シフト管理・勤怠管理はスマホ利用が便利！従業員にも優しいメリットとは？
働きやすい職場環境づくりには、従業員の適正な勤怠の基盤となるシフト管理が欠かせません。
近年では、インターネットの普及によってあらゆる管理にスマートフォンを利用する企業が増えてきており、従業員の勤怠やシフトの管理がよりスムーズなものへと変わってきています。
従業員の定着率や従業員満足度を向上させるためにも、スマートフォンを取り入れた管理体制づくりを視野に入れてみてはいかがでしょうか。
本記事では、現代の勤怠管理における課題と、シフトなどの管理にスマートフォンを活用するメリットについて解説します。
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勤怠・シフト管理は従業員満足度に影響する
シフト制を導入している職場では、従業員の勤怠・シフト管理が大変になりがちです。勤務時間や雇用形態が異なる従業員一人ひとりの都合を考慮しながらシフト作成をしなければならず、個人の事情による勤務時間や休日にも極力配慮が必要です。
すべての従業員に配慮したシフト作成は、ただ難しいだけではありません。
希望していた休日がなかなか取れなかったり、時間変更の融通がきかなかったりすると、従業員の不満につながってしまうこともあります。
こういった日々の勤務体制に対する不満は従業員満足度に影響しやすく、もしも「働きにくい職場」だと感じられてしまうと、離職に至るケースも考えられます。
勤怠・シフト管理は、従業員の定着率や満足度向上にもつながる重要な業務として考える必要があります。そのためにも、従業員の不満を払拭できる管理体制への見直しは重要です。
適切な管理体制が整っている職場は、従業員からの信頼度も高く、長く安定して働ける職場だと感じてもらえるでしょう。
企業が取り組むべきシフト管理の課題とは
シフト制を導入している企業において、シフト管理には4つの課題があります。
①シフト作成に時間がかかる
シフト作成を担当する方は、従業員の休み希望日や出勤日数などを考慮しながらシフトを作成する必要があります。さらに、その日の人件費予算に合わせた人員配置が求められるため、紙媒体やExcelなどの管理では作成に膨大な労力が必要となります。
シフト作成の労力を削減するには、従業員の希望シフトの集約から作成まで一気通貫できる作成ツールを用いるといった、業務効率化が求められます。
②従業員の労働時間を正しく把握しづらい
従業員一人ひとりの勤務状況を把握していない場合、知らないうちに残業や長時間労働が起きてしまう可能性があります。
長時間労働といったコンプライアンス違反を事前に防ぐためには、シフト作成段階で勤務時間を正しく管理することが必要です。
③人件費計算が複雑
多くのアルバイトやパートタイマーを抱える職場では、従業員によって時給が異なることがあります。人件費計算のミスは、利益を圧迫するリスクが高まります。
人件費を最適化するためには、従業員ごとの時給とともに、どの時間帯にどれだけの人員が必要なのかを把握する必要があります。
④急な人手不足に対応できない
やむを得ない理由により出勤ができない従業員がいる場合、人手不足となり業務が円滑に行えなくなる可能性があります。急な人手不足に迅速に対応するためには、ほかの従業員や店舗にヘルプ依頼ができる管理体制を導入し、出勤可能な従業員をいかに早く見つけられるかが課題といえます。
シフト管理とスマートフォンを連携するメリット
シフト管理を適切かつスムーズに行うには、スマートフォンとの連携が効果的です。スマートフォンを活用した管理体制が実現することで、企業と従業員の双方にメリットがあります。
シフト作成担当者のメリット
シフト作成担当者の方にとって、スマートフォンと連携したシフト管理には、次のようなメリットがあります。
・希望シフト収集の労力を削減できる
・希望シフト提出のリマインドにかかる時間を短縮できる
・ヘルプ募集に対する応答率の高さが期待できる
最大の利点といえるのが、希望シフトの収集や共有にかかる時間・労力を大幅に削減できることです。
シフト制の場合は、従業員によって出勤日が異なるため、希望シフト収集の締め切り日に休みだったりすると収集が困難ですが、従業員個人のスマートフォン宛に希望シフト締め切りのリマインドを促せると、グッと楽になります。
そして、集約したデータを基にシフトを作成でき、完成したあとは全従業員へ一括通知することで、共有も容易になります。
また、人手が足りない時間帯や急な事情で欠員が出た場合、スマートフォンと連携したシフト管理システムを使うことによってスムーズにヘルプ募集ができ、募集に対する応答率も電話と比べて効果が期待できます。
従業員のメリット
スマートフォンを活用したシフト管理は、従業員側にもメリットがあります。
・職場以外の場所からもシフト提出や確認がリアルタイムでできる
・勤怠連絡をメッセージでやりとりできる
・時間変更などに従業員同士が協力し合える
従業員の大きなメリットは、これまで紙やExcelへの入力などで希望シフトを提出していたのに対して、スマートフォンに対応したシフト管理システムの導入によって、職場へ出向かなくてもシフト提出や確認が可能となることです。
また、メッセージ送受信機能が搭載されたシフト管理システムを導入することにより、勤怠連絡をメッセージでやりとりすることも可能になります。
急な欠勤があった場合でもほかの従業員がカバーできる環境を整えることで、従業員同士がお互いに協力し合える、魅力的な職場となるでしょう。
スマートフォン対応の“シフオプ”で適切なシフト管理
スマートフォンを活用したシフト管理が行えるシステムなら、シフオプがおすすめです。
シフオプはパソコンやスマートフォン、フィーチャーフォンにも対応していることに加え、シフト管理の効率化や適切な人員配置、人件費の最適化をサポートします。
従業員は自身のパソコンやスマートフォンから希望シフトを提出できるほか、シフトの締め切り前にはメールやアプリ通知で従業員に提出を促せるため、シフト収集における手間が省けます。
また、シフト作成段階で、法令や人件費予算を考慮した人員配置が可能となるため、コンプライアンスの強化や利益の確保にもつながります。
スマートフォンの活用によって従業員の利便性が向上し、従業員満足度にも効果が得られます。働きやすい職場環境づくりのためにも、シフオプの導入によってシフト管理の見直しを図ってみてはいかがでしょうか。
まとめ
従業員が安心して働ける職場づくりには、シフト管理の徹底が欠かせません。コンプライアンスを意識したシフト作成を行うだけでなく、従業員の希望を反映することと、シフト提出や共有において利便性を高めることが求められています。
シフト管理にスマートフォンを導入することは、シフト制で働く従業員にとって大きなメリットとなるほか、企業にとっても業務効率化や人員配置の最適化につながるでしょう。
シフト管理を強化したい企業の方は、シフオプによる管理体制の見直しが効果的です。従業員数に合わせたプランが選択でき、必要最低限の導入コストから始められるため、従業員数や店舗数に合わせたプランを検討してみてはいかがでしょうか。
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