勤怠管理だけじゃない！簡単シフト作成ができるツールで業務を効率化しよう
シフト制の職場は働きやすい一方で、シフト調整に苦労されている方も多いのではないでしょうか？管理している方にとっては、月末は勤怠管理・給与計算・シフト管理、と業務が集中するので毎月大変ですよね。
今回はそんな方に向けて、勤怠管理とシフト作成が同時にできるツールをご紹介します。
勤怠管理はクラウドの時代に
一昔前までは、勤怠管理といえばタイムカードが主流でしたが、現在では多くの企業がクラウドを導入しています。
クラウドは、スマートフォンアプリやパソコンから手軽にデータ入力・変更・参照ができ、変更履歴が残るのが特徴です。これにより、データを探す手間が省けるうえ、入力や変更ミスなどがわかりやすく、間違いを防止するのにも役立っています。
シフト作成は今でも大変？
勤怠管理はクラウド化しても、シフト作成は手作業で毎月作っている、という企業も多いのが現状です。
勤怠管理システムは基本的に勤務時間を打刻するのがメインで、シフトの作成や管理ができるツールではありません。システムの付属機能を流用するにしても、当日の急な欠勤や早退、直前になって出勤可能になった従業員の調整が難しく、シフト作成は手作業の場合も珍しくありません。
しかし、手作業での作成はやはり手間がかかりますし、ミスが出やすくなります。業務効率化のために、シフト管理もクラウド化するのがおすすめです。
シフト管理システムの導入でできること
最近では、シフト管理システムが進化し、さまざまな機能が追加されています。
シフト管理システムの主な特徴を紹介します。
①シフト希望を集計しやすい
従業員のシフト希望の受付先をシフト管理システムにすることで、管理者側が従業員一人ひとりにシフト希望をヒアリングする必要がなくなります。提出していない従業員がいるかどうかも一目でわかりますので、これまでシフト作成にかかっていた手間もなくなります。
②人件費を自動計算してくれる
シフト管理システムは、シフト作成時に人件費を自動計算してくれる機能があります。日別、店舗別での人件費を可視化し、最適な人員配置調整ができるので、現場のシフト管理スキルの向上にもつながります。
③人員過不足を加味して複数の現場と連携できる
複数店舗を運営している場合、他店舗から応援を呼んだり、逆に派遣したりということはよくあります。シフト管理システムは現場間でシフトの情報を共有できるため、店舗間の管理も簡単です。
どの店舗も人員不足の場合は、従業員全員にヘルプ募集の連絡を一斉送信できるシフト管理システムもあります。
④長時間労働をしていないか可視化できる
サービスの質を保つためには、職場の働きやすさを改善し、従業員の健康に気を付けることも重要です。
シフト管理システムでは、労務規定違反や連日出勤などリスクの高いシフトに警告を表示できます。1週間に2回以上の深夜勤務をしてはいけない、といった企業独自の設定も可能です。手作業だと見落としてしまいがちなポイントですが、システム化することで見落としなく設定できます。
⑤シフト共有を自動化できる
シフトが確定できたら、従業員には自動で通知が送られます。
シフトはインターネット環境があれば確認できますし、印刷して貼りだせるよう、日別・従業員別などに分けた印刷機能があるシフト管理システムもあります。
⑥メッセージ機能で連絡が取りやすい
連絡先が従業員の個人的な連絡先しかない場合、個人情報管理も必要になります。プライバシーの観点から、個人情報を教えたくない従業員もいるかもしれません。
シフト管理システムではメッセージ機能があるため、シフトに関するメッセージをやりとりできます。
シフト～勤怠管理を一括化しよう
シフト管理と勤怠管理を連携し、業務効率を上げることも可能です。リクルートジョブズの「シフオプ」では、作成したシフトをCSV形式でダウンロードできるのが特徴です。勤怠管理システムにはCSV読み込み機能があることが多く、既に導入済の勤怠管理システムにCSVを読み込ませるだけで一括化できます。
まとめ
シフト作成やシフト管理は重要な業務ですが、同時にかなり手間がかかる面倒な作業でもあります。毎月の業務過多にお困りの方は、一度検討してはいかがでしょうか。
シフオプのお問い合わせはこちらから。
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