シフトに必要な人数はどのように計算するべき？
人件費管理や業務効率化のカギとなるシフト作成。
シフトを作成する際には、時間帯ごとの必要人数を適切に割り当て、売上目標に即した人件費の上限を考慮する必要があります。
しかし、多くのアルバイト・パートタイマー従業員が活躍している職場では、勤務日数や時間帯など従業員個々の事情を酌まなければならず、シフトに必要な人数計算が複雑化しているとお悩みの方も多いのではないでしょうか。
本記事では、シフトに必要な人数を算出するテクニックを解説します。
シフト作成の難関「必要人数の算出」
シフトを作成するにあたり、必要な人数の算出はとても重要な作業です。
しかし、従業員の希望や現場の状況などを考えているうちに、店舗の利益や人件費について適切に対処できていないというケースもあるでしょう。
考慮すべき点が多いため難しく捉えられがちですが、シフトに必要な人数を調整する際は、“人員の確保”と“利益の確保”の二つに重点を置いて考えてみましょう。業務をスムーズに回せる充分な人員を確保しつつも、利益を圧迫しすぎないよう、人員確保や原価にかかるコストは無理のない程度に抑えることがポイントです。
また、シフトに必要な人数は、業種や店舗、時間帯などさまざまな条件によって異なるため、自社に合わせた算出方法で調整しましょう。
次項からは、シフト制を導入することの多い、飲食店とコールセンターの人数計算方法を紹介します。
飲食店はFL比率を目安に
従業員の人数を算出するにあたって、飲食店の場合は“FL比率”を参考にしてみましょう。
FL比率とは？
FL比率は、主に飲食店で活用することの多い経営指数です。
Fは“Food（材料費）”、Lは“Labor（人件費）”を表し、それぞれが売上高に対してどれくらいの割合を占めているかによって、店舗の経営状況を把握することができます。
単体で見たときの一般的な目安としては、F（材料費）が売上高の30％以内、L（人件費）が20％以内とされています。
FとLを合計した金額を“FLコスト”と呼び、FL比率を求める際は、FLコストを使って計算します。
FL比率計算式
FL比率の計算式は、
FL比率 ＝ FLコスト（ F + L ） ÷ 売上高 × 100
となります。
たとえば、ひと月あたりの金額が、
F（材料費） ・・・ 95万円
L（人件費） ・・・ 60万円
売上高 ・・・ 310万円
だった場合、計算式に当てはめると、
50 ＝ 155万円（ 95万円 + 60万円 ） ÷ 310万円 × 100
となり、FL比率はちょうど50％となります。
良い利益率を維持するには、FL比率を50％以内に抑える必要があるため、この場合のFL比率は一般的な目安の範囲内となります。
この算出方法により、材料費に余分な支出はないか、人件費の比率が高すぎていないかという点が判断しやすくなり、売上高に対する適正な人数でシフト調整を進めることができます。
経営戦略を立てる際の参考にもなるため、現在の経営状況はどうなっているのか一度FL比率を算出してみてはいかがでしょうか。
コールセンターはアーラン式で計算
次に、コールセンターの場合に有効とされる“アーラン式”について紹介します。
アーラン式とは？
アーラン式とは、発着信の回数や通話時間など数種類の情報を用いて、コールセンター運営の目安となる指標を算出する計算方法です。
計算式には、大きく分けてアーランB式、アーランC式の2種類があります。
アーランB式は、コールセンターに必要な電話回線数を算出する際に用いられ、アーランC式はコールセンターに必要な座席数（オペ―レーター数）を算出する際に用いられています。
アーランC式計算方法
アーランC式は、手計算ではかなり手間のかかる数式になるため、Web上に公開されているアーランC式計算ツール等を利用することをおすすめします。
アーランC式で計算するために必要なのは、KPIと呼ばれる“目標値”です。以下3つの目標値をそれぞれ出しておきましょう。
・平均通話時間 と 平均後処理時間の合計時間
・1時間または30分あたりのコール数
・お客様の待ち時間
これらを計算ツールに当てはめることによって、目標値に対して妥当な人数を算出できます。
しかし、現場では通話時間中のイレギュラーや、一時的な大量入電、オペレーターの欠勤などさまざまな事態が発生するため、現場の事情を最優先に考えて、参考程度に捉えると良いでしょう。
必要人数を意識しながらのシフト作成は困難
従業員のシフト希望を取り入れ、さらに必要人数を意識するとなると、シフト管理が煩雑になりがちです。そのようなときに検討したいのが、シフト管理システムの導入です。
シフト管理システム“シフオプ”は、シフト管理に特化した多彩な機能が搭載されているため、煩雑なシフト管理業務の負担を軽減することが可能です。
たとえば、“モデルシフト表示”機能によって、必要人数に対する人員の過不足がひと目で把握できるようになったり、シフト人件費の自動計算が行われることによって、人件費の最適化が可能になったりと、シフト管理をサポートしてくれる機能が充実しています。
正確かつ効率的にシフトを作成できるシフオプは、必要な人数の管理にお悩みの方におすすめです。
まとめ
シフト作成の際に考慮すべき点や、飲食店・コールセンターにおける必要人数の算出方法を紹介しました。
シフトを作成するコツはたくさんありますが、大切なのは、業務が円滑に回っているか、人員数に余剰はないかといった現場の状況を把握することです。現場の事情を考慮しつつ、ご紹介した算出方法を活用して、納得できる必要人数の確保につなげましょう。
シフト管理に特化したシフオプは、必要人数や人件費以外の部分でも、労務規定違反シフトへのアラート、希望シフトの自動収集など、シフト作成を助ける機能が充実しています。
シフト作成にお悩みの方は、シフオプの導入をご検討してみてはいかがでしょうか。
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