さまざまな業務を抱え、そのうえでシフト管理を行うことは非常に大変なことですよね。

効率的にシフトを作り、なおかつ間違いの少ないように管理することは、手間も時間も掛かります。

そこでおすすめしたいのがエクセルとスプレッドシートです。

使い方さえ分かれば非常に便利なものですので、是非この機会に注目してみてはいかがでしょうか。

ここでは、エクセルやスプレッドシートのシフト表は手入力だけでは大変だということや、関数を使うメリット、シフト表を作成するときに覚えておきたい関数について紹介していきます。また、関数が難しいという方のためにエクセルやスプレッドシート以外のシフト表作成方法についても解説していきます。

シフト表は手入力だけでは大変？関数を使うメリット

シフトを管理する管理職の方は、シフト作りで一度は頭を抱えた経験があるのではないでしょうか。

特に手入力でシフト管理を行っていると、その大変さが面倒に感じてしまいます。

シフト管理を行ううえで重要になってくる項目で、手入力が大変な理由にどのような点があるか例に挙げていきましょう。

手入力が大変な理由

【人員把握】

忙しい日もあればそうでない日もあります。

そうしたことを予想してシフトを組むことになりますが、不規則な勤務形態の場合には、余計に人員を確保してしまったり、反対に人員が足りなかったりということがよくあります。

従業員によっては休暇を申請している場合もあるでしょう。

そういった複雑なシフト管理を手入力で行うことは、非常に困難でミスも多くなりトラブルへとつながってしまいます。

【時間管理】

時間の決まっている通常業務だけであれば、管理はさほど難しくありませんが「深夜時間」や「残業時間」という特殊な時間帯があると、管理は難しくなります。

一般的にこういった特殊な時間帯は、タイムカードで管理されていることが多いですが、それを手入力で一つずつ入力していくには膨大な情報量となり、ミスが生まれる原因にもなります。

