スタッフの実績数と必要な人数の差分をひと目で確認できる
  • 売り上げ予算に応じて人件費を最適化できる
  • 担当者の勘・経験に頼らない均一化されたシフトを作成できる

スタッフの人員調整や人件費管理などのシフト管理業務を効率化するために、自社に適したモデルシフトを作成することが有効です。



マンアワー予算を参考にしたモデルシフトのつくり方

ここからはマンアワーや必要人員数などを割り出し、モデルシフトを作成する方法を紹介します。


週間総労働時間予算を算出する

まずは、予算内で人員配置を行うために月間総労働時間を基に週間予算を割り出します。週間総労働時間予算は、以下の計算式で算出できます。


▼週間総労働時間予算の計算式


週間総労働時間予算 = 月間総労働時間 ÷ 営業日数 × 7日


たとえば、月間総労働時間が1,200時間の場合、1,200 ÷ 30 × 7 = 280となり、週間総労働時間予算は280時間です。

※1ヶ月の営業日数が30日の場合


曜日別のマンアワーを算出する

次に、曜日ごとに投入するマンアワー予算を割り出します。


▼曜日別マンアワー予算の計算式


マンアワー予算 = 週間総労働時間予算 ÷ 売り上げ比率合計 × 曜日別の売り上げ比率


計算式に必要となる週間総労働時間予算は先に算出した280時間とします。

店舗によって曜日ごとに繁閑の差が発生するケースでは、売上比率を基に予算を算出する方法が適しています。ここでは、曜日ごとの売り上げ金額の平均を基準にして算出した各曜日の売り上げ比率を基に考えます。

なお、曜日別の売り上げ比率は以下のように算出できます。


▼曜日別の売り上げ比率の計算式


曜日別の売り上げ比率 = 曜日の売り上げ ÷ 曜日別の売り上げ平均高


たとえば、月曜日の売り上げが132万円で売り上げ平均高が120万円の場合、132万円 ÷ 120万円 = 1.1となり、月曜日の売り上げ比率は1.1と算出できます。


▼曜日別の売り上げ比率の例


曜日
合計
売り上げ比率
1.1
0.7
0.8
0.8
0.9
1.4
1.3
7.0


上記の売り上げ比率から月曜日のマンアワー予算を算出してみましょう。

月曜のマンアワー予算計算式は280時間 ÷ 7.0 × 1.1 = 44で44時間と算出できました。そのほかの曜日についても、同様の計算式でマンアワー予算を算出できます。


▼曜日別のマンアワー予算

曜日
マンアワー予算
44
28
32
32
36
56
52


マンアワー予算からスタッフの人数を決める

曜日別のマンアワー予算を算出したあとは、その予算を基にシフトパターンと時間帯別の人員数を決定します。

たとえば、月曜のマンアワー予算が39時間で、日勤・夕勤の2部交代制を採用している場合は以下のような人員投入が可能です。


▼月曜のマンアワー予算が44時間・2部交代制の場合

  • 日勤:8時間 × 3人 = 24時間
  • 夕勤:6時間 × 3人 = 18時間

上記の場合、月曜日のマンアワー予算の合計は42時間となり、予算内での人員を投入できます。


▼月曜日のモデルシフト

月曜日のモデルシフト.


マンアワー予算から割り出した人数をシフトパターンに当てはめていけば、モデルシフトの完成です。



モデルシフトを作成する際のポイント

モデルシフトを作成する際は、以下の3つのポイントを押さえておく必要があります。


①スタッフのスキルを考慮する

モデルシフトを基に人員を配置する場合は、スタッフのスキルや経験なども考慮する必要があります。

一人ひとり対応できる業務の範囲・スキルなどが異なるため、人員数のみに着目してシフトを組むと、現場が円滑に回らない可能性もあります。

特に、新人スタッフが勤務する時間帯にはベテランスタッフがサポートできる体制を整えるとともに、特定スタッフに業務の負担がかからないように配慮することがポイントです。


②個々の事情・人間関係に配慮する

モデルシフトに沿ってシフトを組む際には、個々の事情や人間関係にも配慮が必要です。たとえば、希望休・働く日数・扶養による年収の上限などの事情を考慮しなければなりません。

また、スタッフ間の人間関係にも配慮し、不満を生まないような人員配置も求められます。スタッフの働きやすさに配慮することで労働環境に対する満足度を高め、離職防止やサービス品質の向上につなげられます。


③教育・研修時間を確保する

新人スタッフに対しては、マンアワー予算とは別に教育・研修にかかる時間を確保しておくことも重要です。

入社したばかりのスタッフは、現場の生産性にまだ貢献できない段階といえます。そのため、人員が充実している時間帯や現場が比較的落ち着いている時間帯を教育・研修に充てることがポイントです。

教育・研修で仕事に必要な知識・スキルの習得をサポートすることで、人材の即戦力化につながり、職場の生産性にも貢献できるようになります。



まとめ

曜日・時間帯別の忙しさ、売り上げ予算などを基にモデルシフトを作成することで、勤務可能な従業員を割り当てる際に必要な工数を削減できます。シフトの均一化・標準化ができるほか、管理者の負荷軽減や人件費の最適化にもつながります。

モデルシフトを作成する際は、人件費をはじめ、従業員のスキル・休み希望・人間関係などに考慮することも欠かせません。

シフト管理システムの『シフオプ』では、従業員から収集したシフト希望を基にモデルシフトの自動作成が可能です。売り上げ予算や人件費予算を事前に設定しておけば、人件費を確認しながら人員を調整できます。

また、従業員のスキル、人間関係などのきめ細かな調整は管理者の手動で行えるため、公平かつ働きやすいシフトを作成しやすいのが魅力です。シフト作成・管理の効率化に向けて、シフオプを活用されてはいかがでしょうか。

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