店長の仕事は大変！ 毎月のシフト管理の負担を軽減する方法とは
※2019年8月20日公開の記事に修正を加えています。
店長の仕事とひと口にいっても、業務内容はさまざまです。なかでも、従業員のシフト管理は負担がかかりやすい業務の一つといえます。
従業員によって勤務形態や希望する働き方が異なるほか、店舗の繁閑状況や人件費などを考慮する必要があるため、煩雑化しやすくなります。
日々のシフト管理業務に労力を費やしてしまい、「ほかの業務に支障が出ている」「コア業務に注力できない」と頭を抱えている店長も多いのではないでしょうか。
今回は、店長の主な業務内容をはじめ、シフト管理業務を効率化して負担を軽減する方法について紹介します。
店長の主な業務内容
店長は、さまざまな業種において店舗の責任者という位置づけです。そのため、ヒト・モノ・お金に関するさまざまな業務が発生します。
店長の主な業務は次の5つが挙げられます。
▼店長の主な業務内容
業務内容 |
詳細 |
①シフト管理 |
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②従業員の教育 |
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③売り上げ管理 |
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④資産管理 |
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⑤運営管理 |
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これらの業務のうち、シフト管理は店舗を円滑に回すために重要な業務の一つです。店舗の売り上げや人件費にも直接関わるため、「どの時間帯に何人の従業員を配置するか」「一部のベテラン従業員にシフトが偏っていないか」など、さまざまな点を考慮する必要があります。
また、従業員によって勤務形態や希望する時間帯が異なるため、画一的なローテーションでシフトを組めない難しさもあります。
シフトに欠員が出た場合には、代わりに出勤してくれる従業員を探したり、店長が現場のフォローに回ったりといった対応も必要です。
その結果、店舗運営や物流管理など、シフト管理以外の業務にしわ寄せが起きる可能性もあります。これらのような理由から、シフト作成・管理に苦労している店長も多いと考えられます。
店長を毎月悩ませるシフト管理
近年、働き方の多様化が進み、アルバイト・パートといった雇用形態で働く人が増えたことで、シフト管理業務が複雑化・煩雑化しやすくなっています。
総務省統計局の『労働力調査（詳細集計）』では、2022年1〜3月の非正規の従業員数は2,073万人となっており、前年同期と比較すると8万人増加していることが分かりました。
また、非正規従業員として働く理由は、男女ともに「自分の都合のよい時間に働きたいから（656万人）」という内容がもっとも多く見られました。こちらも前年同期と比較すると、20万人増加しています。
さらに、アルバイト・パートの多くは、勤務時間・労働日数に関して個々の希望条件を持っています。多くのアルバイト・パートを雇用する店舗では、各従業員の希望を反映しつつ、繁閑状況や人件費などを考慮する必要があるため、シフト管理に手間がかかる可能性があります。
出典：総務省統計局『労働力調査（詳細集計）』
シフト管理を効率化して負担を軽減する方法
店長の業務負担を軽減するためには、シフト管理方法の見直しのほか、従業員との協力体制を整えることが重要です。
ここからは、シフト管理の負担を軽減する方法を紹介します。
①ヘルプ体制の構築
従業員の病気や急用によってシフトに穴が空いてしまった際、円滑にヘルプを要請できる体制を構築しておきます。体制を整えることで、欠員によってほかの業務にしわ寄せが起きることを防げるようになります。
また、従業員に個別連絡する労力を削減するためには、店長が全従業員と手軽にやり取りできる手段を用いることが大切です。
▼ヘルプ体制を構築する方法
- シフト発表後にヘルプ可能な従業員の名前や稼働できる日時を聞いておく
- 全従業員とコミュニケーションを取れるメッセージツールやチャットツールを導入する
- 複数店舗でシフトを共有して、ヘルプ要請・派遣ができるようにする
②シフト管理システムの導入
アナログなシフト管理業務を効率化するために、シフト管理システムを活用することも一つの方法です。
シフト管理システムを活用することで、システム上でシフトの収集・作成・共有ができるようになり、手書き・手入力によるアナログ業務から脱却できます。
また、シフト希望を反映しつつ、各アルバイト・パートの労働条件や法令を遵守したシフトを作成できるため、シフトの調整にかかっていた労力を削減できる利点もあります。
さらに、労働条件や出勤日数が異なる従業員のシフト管理も、システムを導入することで効率的に行うことが可能です。
シフト管理システム『シフオプ』でできること
シフト管理システムの『シフオプ』を活用することで、シフト管理を効率化して、店長の業務負担を軽減できるようになります。
ここからは、シフオプでできることについて紹介します。
シフト希望の収集
従業員のシフト希望をシステム経由で収集して、シフト管理画面に自動反映することが可能です。
また、事前に設定したリマインド通知機能によって、期日内にシフトの提出を促せるため、提出遅れ・漏れを防止できます。従業員に個別でリマインドする必要がなくなり、店長業務の負担軽減につながります。
モデルシフトの作成
シフトの作成時、従業員のシフト希望と店舗の勤務形態を踏まえて、定形となるモデルシフトを作成します。これにより、毎月一からシフト表を作成して、データを入力するといった工数を削減できます。
また、モデルシフトの作成後は、繁閑状況や従業員のスキル・経験などを踏まえて手動で人員配置を調整できるため、店舗の実態に合わせたシフト作成も可能です。
モデルシフトについては、こちらの記事で詳しく解説しています。ぜひご一読ください。
シフトの共有
作成したシフトをシステム経由で従業員に共有できます。従業員全体に一括通知できるため、共有漏れやシフトメモの紛失などを防ぐことが可能です。
自動メールやアプリ内での通知のほか、日別・週別、スタッフ別など、さまざまなパターンで印刷もできるため、紙媒体のシフト表を希望する従業員にも対応できます。
コンプライアンスチェック
労働基準法違反のリスクがあるシフトには、自動でアラートが表示される機能が備わっています。
目視チェックや労働時間の計算などが不要になるため、業務工数を削減しながら人的ミスも防止できます。労働基準法違反リスクの見落としを防ぐことで、コンプライアンスの強化にもつながります。
ヘルプ要請
シフトに欠員が発生した際に、システム経由で従業員にヘルプを一斉送信できます。
従業員は出勤の可否をシステム上で回答できるため、従業員一人ひとりに確認する手間を省けます。また、複数の店舗でシフトを共有すれば、店舗間のヘルプ体制を構築することも可能です。
まとめ
この記事では、店長のシフト管理業務について以下の内容を解説しました。
- 店長の主な業務内容
- シフト管理の課題
- シフト管理を効率化する方法
シフト管理は、店長に負担がかかりやすい大変な業務の一つです。さまざまな労働条件の従業員を雇用する職場では、希望する働き方が一人ひとり異なるため、シフト管理が煩雑になりやすいという課題があります。
シフト管理業務の負担軽減には、ヘルプ体制の構築とシフト管理システムの導入が有効です。
シフト管理システムの『シフオプ』は、さまざまな勤務形態のシフトに対応しており、異なる労働条件で働く従業員のシフト管理を効率的に行う際に役立ちます。
シフト管理業務にかかる労力を削減したい方は、ぜひシフオプの導入をご検討ください。
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