人件費削減のポイントは「シフトの組み方」。コストを押さえるシフト作成とは？
「人件費を削減したい！」
どの経営者であっても、一度は頭に思い浮かべることですよね。
しかし、人員不足が社会問題となっている昨今、これ以上人員を削減できないし、うちでは難しいんじゃないか……。と諦めてしまっていませんか？
「シフト管理」の重要性に気づいた企業は、どんどん人件費削減に成功しています！
シフト管理の重要性と、人件費を削減するシフト管理の方法について詳しく解説していきますので、ぜひ参考にしてください。
人件費を削減したい。シフト管理はできている？
「とりあえず1日〇人以上出勤していれば問題ない」
このように、日ごとの出勤人数だけでシフトを設定していませんか？そもそも「シフト制」の「シフト」という言葉には、配置の変更、切り替え、移動といった意味があります。
シフト制のメリットは、1日の労働時間を固めることなく、ランチタイムなど忙しくなる時間帯に従業員を厚く、夕方前の来店客が落ち着く時間帯は少人数といった具合に、人数だけでなく勤務時間の調整ができる点にあります。
そのため、1日ごとの人件費の計算ではなく、時間ごとの人件費の計算をする必要があります。シフト確定の段階で、人件費も確定するということを覚えておきましょう。
人件費を抑えるコツ
人件費の管理とほぼ同じ重要性をもつシフトの管理について、ここではシフトを作成する前に必要な2つのポイントについて解説していきます。
1日あたりの人時売上高を出す
人時売上高とは、従業員一人に対する1時間当たりの売上高のことで、売上高から総労働時間を割った数字です。
人時売上高＝売上高(¥)÷総労働時間(h)
例えば10人の従業員が5時間労働した店舗で、売上高が10万円だった場合の人時売上高は、
100,000円÷（10人×5時間）=2,000円/h
となります。
この店舗の粗利率を60%とした場合、2,000円×60％＝1,200円が従業員一人当たりの1時間で稼いだ粗利となります。
ここから運営にかかる諸経費を引くため、2000円/hのままでは利益を出すのが難しいかもしれません。
仮に人時売上高を2500円/hに上げるには、売上高を25,000円増やすか、労働時間を10時間減らす必要があります。
このように、人時売上高の目標を設定し、その上で具体的に何時間減らすべきなのかを考えることが、人件費を減らすシフトを組む重要なポイントです。
また、シフトを考える際には、従業員一人一人のスキルや生産性を把握して、偏りのない配置を考える必要があります。
短時間で働ける人材の確保
多くの人材管理者は、一日にできるだけ長時間働いてくれる従業員を求める傾向があります。
一日で長時間働いてくれる人材は、スキルが比較的早く向上してくれるというメリットもありますが、人件費のことを考慮するとその人材を雇うのにはデメリットもあります。
長時間働く従業員には、「一日あたりの給与」をできるだけ多くもらいたいという気持ちで働いてくれていますが、人件費を減らしたい人材管理者は「一日あたりの給与」ではなく、「時間単位の給与」で考える必要があるのです。
そのため、一日に2～3時間しか入れないという従業員のほうが、時間単位での切り替えが容易なため、人件費削減に大きく貢献します。
もちろん長時間働ける人材も大切ですが、忙しい時間にだけ来てくれるような人材確保も大変重要なのです。
コストを抑えたシフト作成には管理ツールが必須
ここまで紹介してきた人件費削減のコツには、実は大きな問題があります。
これらの時間単位のシフト管理には、「わかりやすく確実なシフト表」が絶対条件なのです。
「わかりやすく確実なシフト表」とは、労働者一人ひとりの労働時間が、どの時間に人が足りないのか、その日の人件費はいくらなのか、などが一目見てわかるシフト表のことです。
これを手作業で作ろうと思うと、提出された希望シフトからシフトを作成するには時間がかかってしまうことに加え、時間単位のシフトを組むのは複雑で、ミスがあると大きな損失となってしまう可能性もあります。
そのため、シフト作成の段階で人件費を削減しようとする企業の多くは「シフト作成ツール」を利用しています。
ここからはよく利用されているシフト管理ツール「シフオプ」のシフト作成の流れを紹介します。
シフト提出
シフオプではスマホやPCからシフトの提出が可能です。
締め切り前になると自動でリマインドメールを送る機能もあるため、提出遅れを減らすことができます。
シフト作成
シフト作成画面では、従業員別・日別・月別などの切り口で出勤人数・時間・人件費が一括で確認することができます。
（図）シフオプのシフト管理画面
また、人員がどの時間に足りていないのか、余ってしまっているのかも、視覚的に把握できる機能もあるため、時間あたりのシフト管理が組みやすくなっています。
シフト共有
シフトが確定すると、従業員へ自動的に通知が届きます。
シフト表はスマートフォンやモバイルサイトで共有が可能です。
まとめ
人件費削減には、計画的なシフト作成が重要です。出勤人数でシフトを作成するのではなく、人時売上高を使った目標設定や、時短勤務者を活用して労働時間でシフトを作成しましょう。
ただし、労働時間を不用意に減らすことや、細かすぎるシフトの強要は従業員との関係を悪化させてしまいます。
シフト管理の方針を変更する場合には、従業員としっかり相談した上で、両者が納得できるシフト調整を行うことが重要です。
シフオプのお問い合わせはコチラからどうぞ。
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