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“クラウド型システム”なら、勤怠管理・給与計算・シフト管理を低コストで効率アップ!

全従業員の勤怠管理と、毎月の必須作業である給与計算はどちらも企業と従業員を支える大事なルーチン業務です。

しかし、その負担と責任の重さから「毎月給与計算の時期になると残業が増えてしまう」といった担当者の方も少なくありません。勤怠管理や給与計算は業務効率化のため、負担を軽減したい作業の代表格です。 

業務の効率化といえば真っ先に思いつくのが“システムの導入”ですが、システムの導入にあたって一番の懸念事項といえば導入・運用に関わるコストではないでしょうか。気になるコストも、“クラウド型システム”なら低価格で使用できるサービスが多数展開されています。

目次[非表示]

  1. アナログの勤怠管理や給与計算には課題が山積み
  2. 勤怠管理と給与計算はクラウド型システムにお任せ!クラウド管理のメリットとは?
  3. シフト作成から給与計算まで、労務管理を連携して便利さUP
  4. シフオプでシフト作成も連携を
  5. シフト管理ツールの導入事例
  6. まとめ


アナログの勤怠管理や給与計算には課題が山積み

勤怠管理でよく用いられるタイムカードは多くの企業が導入していますが、勤怠管理システムと比較した際にアナログ管理には以下のような課題があります。


①ミスの防止が困難

基本的にアナログ管理はすべてが手作業です。
従業員の勤怠や休日の記録などを紙面からエクセルなどに転記する際、誤入力や入力漏れが起こる恐れがあります。
誤りに気付かないまま処理を進めてしまうと、修正や確認作業に時間と労力が取られてしまいます。


②コンプライアンスの脆弱性

企業においてコンプライアンスは経営の根幹ともいえます。しかし、適切なチェックを行えていないことから過度な長時間労働や休日不足などが起きてしまうことがあります。
タイムカードやシフト勤務予定表のようなアナログ管理だけでは、時間外労働や休日出勤に気付きにくいばかりでなく、人件費の増大もチェックしにくくなります。

また、勤怠記録を締めたあと、あるいは給与計算時にはじめてコンプライアンス違反が発覚するケースもあるでしょう。企業の健全性が問われる現在、長時間労働といったリスクの高い要素のチェック機能がない勤怠管理はリスク回避に力不足ともいえます。


③計算ミスが発生しやすい

タイムカードのようなアナログな勤怠の記録をもとに、人の手で給与計算をする場合、計算ミスが起こりがちです。

とくに、残業時間に関しては深夜・休日・時間外など条件の異なる割増率を個別に計算する必要があるため、作業の煩雑さからミスを重ねてしまう可能性も高まります。


④コストが可視化しにくい

シフト制の職場では、記録をベースにした業務量の予測によって人員数を決めているケースも多いでしょう。
アナログ式のタイムカードは個人の勤怠記録のため、職場全体の人件費コストが可視化されにくく、効率化の妨げになってしまう場合もあります。



勤怠管理と給与計算はクラウド型システムにお任せ!
クラウド管理のメリットとは?

アナログ管理では煩雑でミスが起きるリスクの高い勤怠管理や給与計算。しかし、自社で管理システムを構築するのもコストがかかります。
これらの業務をクラウド型システムを活用して複数のシステムと連携することで、アナログ管理で起きがちな課題を解決できます。
さらに、アナログ管理では決して得られないメリットもあります。


低コストで導入可能

クラウド型システムとは、インターネットやネットワークを通して利用できるシステムのことを指します。

インターネット環境さえあれば、パソコン、タブレット、スマートフォンなど既存の機器で簡単に利用できるため、場所や時間にとらわれることもありません。クラウド型システムの性質上、自社でシステムを構築する必要もないため、導入コストを抑えられます。


迅速に運用開始

設計・開発などの作業工数が少なく、専用の機器を設置する必要もありません。そのため、導入から運用開始までの時間が短く、迅速に運用を開始できます。


管理の負担軽減

いつでもどこでもデータを確認できるのも、クラウド型ツールの魅力です。
インターネットを利用したシステムのため、移動の途中や出張先などでも確認できます。
“本社で会議に参加するため電車で移動中“や“外出先での空き時間”など、すきま時間を利用した作業も可能です。
また、クラウド型システムは同時に複数人が使用できるため、リアルタイムの情報共有が可能となります。臨機応変な対応が求められる状況でも力を発揮。最新の情報をインターネット上で利用できることで、確認や調整といった作業が必要な管理者の負担が大幅に軽減します。


