アルバイト管理の秘訣とは？成功のポイントやうまくいかない理由
もっとうまくシフト管理ができたら...なんて思うことはありませんか？
上手にアルバイト管理をするにはポイントがあります。そのポイントを押さえておくことで効率の良いシフトを作成することができ、アルバイト・パートタイマーも心地よく働くことができるようになります。
今回はそんなアルバイト管理における大切なポイントをご紹介していきます。
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アルバイト管理とは？
アルバイト管理とは、アルバイトまたはパートタイマーを雇用した際の労務や、シフト管理全般のことをいいます。平成20年に改正された「パートタイム労働法」では、「1週間の所定労働時間が同一の事業所に雇用される通常の労働者の1週間の所定労働時間に比べて短い労働者」と定義されています。
（参照：厚生労働省パートタイム労働法）
アルバイトやパートタイマーは、業種や職種によっては正社員同様の労働条件で、長期間にわたって雇用されることもあります。職務内容にも厳密な定義はなく、労働者としての権利も正社員と変わりません。
アルバイトを管理するうえで知っておきたいポイント
一般的にアルバイトやパートタイマーと雇用契約を結ぶ際には、労働条件が書かれた書面を用いて契約を行います。雇用契約は口頭でも成立しますが、書面であれば記録として残すことが可能なため採用後「労働基準法」や「パートタイム労働法」などに違反する行為を防ぎやすくなります。
雇用契約の際は、「労働条件」や「深夜労働の割増賃金」「有休」に関して、労働条件通知書を交付し、労働条件を明らかにします。労働時間が週20時間以上かあるいは31日以上継続して勤務すると、雇用保険への加入が必要になります。そして、年収額によって「扶養・控除の範囲」も異なります。これは特に家計の補助が目的のパートタイマーに関係し「103万円」、「130万円」、「141万円」を超えるごとに扶養・控除の条件が変わります。
具体的には、103万円を超えると所得税がかかり、「配偶者控除」も対象外となります。130万円を超えた場合、健康保険と公的年金の支払い義務が生じます。配偶者がある場合、141万円を超えると、配偶者は「配偶者特別控除」を受けられなくなります。実際、アルバイトやパートタイマーはこうした条件を意識していることが多いため、今一度確認しておきましょう。（※上記の内容は2018年11月現在のものです）
（参照：厚生労働省｜アルバイトを雇う際、始める前に知っておきたいポイント）
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アルバイト管理の目的
現在あらゆる業種において、アルバイトやパートタイマーの人手不足を感じている企業は少なくありません。特に、流通や小売、外食、サービスといった業種では、アルバイトやパートタイマーの確保が出店計画の進捗を左右するといわれているほどです。
外食産業では、アルバイトやパートタイマーが店長を務めているケースもあり、重要な戦力であるとともに、アルバイト人材の確保はとても大切です。
近年の少子高齢化によって労働力は減少しており、企業間の人材獲得競争は激化の一途をたどっています。限られた人員を効率よく労働力として扱うにはアルバイト管理が欠かせません。まずは、現在のアルバイト管理を見直してみることで、解決すべき課題が明確になります。そこから工夫して解決していくことが重要です。
アルバイト管理がうまくいかないのはなぜ？
アルバイト管理がうまくいかない要因として考えられることは以下になります。
思い当たる節があるという方はチェックしてみることをおすすめします。
適切な人員が配置されていない
シフト作成には、事業の運営状況を把握しておく必要があります。
飲食店や販売、サービス業など現場の忙しさに合わせて適切な人員が配置されていないことで、結果として仕事が回らずに販売のチャンスロスや客離れを起こしてしまいます。また、人員不足分のシフトをすべて正社員が埋めることになり、従業員の長時間労働や体調不良の原因にもつながります。客入りの動向を把握することで、通常より人手を多く必要とする曜日や時間帯を予測できるようにし、通常より少ない人手でもお店を回せる曜日や時間帯を把握することも重要です。
感覚だけに任せることなく、必要な人手と時間の組み合わせを算出しましょう。
シフトを無理強いしている
必要な人員をシフトに入れたいと思っても、協力してもらえないケースもあります。普段からアルバイトやパートタイマーにシフトを無理強いしているということはないでしょうか。アルバイトやパートタイマーは、主婦や学生などが多く、学生の場合はサークル活動や、アルバイトを掛け持ちして働いている可能性もあります。主婦や子どもを育てている方であれば、急に子どもが熱を出して突然休んだり、家事があるため夕方以降の勤務は難しかったり、勤務条件があることが多いでしょう。採用する際に、どのようなことで休む可能性があるのかをしっかり確認しておくと良いでしょう。
