人手不足を解消したい！そんな悩みの解決におすすめの「シフオプ」とは？
たくさんの従業員を管理職ひとりで管理するのは大変なもの。会社の事情で少ない人数でシフトを回すこともあるでしょう。しっかりシフトを管理しなければ、現場が混乱する可能性もあります。足りない労働力を補うために必要な考え方や、使えるツールを紹介していきます。
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人手不足の原因は？
多くの産業で深刻な問題となっている「人手不足」。
人手不足の大きな要因として、次のような社会的背景が考えられます。
①右肩下がりが続く人口の減少
人手不足に陥る原因として、「人口の減少」が挙げられます。
総務省統計局が発表した日本の総人口は、2019年2月1日時点の概算値で1億2633万人と、前年同月に比べて27万人の減少。少子高齢化の課題を抱え、減少が続く日本の人口は、2053年には1億人を切ると推計されています。
日本の人口のうち、15歳以上の就業者および完全失業者を合わせた「労働力人口」は、女性や65歳以上の労働参加によって、2018年の平均で約6830万人となっており、2018年までの6年間は増加傾向です。
一方、男性の労働力人口のみで見ると、2018年は、2008年と比較して約87万人減少しており、特に建設業や運輸業といった男性の割合が多い産業では、男性労働力人口の減少が人手不足の要因のひとつとして考えられます。
また、男女全体での労働力人口は増加を見せているものの、日本の人口減少に伴い、将来的には15歳から64歳の労働参加者が減少していくことも予想できます。
②売り手市場で人員確保が困難に
人手不足の原因として次に挙げられるのは、採用市場が「売り手市場」であることです。
売り手市場とは、企業の求人募集人数に対して、働きたいという人の数が足りず採用充足率が低迷している状態を指します。
リクルートキャリアによる企業4522社を対象にした調査では、2019年春入社の新卒採用で、当初計画していた人数を採用できた企業は47%と半数以下だったことが発表されています。このことからも求職者が有利な売り手市場であることがわかります。
（出典：リクルートキャリア「就職白書2019」）
企業が求人に積極的であるのにも関わらず、応募者が不足していることで、求人側にとって採用の競争率が高くなっていることが、人手不足に繋がっていると考えられます。
③物価の上昇に対して賃金が上がっていない
人手不足に悩む企業は、人材確保のため賃金引き上げに踏み切るケースが増えています。
しかし、物価上昇を加味した「実質賃金」で見てみると、現在は賃金アップが物価の上昇に追いついておらず、実質賃金は低下傾向にあります。
もし賃金が倍の値段に引き上げられたとしても、物価が2倍に上昇していれば実質賃金は上昇しているとはいえず、労働者にとって適正な賃金とはいえません。
この実質賃金は、毎月全国で統計調査が行われており、地域や時期によって変動しますが、厚生労働省の調査で発表された2018年度の実質賃金伸び率の参考値は、12か月中10か月がマイナスとなっていることが分かりました。
今後、消費税の増税の影響もあり、さらなる物価の上昇が予想されるため、実質賃金を上げるためには、さらに賃金を引き上げる対策が必要と考えられます。
現場の人手不足はシフトが原因になっている可能性も
人手不足が改善しない原因には、人が集まらないことによる人手不足だけでなく、「離職率の高さ」もあります。
離職率の高さについては、労働環境に関する問題が影響しており、従業員が感じる労働環境の不満としては次のような点が挙げられます。
- 仕事内容がきつい
- 労働時間が長い
- 待遇が悪い(給与、休暇など)
- 人間関係
人手不足を解消するためには、従業員が感じている不満を解消し、離職を防ぐことが重要と言えます。
労働環境が悪化する要因とは？
そもそも人件費予算や求人の応募内容に問題がある場合もありますが、他にも人手不足を招く大きな原因として、シフトを適切に組めていないことがあげられます。シフトの組み方が悪いと、時間帯によっては従業員の数が不足してしまう可能性があり、お客様に対して充分なサービスを行えないことや、お店を回すことができないというリスクがあります。そのためシフトの組み方は、お客様の満足度や売り上げなどに大きく影響しているのです。
こうした人手不足が長期的に続くと、労働環境はどんどん悪化してしまいます。人手不足の状況で働くことは従業員の負担も大きく、入社した時の労働条件よりも厳しくなっていることもあり、職場や仕事内容に対して不満を抱えるようになります。そうした不満が積み重なると、従業員は耐え切れず辞めてしまうかもしれません。
