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【スタッフのシフト管理】課題の解決策と円滑に行うための4つのポイント

※2019年10月21日公開の記事に修正を加えています。

アルバイト・パートのスタッフが多く在籍する職場では、毎月・毎週のシフト管理に労力を要します。

「スタッフのシフト希望をできるだけ取り入れたい」と思いながらも、繁閑状況や経営状況に応じて、バランスよくシフトを調整することに負担を感じている担当者の方も多いのではないでしょうか。

特に、管理する人数が多くなるほど、スタッフの希望通りにシフトを組むことが難しくなります。適切なシフト管理を行うためには、人員配置や労務管理などを効率化できるシフト管理体制を整える必要があります。

本記事では、適切なシフト管理が求められる理由をはじめ、シフト管理の課題と課題解決に向けたポイントについて解説します。


目次[非表示]

  1. 適切なシフト管理の重要性
  2. シフト管理の課題
  3. シフト管理を円滑にする4つのポイント
  4. まとめ


適切なシフト管理の重要性

スタッフにとって働きやすい職場環境をつくり、業務効率や生産性を高めるには、適切なシフト管理が欠かせません。

シフト管理を行う目的は、勤務体制を維持・管理して、チームとして効率的かつ円滑に働ける環境をつくることです。

能力に応じた適切な配置ができていない場合は、特定のスタッフの作業量が増加したり、モチベーションが低下したりすることも考えられます。これにより、業務効率の悪化や生産性・売り上げの低下につながる可能性もあります。

現場を円滑に回しつつ、業務量の偏りやモチベーション低下を防ぐためには、スタッフの経験やスキル、業務内容に応じた人員配置が重要です。



シフト管理の課題

スタッフのシフト管理では、雇用形態や勤務形態の異なる事情を考慮してシフトを作成します。それにより、管理が煩雑になりやすいという課題に直面することがあります。

特に、学生や主婦のアルバイト・パートが多い場合、「学校行事や試験期間に合わせて休みたい」「時短勤務や土日休み希望」など、スタッフによってシフトの希望が異なることも少なくありません。

シフト作成の際は、こうしたスタッフの希望を考慮するとともに、人件費や人員配置のバランスを調整します。

ここからは、シフト管理における課題を4つ紹介します。


①所得制限の調整

シフト管理の課題の一つに、所得制限の調整に労力がかかることが挙げられます。税金や社会保険に関する所得控除の希望をスタッフに確認したうえで、労働時間・出勤日数を調整します。

住民税や所得税などは、一定の年収まで支払いが免除されますが、上限金額を超過した分はスタッフ自身で支払いが必要です。

特に、雇用形態や勤務形態が異なるスタッフが多く在籍している場合、所得制限に応じたシフト調整が複雑化しやすくなります。

また、所得制限のラインは税金や保険の種類によって異なります。そのうち、スタッフのシフト管理において重要視されるものは、以下の3点です。


▼スタッフの所得制限


所得制限の内容

①住民税
  • 年収が100万円を超えると支払いが必要
  • 市町村によって課税対象となる年収の上限額が異なる
②所得税
  • 年収が103万円を超えると支払いが必要
  • 配偶者の年収が103万円を超える場合は配偶者控除が適用されない
③社会保険
  • 年収が130万円を超えると支払いが必要
  • 年収が130万円を超える場合は、親や配偶者の扶養から外れて、自身で社会保険(厚生年金保険・健康保険)に加入して保険料を支払う必要がある
  • 年収だけでなく、勤務時間や労働日数、会社の従業員数などの加入要件がある


これらの所得制限を把握して、シフトに反映する労力を削減するには、各スタッフの所得制限を設定してシフト作成を行える体制が求められます。

スタッフの所得制限については、こちらの記事でも解説しています。ぜひご覧ください。

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出典:国税庁『家族と税』『No.1190 配偶者の所得がいくらまでなら配偶者控除が受けられるか』『No.1191 配偶者控除』/政府広報オンライン『パート・アルバイトの皆さんへ 社会保険の加入により手厚い保障が受けられます。』


②出勤・休み希望の確認

スタッフの出勤・休み希望を確認する際は、以下のような問題が生じることがあります。

  • 提出期限が過ぎてからシフト希望を提出される
  • 出勤・休み希望が特定の日に集中する

メモ帳や申請用紙などの紙媒体でシフト希望を収集している場合、スタッフが出社してシフト希望を提出します。しかし、この方法では締切日までに収集が間に合わないケースがあります。これにより、シフトの修正に時間を要することがあるため、管理者の負担が増加する可能性があります。

また、年末年始や大型連休に休み希望が集中したり、平日に出勤希望が集中したりする場合もあります。シフト希望を反映できない場合には、スタッフと話し合って出勤日・休日の調整が必要です。

このような課題を解決するには、シフト収集をメール・チャットなど遠隔で行えるようにすることで、提出の遅れを防ぐことが可能です。さらに、休み希望が集中しそうな期間には、事前にスタッフの予定を聞いておく、該当期間に出社できる人には特別手当を支給するなどの対策も検討します。


③シフトの作成

シフト作成時の主な課題として、以下の3つが挙げられます。

  • シフトの転記漏れ・転記ミスが起こる
  • 人件費予算を上回る、あるいは極端に下回ってしまう
  • コンプライアンスのチェックミスが起こる

紙媒体でシフト希望を収集する場合、システムやExcelにシフトを転記するタイミングで入力漏れやミスが発生することがあります。

また、人件費予算を上回るシフトになってしまうと、利益が圧迫され、経営状況に影響することが懸念されます。ほかにも、「過度な連続勤務になっていないか」「長時間勤務になっていないか」といったコンプライアンスのチェックも欠かせません。