平等なシフト管理がされていない
平等なシフト管理がされていないことも、アルバイト管理がうまくいかない原因として考えられます。アルバイトやパートタイマーは、シフトに不平等を感じると会社に対して不信感を抱きます。そのため、勤務希望を出す際に一定の制限を設けてルール化しておくことなどが必要です。
例えばシフトの希望を出してもらう際、「土・日曜・祝日の休みは月に◯回まで」など一定の決まりを作るなどして一部の人の希望だけが通りやすいという事態や、そうした憶測を防ぐことができます。
シフトの希望を聞かない
アルバイトやパートタイマーのシフトの希望を聞かないことも、アルバイト管理がうまくいかない原因のひとつです。スタッフ個々の希望を全てかなえることはできませんが、アルバイトやパートタイマーにそれぞれの希望をきちんと確認しているかどうかで、いざというときにある程度の無理を聞いてもらえるかなど、信頼関係の度合いに差が出てくるものです。
普段からコミュニケーションを取って、関係性を作っていくことが大切です。
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クリーンな管理ができていない
アルバイトは、正社員と異なり「自分の都合を優先にしてシフトに入りたい」「シフトの融通で働き先を決める」など、シフトが流動的であることも多いでしょう。
そのなかで、アルバイトの出勤を決定したり、休みを決定したりします。
出勤や休日のシフト管理は労働基準法に基づき行わなければいけません。
ただ、休日には法定休日や所定休日など種類があり、給与の計算が複雑に感じることもあるでしょう。
アルバイト含め従業員のほとんどは、お金を稼ぐ目的で働いています。
定められた規定のなかで給与計算を行わないと「これだけ働いたのに給与が少ないのではないか」「正しい給与が支給されているのだろうか」など、不満や不信を与えてしまい、管理が不十分になってしまいます。
このことから、正しくクリーンなシフト管理を行うことはとても重要だといえるでしょう。
関連記事：アルバイトの給与計算をするために知っておきたいポイントや割増賃金について
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アルバイト管理を成功させるポイント
それではアルバイト管理を成功させるためにはどうしたらよいのでしょうか。
ひとつは、アルバイトを教育し多能化することです。こうすることによって、一人ひとりのスタッフがより多くの仕事をこなせるようになり、ほかのスタッフが抜けたときに穴埋めができるようになります。
もうひとつは、「シフト作成システム」や「勤怠管理システム」を導入することです。こうすることで、シフト管理の負担が軽減し、アルバイトの管理漏れを防ぐことができます。
アルバイトを教育する
アルバイト管理を成功させるポイントは、アルバイトやパートタイマーに対して、さまざまな業務をこなせるよう時間をかけて教育することです。こうすることで、突然誰かが仕事を休んだり退職したりすることになっても、いざというときの対応や引き継ぎができます。
ただし、この場合教育されるアルバイトやパートタイマーにとっては、仕事の負担が増すことになるため、個人のスキルの向上によってそれぞれの休みが取りやすくなるなど、メリットや目的をきちんと伝えておくことも大切です。
「シフト作成システム」や「勤怠管理システム」を導入する
アルバイト管理をするにあたっては、「シフト作成システム」や「勤怠管理システム」を導入するのも大変有効です。
これらのシステムでは、毎日の勤怠データから、アルバイトやパートタイマーの総労働時間や総残業時間を簡単に割り出すことができ、シフト管理と同時に、規定労働時間を超えそうになった場合などには、自動でアラートが鳴動する勤怠処理システムもあります。
こうしたシステムはパッケージソフトを購入するほか、シフト管理のクラウドツールなども登場していて、オンラインで入力や管理が可能となっています。
関連記事：バイトの稼働率が上がらない…。向上のためのコツや知っておきたいポイント
まとめ
アルバイト管理がうまくいかなくて悩んでいる方は、まず現状のシフト管理がうまく機能していない原因を見つけましょう。管理できないポイントを確認し、当てはまる項目がないかどうかチェックしてみてください。
限られた時間のなかでアルバイト管理を成功させるポイントのひとつとして、「シフト作成システム」や「勤怠管理システム」を利用することがあります。便利なツールですのでしっかり活用していきましょう。
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