当然従業員が減ると、お客様が満足できるようなサービスを提供することは難しくなります。サービスの質が下がると、お客様の数も減り、売り上げや収益が減ってしまいます。人手不足を解消するために新たに従業員を採用しようと考えても、そのような状況では採用費や人件費もまともに割くことができず、労働力を確保することは難しくなります。このようにサービスの質がさがることで、人手不足の悪循環に陥ってしまいます。
人手不足の解消方法は？
人手不足の解消方法として、その時間帯に労働力を投入することがあげられます。しかしそのためには、まずはどの時間帯で人手不足が起きているのか正確に把握しなければいけません。正確に把握できていないと、ヘルプを呼ぶにしても曖昧な時間に設定してしまい、余計な人件費の発生にもつながります。
正確にシフトが足りない時間を把握することできたら、出勤できる従業員を募ります。もし都合が合わなければ、他店にヘルプを依頼しましょう。そうすることで、シフトが埋まり、人手不足を解消することができます。
一時的な人手不足であればヘルプを要請することも解消方法として有効ですが、そもそも労働力が足りていない場合は新たに従業員を採用する必要があります。ですが、人件費が足りず採用する余裕がないことも多いのではないでしょうか。
そのためにも、人員状況を正確に把握することが重要になります。先述の、人員状況を正確に把握しヘルプなど労働力を追加して人手不足を解消することに加えて、人員状況を把握することは、逆に人員を余分に割いている時間帯を知ることにもつながります。シフト調整を適切にすることで余分な人件費の発生を防ぎ、新たに採用して労働力を確保することができます。
人手不足の解消に活用できる”シフオプ"
シフオプとは従業員の最適配置を支援するための便利な機能を多数搭載している、シフト管理システムです。シフオプを利用することで、業務効率化、人手不足対策、人件費管理など多くのメリットを得ることができます。たとえば、シフオプではシフト作成後、時間帯ごとの人手の不足や超過を可視化することができます。そのため現場のシフト状況を一目で確認でき、これまでよりも正確に把握することが可能になります。
このシフト状況は他店と共有することができるので、店舗間でヘルプを効果的に利用することができます。またシフオプでは一括連絡でヘルプを募ることができるので、ひとりひとりと連絡を取る必要もなく、それにかかる手間と時間を短縮できます。
また、作成したシフトで発生する人件費が自動で算出されます。どれだけの人件費がかかるのかを組みながら把握することで、効率的にシフトを組むことができます。人件費の削減は新たな人材の確保につながるので、効率的なシフトを組むことは人手不足を解消するためにとても大切です。
紙や口頭でのシフト管理をシフオプに変えることで、以下のようなメリットが生まれます。
- シフト入力や人員配置のミスを防げる
- シフト作成時間の短縮により、サービス品質向上や顧客満足に努めることができる
- 従業員一人ひとりの勤務時間や休暇の希望、時給が一元管理できる
シフト管理方法を見直すことで、シフト作成にかかる作業効率を高めることはもちろん、従業員にとっても働きやすい環境づくりが実現できます。
現場の人手不足の解消にはシフオプの導入がおすすめです
シフオプの導入によって、人員の不足や超過を一目で確認できるため、人手不足の際にはスムーズにヘルプを募ることができ、他店にも簡単に依頼できます。そうすることで従業員の稼働率はあがり、人手不足を解消できます。
こうしたシフオプの機能を活用することで、労働環境の改善にもつながります。労働環境の改善によって、従業員の満足度はあがり、不満による退職も減るので、人手不足の問題の解消が期待できます。
また、人手不足が解消されると、研修や教育を行う時間や余裕が生まれるので、従業員のサービスの質を向上させることができます。サービスの質が向上すると、お客様の満足度はあがり、その分収益も期待できるので、新たな人材を確保することもできるでしょう。
まとめ
実際にシフオプを導入した企業では、「月間約2,000時間の労働力の確保」という効果も出ており、人手不足の解消や、労働力の確保に大きく貢献しています。
人手不足や労働力不足でお悩みの方も、シフオプを導入することで解消できるかもしれません。
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