シフト管理の課題解消！シフト管理システムでできることとは？
サービス業の多くは、シフト制を導入している企業がほとんどだと思います。
シフトの完成までには、希望休の収集・反映、予算に合わせた人件費の調整、時間ごとの人員配置など、作業は多岐に渡ります。
さらに、長時間労働などが問題視されている今、労務規定に沿ったシフト作成も必要です。
従業員の希望が反映されていなかったり、労務規定に抵触したりするシフトが続くと、従業員が職場に対して不満を持ちやすく、ときには離職へとつながりかねません。
シフト作成の効率化、そして従業員の働きやすさに配慮するためには、シフト管理の見直しが重要ではないでしょうか。
ここでは、シフト管理の課題を解決できる、シフト管理システムの特徴についてご紹介します。
シフト管理の課題とは
従業員のシフト希望を回収し、業務内容や人件費なども考慮してシフトを組むことは、シフト管理者にとっては大きな負担です。
シフト管理の課題は、大きく分けて3つあります。
①シフト表の集計と作成
正社員だけでなくアルバイトやパートタイマーを多く抱えている企業では、シフト表を作成するだけでも大変な手間がかかります。
雇用形態が異なったり、扶養内で働きたい人・たくさん働きたい人がいたりと、それらを考慮しながらシフトを組むことは困難です。
さらに、シフト希望の提出を忘れてしまったり、期限を過ぎてから提出されたりすることもあるでしょう。
学生アルバイトであれば、学校行事や長期休暇でまとまった人員が抜けてしまうこともあります。
このように、従業員の希望条件や労働時間を確認しながら進めなければいけなかったり、提出期限にシフトを回収できないことがあったりと、課題は山積みです。
②人件費の計算
もうひとつの課題は、人件費の計算です。
原価のなかでも大きな割合を占める人件費は特に、予算内に抑えることが重要になってきます。
勤務年数や能力によって時給が異なる場合があるため、従業員それぞれの時給で計算する必要がありますが、従業員の数が多いほど比例して作業時間がかかり、業務効率が下がってしまうという課題があります。
シフト作成とともに、予算内で収まっているかどうかの確認や、予算を超える場合はシフトを再度調整する必要があるため、骨の折れる作業のひとつといえるでしょう。
③従業員の配置
3つ目の課題として挙げられるのは、従業員の配置です。
シフト管理者は、あらかじめ人件費の予算や忙しさを考慮したうえで、どれだけの人材が必要になるのかを予測しながら人員配置する必要があります。
そこで頭を悩ませるのは、従業員の業務担当や能力レベルによってシフトを組まなければならないということです。
飲食店の場合、「ホール」「キッチン」「レジ」といった業務担当を振り分けながら、「平日はお昼に人材を増やしたい」「土日は夜をメインに人材を入れたい」など、忙しい日とそうでない日を予測して各ポジションに必要な人員を配置しなければなりません。
しかし、従業員の欠勤や予期せぬ忙しさによって、急遽人員不足になってしまうこともあるでしょう。適切な人員配置ができていても、人員不足が起こると穴を埋めるための対応に追われ、シフト管理者は手が回らない状態になることもあります。
シフト管理に費やしている「時間」が一番の課題
シフト管理の課題において共通して言えることは、「従業員個々の事情を把握することが難しく、管理に時間がかかる」ということです。
従業員の人数が少ないうちは対応できていても、従業員が多くなればなるほど勤怠管理が煩雑になり、シフト管理に時間を要してしまいます。
シフト作成以外の業務もこなさなければならない管理者にとって、シフト管理で多くの時間を取られることは、業務効率に影響します。
シフトの開示が遅れることで欠勤が増えてしまったり、適切な人員配置ができていなかったりすると、業務の質やサービスの低下、ひいては従業員のモチベーション低下にもつながりかねません。
これらの問題は、企業の利益を左右する要因になりかねないため、管理者はできるだけシフト管理にかかる手間を削減する必要があるでしょう。
シフト管理システムの導入で課題を解決
シフト管理の課題解消は、安定した企業の運営や従業員が安心して働ける環境づくりにつながります。
シフト管理システム「シフオプ」は、上記に述べたようなシフト管理の課題を解消し、シフト作成をアシストする豊富な機能が搭載されています。
希望休の収集と転記・人件費計算が簡単にできる
紙やエクセルでのシフト管理でむずかしいのが希望休の収集と反映です。
特に紙での管理の場合、全従業員の希望休を手作業で転記しなければならず、期限を過ぎて提出された場合は、その都度変更も必要になります。
シフオプは、このような面倒な作業は不要。収集したデータを管理画面上へ自動的に集約することができ、時間調整や変更も手軽に実現できます。
また、シフト作成の際は、シフト人件費が自動で計算されるため、手間のかかる「人件費の計算」というタスクを減らすことが可能です。
スマートフォンにも対応
シフト希望の提出漏れやシフトの共有ミスといった課題も、シフオプが解決できます。
シフオプはPCだけでなく、スマートフォンにも対応しており、従業員は自身のスマートフォンからシフト希望を提出することが可能です。
また、完成したシフトは全従業員宛に一斉共有できるほか、シフト希望の提出日が近づくとリマインドの一斉通知を送ることも可能です。
また、急な欠員が出た場合のヘルプ募集も、従業員へ一斉通知できるため、人員不足対策としても有効と言えます。
人員不足を可視化することで採用効率を向上できる
シフオプは、「どの時間に人が余っているか」「どの時間に人が不足しているか」を可視化できます。
これにより、採用が必要な時間帯や人数を正確に把握でき、スムーズに採用活動を行うことができます。
アナログ管理では把握しづらい人員の過不足も、デジタルツールによって、会社の採用戦略にも役立ちます。
まとめ
シフオプを活用してシフト管理を行うことで、管理者だけでなく従業員にもメリットがあります。紙やエクセルで管理していた手間や時間の削減にもなり、業務効率化にもつながります。
サービス向上や従業員教育などに力を入れるためにも、シフト管理にかかっている手間を省くことが重要なポイントのひとつといえるでしょう。
適正なシフト管理によって、従業員へ長時間労働といった負担をかけることも防止できます。
働きやすい環境を構築するためにも、シフオプでシフト管理を見直してみてはいかがでしょうか。
シフオプのお問い合わせはこちらから。
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