他システムとの連携が可能

現在展開されているクラウド型システムには、他のシステムとの連携可能なサービスも少なくありません。システムを連携することで作業の効率化を図ることが可能となります。
たとえば、勤怠管理システムと給与管理システムを連携させると給与計算のための手入力は不要になるほか、自動で取り込むため、転記ミスや計算ミスがなくなります。



シフト作成から給与計算まで、労務管理を連携して便利さUP

労務管理の合理化を進めるために、勤怠管理や給与計算のクラウド化が有効であることが広く知られるようになってきました。とくに、シフト制の職場ではシフト管理もクラウド型システムを導入することで、より一層の合理化を進められます。


予実管理を一元化

人件費の予算管理はシフト管理システムで、実際に発生した費用は勤怠管理で、というふうに2つのシステムを連携させることで、予算・実行を一元化できます。予実の一元化は、将来のシフト計画や人員配置、人材確保の必要性などの判断に役立ちます。


大人数・多店舗に対応

同時に複数人で使用できるため、多人数や多店舗展開の企業のシフト状況を俯瞰で見ることができます。全体の人員の過不足なども一元管理でき、店舗間での協力や人件費の管理が容易になります。そのため管理職の事務作業を減らし、マネジメントの必要な場面に注力できます。


総人件費を可視化

売上や業務量のデータから日々必要な人員数を予測、日ごとの総人件費を可視化します。データに応じてシフトを作成できるため、人件費の最適化に貢献します。



シフオプでシフト作成も連携を

リクルートが展開するシフト管理システム“シフオプ”には、多店舗や複数部門の人員を一元化し、まとめて管理できる複数店舗管理機能を搭載しています。複数の管理者で運用し、それぞれの立場で情報を共有しながら従業員のシフト管理ができるメリットがあります。
 
また、作成したシフト表のデータはCSVで出力できるため、他のシステムとの連携が可能です。給与管理システム側のCSVの読み込み機能を利用すれば、シフオプを導入するだけで給与管理システムとの連携が可能。シフオプで作成したシフトを実績に合わせて修正したデータを連携することで正しい給与計算も行えます。

さらに、シフオプはコンプライアンスリスクにも対応しています。長時間労働や連勤といったリスクの高いシフトに警告を表示する“アラート機能”を搭載。安全性の高いシフトを作成できるため、コンプライアンスの徹底に役立ちます。


シフト管理ツールの導入事例

人気ハンバーガーショップ“FRESHNESS BURGER”を経営する、株式会社フレッシュネスがシフオプを導入した際の事例をご紹介します。

シフオプ導入事例_フレッシュネス様

株式会社フレッシュネスでは、急激な業容拡大で店舗が増加、一人の店長が複数店舗を管理するようになり、事務的な作業も含めて多くの作業に追われていました。また、各店舗の現場責任者であるマネージャーと店長、また各店舗のマネージャー同士での情報共有がしづらく、合理的な店舗運営の妨げになっていました。
 
そこで、株式会社フレッシュネスは、シフオプを導入。
予算と売上予測から算出したシフトごとの必要人数を参照できる"モデルシフト機能"や人件費の自動計算などの機能を使用し、シフトを作成の労力を軽減。労務管理の合理化を図りました。
 
複数店舗を管理する店長は、シフオプの共有機能を使用して各店舗のシフトを短時間で閲覧・比較。従業員の過不足を店舗間でフォローしあい、効率的な人員配置を行えるようになりました。店舗間のヘルプの活用で余裕のできた時間で、従業員とのコミュニケーションや経験、スキルの差などにも目が向けられるようになりました。 
一方、店舗経営とのバランスを考慮し、シフトの管理やチェックを行うマネージャーは、シフオプで算出される人件費をもとに、日々のシフトをバランス良く管理できるようになりました。現場のデータをスムーズに入手できるため、業務の合理化・効率化に役立てられるようになりました。 



まとめ

勤怠管理・給与計算・シフト管理は、労務の柱ともいうべき業務です。
人の数と力が戦力となるサービス業などでは、従業員のモチベーションや品質の向上に直接的に関わってくるため、ずさんな管理を続けていると業績にまで悪影響を及ぼす可能性もあります。

圧縮できるコストは圧縮し、圧縮できない業務にリソースを集中、効率的でありながら余裕のある運営をしたいものです。業務量や勤務時間において、ときに柔軟な対応が求められるシフト制の職場では、情報共有しやすいクラウド系ツールに大きなメリットがあるといえるでしょう。 


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