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締日直前は大変!エクセルでの勤怠管理のメリット・デメリット

勤怠管理をエクセルとタイムカードで行うのはとても手軽です。一方、締日の作業が大変など、デメリットもあります。ここでは、タイムカードとエクセルを使った勤怠管理の一般的な方法と、その方法によるメリット、デメリットについて詳しく説明します。また、タイムカードとエクセルを使った勤怠管理における課題を解決する新しい勤怠管理の方法についても解説していきます。


目次[非表示]

  1. タイムカードとエクセルの組み合わせは定番
  2. エクセルでの勤怠管理のメリット
  3. エクセルでの勤怠管理のデメリット
  4. 勤務時間の管理のみならず、雑務の負担を軽減させていくことが重要
  5. まとめ


タイムカードとエクセルの組み合わせは定番


タイムカードとエクセルだけで勤怠を管理する方法は非常にシンプルです。日々の勤怠は、出勤時と退勤時にタイムカードで打刻するだけ。従業員にとってはとても楽です。締日になると、タイムカードの打刻内容を勤怠管理者がエクセルに転記し、作業時間を集計することで、給与計算ができる状態になります。


しかし、従業員数が増えると、勤怠管理者の負荷が増える点が問題です。また、タイムカードに転記したエクセルの内容をチェックする仕組みがないと、エクセルの値を操作できてしまうため、不正の余地がある点も難点です。


エクセルでの勤怠管理のメリット


エクセルで勤怠管理をするメリットをまとめると以下の通りです。


・無料のテンプレートもあり、ソフトを買わなくてもいい

・従業員にはタイムカードでそのまま対応してもらえばいいから楽

・出勤退勤などの打刻もれがひと目でチェック可能

・国の規定している通りの勤務管理


新しいソフトウェアやシステムをそろえなくても勤怠管理ができるという点は、とても大きなメリットです。エクセルには無料のテンプレートがついているので、それを利用してすぐに勤怠管理ができます。従業員はタイムカードの操作のみで他にすることはないため負担は少ないです。


また、「タイムカードをひと目見れば打刻もれがわかる」というのもメリットといえます。国が勤怠管理として必要としている要素にタイムカードがあるため、タイムカードを使った勤怠管理は、「国の基準に則った勤怠管理として体裁が整っている」ということもメリットのひとつです。


エクセルでの勤怠管理のデメリット


エクセルでの勤怠管理にはデメリットもあります。


・計算エラーが起こりうる

・エクセルファイルの破損の可能性がある

・集計の手間がかかる

・不正の余地がある

・会社全体の勤務状態がどうなっているのか把握しづらい


人の手を介するため、計算ミスやエラーの起きる可能性が高くなります。締日の集計作業は非常に大変で時間を取られる人が出てくるのもデメリットといえるでしょう。


また、会社全体の勤務状態を把握できず、労務管理がしづらい点も問題です。4週4日や36協定などを確認するには、過去の勤務状態も俯瞰して見えるような仕組みになっていないと管理は難しいでしょう。


勤務時間の管理のみならず、雑務の負担を軽減させていくことが重要


勤怠管理をタイムカードとエクセルだけで行うメリットとデメリットを見てきました。勤務時間の管理以外にも、シフトや出勤簿の作成、本部・他店舗との連携などのバックオフィス業務が、本来の業務を圧迫しているケースは間々あります。


従業員が多く、誰がどういう勤務状態かを把握するのが難しい場合、勤怠・シフト管理を総合的にサポートするシステムやソフトウェアの導入は必要です。


勤怠管理システムなら、打刻データを自動的に保存し、リアルタイムに従業員の勤務状態が把握できます。また、4週4日や36協定など、法律に違反しているような勤務予定になっていないかどうかのチェックも自動的に行うシフト管理システムもあります。


このようなシステムは、大きくなった組織の勤怠管理と給与計算、労務管理を一手に引き受けてくれるため、これらの処理や管理に割いていた時間とコストの削減が可能です。システムを導入することにより、本来の事業活動に割り振ることができ、生産性の向上にもつながるといえるでしょう。


労務管理で、システムやWebサービスに任せられるものはどんどん任せて、その分のリソースを事業活動の方向に再配置することで、さらなる事業の発展を目指しましょう。


まとめ

エクセルとタイムカードだけで勤怠管理をすることのメリットとデメリットを紹介しました。シンプルで最低限のコストで勤怠管理を実現する点はこの方法のメリットですが、人の手を介した計算にはミスがつきものです。また、残業時間や休日出勤などの労務管理チェックはタイムカードを直接見ないとわからないため、労務管理がしづらい点は大きなデメリットといえます。


勤怠管理やシフト表の作成、給与計算に労務管理などは、専用のシステムや管理ツールを取り入れることで、より効率化が可能です。組織がある程度大きくなってきたら、勤怠管理システムやシフト管理システムなど、専用のシステムやサービスの導入を検討しましょう。


まだ、組織が大きくなり過ぎないうちに労務管理などの間接業務の効率化に踏み切ることで、大きな組織になってもスムーズな労務管理が実現できます。これらの情報を踏まえたうえで、自社の状況を考えるための参考材料としてください。


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