こうした課題を解決するためには、シフトの転記作業を自動化したり、人件費計算やコンプライアンスチェックを効率化したりできる体制が必要です。


④シフトの共有

完成したシフトを共有する際は、職場にシフト表を掲示する、メールで通知するなどの方法があります。しかし、これらの通知方法には以下のような課題があります。

  • 掲示されたシフト表を複写したり、メモを取ったりする必要がある
  • ​メールの誤送信や送信漏れの可能性がある

シフト表を店舗に掲示して共有する場合、休みのスタッフに職場まで来てもらう労力がかかるほか、各シフト表をメモ・複写する必要があります。

また、メールで共有する場合は、送信先の選択ミスによる誤送信や送信漏れが起こる可能性があります。

このような課題を解決するには、Web上でシフト表を閲覧・共有できる仕組みを整えることが重要です。



シフト管理を円滑にする4つのポイント

シフト管理を円滑に行うには、スタッフとの信頼関係を築いたうえで、平等・公平なシフトになるように調整します。

また、システムを活用して、シフト共有・作成・通知といった一連のプロセスが効率的に行える仕組みをつくることもポイントです。


①シフトに余裕を持たせる

シフトを作成する際は、急な欠勤・遅刻などに対応できるように、余裕を持って人員を配置することがポイントです。

現場を円滑に回すためには、急な欠勤・遅刻など、不測の事態に対応できるような体制づくりが欠かせません。たとえば、ベテランのスタッフに頼ってシフト人数を極端に減らすと、該当スタッフが休んだ場合に対応できなくなる可能性があります。

スタッフの業務量や負担を考慮したうえで、シフトに余裕を持たせましょう。


▼シフトに余裕を持たせるためのアイデア例

  • シフト収集時にヘルプに入れる日を共有してもらう
  • 新人スタッフの出勤日はサポートできるスタッフを配置する
  • ヘルプ要請に協力してもらえるように、普段からスタッフと良好な関係性を築く


②シフトの提出期限をリマインドする

シフト収集の漏れを防ぐには、提出期限を明確に定めたうえで、スタッフにリマインドを行います。

シフトの提出期限前にリマインドすることで、未提出のスタッフに対して提出を促して、遅延や提出忘れを防ぐことが可能です。


▼リマインドの方法

  • シフトの提出期限日を社内の掲示版やカレンダーで周知する
  • 提出期限前にメールやチャットツールで催促する
  • シフト未提出のスタッフに対して、個別メールを送信する


③公平性を保つ

シフト管理においては、私情を挟まずに公平性を保つことが大切です。

特定のスタッフだけのシフト希望を反映することで、ほかのスタッフの不満が募ったり、職場内の雰囲気が悪化したりする可能性があります。

公平性を保つためには、一定のルールを設けることがポイントです。


▼公平性を保つためのルールの例

  • 休み希望は月に5日まで(土日祝日は2日まで)
  • 3連休以上の休日は事前に相談する
  • 勤務日の希望が集中した場合は、出勤数が多いスタッフを優先して配置する


④シフト管理システムを導入する

シフト管理を滞りなく行うには、シフトの収集・作成・共有までの一連のプロセスを効率化できる“シフト管理システム”の導入がおすすめです。


シフオプ


シフト作成・管理システムの『シフオプ』はシステム上でシフトを管理できます。シフト作成にかかる業務を効率化できるため、管理者の負担軽減につながります。

シフオプを活用することで、次のような対応が可能になります。


▼シフオプでできること

  • スタッフがスマートフォンやパソコンからシフト希望を提出する
  • シフトの提出期限前にリマインド通知を行う
  • シフト希望を管理画面に自動反映する
  • 雇用形態・勤務形態に沿ったモデルシフトを作成する
  • 人件費を設定・自動計算して、手動で人員配置を調整する
  • 労務規定違反リスクのあるシフトにアラートを出す
  • シフト確定後の通知・ヘルプ要請をシステム上で行う

シフオプの活用によって、スタッフとのやり取りをスムーズに行うことも可能です。

繁閑状況や雇用形態など、各スタッフ・店舗の事情を考慮したうえで人員配置ができるため、リソースの有効活用、人件費の適正化にも貢献します。



まとめ

この記事では、シフト管理を円滑に行いたい方に向けて、以下の内容を解説しました。

  • 適切なシフト管理の重要性
  • シフト管理の課題
  • シフト管理を円滑に行う4つのポイント

雇用形態や働き方の異なるスタッフを多く雇用する職場で、業務効率や生産性を向上するには、チームとして効率的に働ける環境を整える必要があります。
そのためには、スタッフの希望をできる限り反映しつつ、店舗の状況や人件費などを考慮して、適切な人員配置を可能にするシフト管理システムの導入が有効です。

シフオプ』を活用すれば、シフトの収集・作成・共有といった一連の業務をシステム上で行えるため、管理者の負担を軽減できます。そのほかにも、豊富な機能によって、円滑なシフト管理をサポートします。

シフオプの機能については、こちらからご確認ください。

  機能紹介 | シフト管理のシフオプ 機能紹介。「シフオプ」はリクルートが提供する、シフト管理システムです。直感的に操作できる編集画面と多彩な機能、きめ細やかな設定で、 企業の規模や形態に合わせて柔軟にご利用いただけます。 https://www.shifop.jp/function/


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