シフト管理で業務効率の向上を図る！複数人を上手く配置するコツとは？
アルバイトやパートとして働く従業員を雇用している企業では、シフト制を採用していることが一般的です。しかし、希望する勤務日数や時間帯が異なる従業員のシフトを管理する負担はとても重く、シフト管理者の業務効率にも影響してきます。
シフト管理における負担を分散するため、複数人でシフト管理を行っているという場合もあるのではないでしょうか。
人手不足が深刻となっている現在では、人材採用に力を入れるだけでなく、限られた従業員でいかに業務効率を高めるかが重要といえます。
シフト管理に膨大な時間と労力を費やしている方は、シフト管理体制の見直しを行い、業務効率の向上を検討してみてはいかがでしょうか。
ここでは、業務効率を高めるシフト作成のコツや、おすすめのシフト管理ツールを紹介します。
業務効率の鍵は適切なシフト管理
シフト管理にあたって、適切な人員配置や希望シフトの収集・反映という作業が必要になります。
従業員の数が多くなると、シフト管理にかかる負担も比例して増えてしまいますが、シフト管理をおろそかにしてしまうと、業務を回すための人手が足りなくなったり、過剰な人員配置によって人件費予算を超えてしまったりとミスが起きやすくなり、業務効率低下の原因ともなり得ます。
業務効率を向上するためには、シフト作成にかかる時間と労力を削減するとともに、人件費予算内での適切な人員配置、従業員の希望を汲んだシフト作成が重要といえます。
また、シフト管理体制の改善は、業務効率を高めるだけでなく、従業員のモチベーション向上や定着率向上にも関わってきます。
人員不足によって従業員に無理なシフトを作成してしまうと、病気による欠勤や業務ミスなどが起きるリスクも高まります。
こうしたリスクを避け、従業員のパフォーマンス力を最大限に活かせる環境を整えるためには、適切なシフト管理は必要不可欠といえるでしょう。
シフトの組み方にはコツがある
シフト管理を行うときには、その時間帯ごとに配置できる人数と人件費の双方を考慮する必要があります。まずは時間帯ごとに必要な人数と、チーム・グループごとの配置人数を明確にしましょう。
そして、シフトを組む際には、ほかにも気を付けておきたいことがあります。
①従業員の公平性を保つ
従業員のシフト希望をすべて反映することは難しいかもしれませんが、「いつも同じ人の休み希望が通っている」「自分だけ土日に休みが一切ない」となると、従業員の不満が溜まりやすくなります。
重要なのは本人の希望や事情を配慮しながら、すべての従業員に公平性が保たれていることです。
シフト希望を聴取する際には、「休み希望は月3日まで」といったルールを設けるなど、従業員による待遇差が生まれないように心がけると良いでしょう。
また、採用時にどの時間帯に勤務したいかという希望の聴取も必要です。
あらかじめ出勤できない日が決まっている人に関しては、できるだけ事情を考慮して対応し、ほかの従業員に不満が出ないようなフォローが大切です。
②希望を聞いて柔軟に対応する
従業員の定着率を高めるためにも重要なのが、希望のシフトにできるだけ柔軟に対応することです。すべての従業員の希望を必ず反映させるということではなく、家庭の事情による急なシフト変更や、旅行などで長期休暇を取得するなど、イレギュラーな場合においても、本人の希望に耳を傾けることが大切です。
大事なときに融通がきく職場環境を整えることによって、長く働きやすい職場となり、従業員の満足度やモチベーションの向上にもつながります。その結果、企業全体の定着率が向上するといった良い影響を与えるでしょう。
③従業員の人間関係をシフトに反映する
従業員の業務効率を高めるためには、従業員ごとに適した業務内容や人間関係を見極めることが大切です。
本人の能力を見て仕事を割り振るだけでなく、職場の上司や同僚との人間関係にも配慮しましょう。そうすることで、従業員がより仕事に打ち込みやすくなり、業務に対する意欲の向上が期待できます。
特に、新たに入社した従業員に対しては、研修の機会を設けるなどして、早く職場に慣れてもらうことが一番です。シフトを作成する際には、コミュニケーションが取りやすいように、新人の教育係を配置したり、定期面談の日を設けたりするなどして、メンタル面をサポートすることも大切です。
シフト作成時のトラブル回避方法
シフト管理に気をつけていても、実際に勤務し始めると予期せぬトラブルが起きてしまうことがあります。
たとえば、新人のアルバイトの出勤人数が多い日の場合、新人教育を行うことで通常業務にまで手が回らず、業務効率が低下してしまう可能性があります。そういった場合は、経験豊富なベテラン従業員を各チームに配置することで、お客様に対するサービス品質の低下を避け、新人のアルバイトも安心して業務に集中できます。
また、突然の欠勤や遅刻で人員が不足したときに備えて、シフト収集時に勤務可能な日をできるだけ多く聴取するなどの対策も有効です。
複数人でのシフト管理はシステムを有効活用しよう
前述した管理を一人でこなすのは容易ではありません。
一方で、複数人でシフト管理を担当する場合もありますが、複数人で行うシフト管理には、連携ミスという別の問題が懸念されます。
そういった問題を解消するためには、一人でも複数人でも効率的に管理できるシステムの導入が効果的です。
シフト管理システムを利用することで、シフト管理にかかる負担を軽減できるほか、複数人で管理する場合の連携ミスを防ぐことができます。
シフト管理システム「シフオプ」は、Web上で利用できるクラウドシステムです。
インターネットが利用できる環境であれば、管理者同士がお互いリアルタイムで確認できるというメリットがあります。
また、シフオプに搭載された「メッセージ機能」によって、従業員からの勤怠連絡を管理者全員に通知できるため、共有漏れなどの連携ミス防止にもつながります。
過去のシフトデータから、時間帯や曜日による忙しさを予測することにより、過不足のない人員配置ができるほか、シフト希望がシステムに集約されるため、反映漏れのリスクも軽減できます。
効率良くシフト作成ができることによって、シフト作成時間の削減が可能です。
従業員のシフト希望を踏まえつつ、店舗の状況に合わせたシフト管理を行うことで、人員配置ミスの防止や、公平なシフト作成にもつながります。
まとめ
シフト管理にシフオプを活用することで、以下のメリットがあります。
・シフト作成者の業務効率が上がる
・適切な人員配置による人件費の最適化ができる
・公平なシフトが作成しやすい
・柔軟なシフト調整で、従業員満足度が上がる
シフト管理に手が回らない、従業員が定着しないとお悩みの企業は、シフオプの導入でシフト管理体制を見直してみてはいかがでしょうか。
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