働いた時間は直接給与へと関わってくる問題でもありますので、ミスは許されません。

【給与計算】

手入力によるミスが一番多く起こりやすく、一番ミスをしてはいけないのが給与計算です。

過不足が発生してしまうとトラブルへ直結してしまいますので、何があってもミスがあってはなりません。

給与計算は非常に複雑で難解です。手入力で行うのは避けた方が良いでしょう。

関数を使うメリット

では、こうしたものをエクセルの関数で入力すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。

【入力した値を自動で計算してくれる】

例えばSUM関数を使うことで、入力された数値を自動的に計算し、加算合計を求めることができます。

加算額の計算をする時間を省くことができるので、ミスも少なく時間も短縮できます。

【指定した条件に合致した個数を表示できる】

COUNTIF関数を使うことにより、指定した条件に合致したものの個数を表示することができます。

例えば○日の○時に空いている人と情報を指定することにより、すぐに合致する人を探し出すことができます。

勤務時間の重複などを防ぐために便利な関数です。

シフト表を作成するときに覚えておきたい関数

シフト管理を行ううえで覚えておきたい、頻繁に使用する便利な関数について紹介していきます。

SUM関数

指定された範囲内のセルの合計値を計算して表示させる関数です。

入力した数値を自動で計算し合計値を指定したセルに表示しますので、計算する手間や計算ミスなどを減らすことができます。

～使い方～

「=SUM(始まりのセル:終わりのセル)」と入力すると、出勤時間帯に関わらずその日に出勤する人数を求めることが可能です。

足し算として使う関数ですので、給与計算でも使うことができます。

COUNTA関数

指定された範囲内のセルの中で、入力があるセルの数を表示させる関数です。

主に従業員が働く曜日や時間帯を把握するときに使うことが多いです。

～使い方～

例として出勤日数を算出します。

出勤日数を表示したいセルに「=COUNTA(始まりのセル番号:終わりのセル番号)」と入力すると自動で出勤日数が表示されます。

これにより一ヶ月の出勤日数を算出できます。

COUNTIF関数

指定された範囲内のセルの中で、指定する条件に合致するものの個数を表示させる関数です。

特定の曜日や日付、時間帯などを指定して手の空いている従業員を探したり、早出、残業などの特殊な時間帯を算出したりするときに使います。

～使い方～

時間帯で出勤している従業員の数を算出します。

例えば、7時から12時までの勤務を早番にする場合は次のように入力しましょう。

人数を入力するセルに「=COUNTIF(始まりのセル番号:終わりのセル番号,”早番”)」と入力すると、自動でその時間帯の出勤人数が表示されます。

関数は難しい！？他の方法でシフト表は作れる？

一見便利なように思える関数ですが、デメリットに感じることもあるでしょう。

それは、関数を使い慣れていないと難しく感じるということです。

関数のデメリット　

【テンプレートを作るまでに時間が掛かる】

シフト表に関数を使うときは、まずフォーマットを作ります。

作り方としては、日付や時間帯、従業員名など基本的に変更しないものを入力し、その中に上記の関数を埋め込みます。

注意点としては、時間帯や従業員名などを入力した段階でフォーマットとし、その後で関数を埋め込むようにすることです。そうすることで従業員の増減や営業時間の変更など、特殊なパターンが起こったときに対応しやすくなります。

このようにフォーマットに関数を埋め込み、テンプレートとして仕上げるまで相当な労力を必要とします。

一度作ってしまえば流用するだけなので便利ですが、最初の第一歩は大変です。

業務をこなしながらテンプレートを作るには事前に情報を仕入れ、時間を割くということを念頭に置きましょう。

【急な対応に時間が掛かる】

テンプレートを流用して作っているシフト表ですので、突然の休みや人員の交代など、急な対応を行うには時間が掛かるケースがあります。

テンプレートの関数を熟知していて、エクセルが使える人であれば、問題なく対処できますが、知識がないと余計に手間が掛かり、トラブルの原因になることもあるでしょう。

【関数が正しく入力されていないと機能しない】

テンプレートを作る段階で間違って関数を埋め込んでしまっているとせっかく作ったシフト表も機能せず意味をなしません。

使い方が分かれば便利で手軽な関数ですが、その使い方を理解するまでには時間を要します。

エクセルの使い方を勉強しながらシフト表を作るとなると大変な作業になりますので注意が必要です。

シフト表を作るにはこうしたデメリットが発生してしまう場合があり、すでに業務が始まっている企業では新しくシフト表を作るといったことが難しいでしょう。

他の方法でシフト表は作れる？

シフト表を作ること自体に時間を掛けたくないという方は、関数を使用しない、シフト管理システムの「シフオプ」をおすすめします。

「シフオプ」は、手間や時間が掛かるシフト管理業務の効率化はもちろんのこと、従業員の稼働率向上による人手不足対策・シフトデータ活用による人件費管理強化など、さまざまなメリットを提供するツールです。

関数を使わないことはもちろんのこと、スマートフォン用のアプリもあるため、どこでも気軽にシフト管理を行うことができます。

何よりも大事なのはミスのないように管理することですので、手入力でシフト表を作られている方は一度ご検討してみてはいかがでしょうか。

【シフオプの導入メリット】

• 自店舗だけでなく、他店舗からも簡単にヘルプを募ることができるので、必要な労働力を確保することができます。
• 現場が必要とする時間帯を把握して募集することで、採用効率を向上できます。
• 自動計算された人件費をモニタリングすることで、人件費管理の強化ができます。
• シフト組みの段階でリスクを自動検知し、アラートを発信、コンプライアンスの強化ができます。
• 収集や転記、広報作業が楽になり、業務効率化を実現できます。

このように、単にシフトを管理するだけではなく、さまざまなメリットがあり、なおかつシフト管理業務の負担が削減されます。

まとめ

特に「人数の多いシフトを管理する」には、手入力のシフトだと間違いや見づらさ、管理の大変さという問題が出てきます。関数を使用するのも初めてだと難しいですよね。

今回紹介した「シフオプ」を使用することによって、効率よくシフト管理をすることができます。この機会に使用してみてはいかがでしょうか。

シフオプのお問い合わせはこちらからどうぞ。

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