従業員のシフト管理は管理者にとって重要な業務です。
しかし、従業員数が少人数であればまだしも、人数が増えるほどシフト管理に費やす時間が膨れ上がるという課題があります。

一方、それだけ苦労して作成したシフトも、「休み希望が通っていない」「シフトが少ない」など従業員から不満がこぼれることも珍しくありません。
シフト作成時には、人件費予算やスキルも考慮する必要があるため、すべての従業員が満足できるシフトにするのは至難の業といえるでしょう。

業務をスムーズに運営し、従業員満足度を高めるためには、従業員に不満を持たせない公平で適切なシフト管理が必要です。

本記事では、大人数のシフト管理にひそむ課題や、従業員の不満を解消できるシフト管理の方法を解説します。

シフト管理でよくある不満

シフト管理では、従業員のシフト希望日を反映させることはもちろん、業務量や人件費予算、コンプライアンスなどあらゆる要素を考慮しなければなりません。
そのため、すべての従業員の希望を聞くことは現実的に難しく、大人数の職場では次のような不満がよく聞かれます。

シフトが決まるのがギリギリ

早めにシフトを完成させたいと思っていても、ほかの業務でシフト作成に手が回らなかったり、提出期限までに希望シフトを提出しない従業員がいたりするとシフトの完成が遅れてしまいます。
シフトの完成が遅れると、次のシフトができるまでプライベートの予定が立てられないという不満を持つ従業員も現れるでしょう。

シフトは可能な限り早めに決定し、すばやく共有することが重要です。

シフトが公平ではない

「自分だけ希望休が通らない」「希望していないのにシフトを減らされている」など、希望シフトが反映されていない場合も従業員の不満につながります。

従業員の希望を反映できない背景には現場の人員不足や人員余剰などがあります。業務量にあわせて人員を調整することは必要ですが、従業員の希望に配慮することも忘れないようにしましょう。

そのためには、“希望休は月3回まで”といったルールを設けたり、シフトを増やしたい人、減らしたい人はいないかなどを事前にヒアリングしたりしておくことが大切です。

コンプライアンス

シフト作成で注意しなければならないのは、コンプライアンスの遵守です。
高校生や留学生を雇用している職場では労働時間など細かな規定に注意するほか、高校生や留学生以外の従業員にも残業や時間外労働などが頻発していないか注意する必要があります。
コンプライアンスのチェックが不十分になってしまうと、「法定内以上の労働を強いられている」といった不満を招き、トラブルへ発展するリスクが高まります。

コンプライアンスを遵守したシフト管理は企業にとってはもちろん、従業員の過重労働による健康リスクを防ぐためにも大切です。シフト作成時には、大人数であっても、一人ひとりに過度な負担がかかっていないか、法に抵触していないかをチェックしましょう。

人件費の計算

人件費は予算のなかでも多くを占めるコストとなるため、利益確保のためにも最適化が求められます。しかしながら、予算の設定が低すぎると、売上に対して少人数で業務をまわすことになり、「負担が大きすぎる」「忙しすぎる」という不満の原因につながります。
そういった不満を防ぐためには、業務量や人員の過不足状況に応じて適切に人員数を調整する必要があります。

不満を解消するシフトを作成しよう

「シフトの完成が早い」
「休みたいときにしっかり休めて稼ぎたいときには稼げる」
「法に沿ったシフト作成がされている」
「過度な負担がない」

そういったシフト管理がされていると、従業員の満足度向上につながります。
しかし、従業員数が大人数の場合はシフト作成業務にかかる負担が大きいため、通常業務をこなしながらの管理は困難でしょう。

従業員の不満を解消しつつ管理者の負担を低減するには、シフト管理に必要な作業を自動化できる“シフト管理システム”を活用することもひとつの方法です。

シフト管理システムの“シフオプ”では、以下のような作業を効率化できます。

希望日の収集

従業員は自身のスマートフォンから希望シフトを提出できます。
そのため、店舗で希望シフトを集めたり、転記したりする作業は必要ありません。申請された希望シフトデータは自動で管理画面に集約され、あとは“申請を承認するだけ”でシフトに反映できます。
これにより、シフトの完成がギリギリになることを防ぐほか、希望シフトが通らないという不満の解消にもつながります。

シフト作成

モデルシフトによって人員配置状況を可視化できるため、人員が足りない時間には人数を追加したり、勤務時間を引き延ばしたりなどの調整が容易になります。
また、シフト作成時に人件費を自動計算することも可能です。従業員の希望シフトをベースに経営側にとっても適切な人員配置ができるため、大人数でも希望に沿ったシフトを組めるでしょう。

シフトの共有

作成したシフトを確定すると、自動的に従業員全員に通知されます。
管理者は大人数の従業員に対して個別にメールを送信する必要がなく、従業員は自身のスマートフォンでいつでもシフトを確認できるようになるため、シフトの共有漏れや確認漏れなどを防ぎます。

シフト管理システムはシフオプがおすすめ

シフオプでは上述したシフト収集や共有を効率化できるため、シフト作成にかかる労力や時間を大幅に削減できます。
とくに「従業員数が大人数である」「複数の店舗を運営している」という企業におすすめです。

その理由のひとつは、大人数では見逃しやすいコンプライアンスリスクを把握できる点です。人数が多いほどチェックも煩雑になり、気づかないうちに長時間労働が起きているケースがあります。シフオプは、労務規定違反のリスクが高いシフトを検知し警告を表示します。未然に法律違反を回避でき、大人数を抱える職場においてもコンプライアンスを強化できます。

もうひとつは、シフオプが複数店舗のシフト管理にも対応している点にあります。店舗間でシフト管理体制が異なる場合、人件費管理や人員不足による人員調整が困難ですが、シフオプは各店舗で情報共有が可能なため、企業全体の予算管理や人員不足時のヘルプ運用にも役立ちます。

まとめ

大人数の従業員を雇用している職場では、希望シフトの反映や人員調整、コンプライアンスのチェックに多大な労力がかかり、従業員だけでなく管理者も不満を感じてしまうことが多いでしょう。
シフオプは、シフトの収集や通知などの作業を自動化できるほか、人員過不足状況に応じた適切なシフト作成が可能です。コンプライアンスリスクも回避できるため、健全な経営にもつながります。

従業員の不満を解消して働きやすい職場づくりを目指すためにも、シフオプでシフト管理を見直してみませんか。