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【働き方改革のカギ】クラウドサービスを活用するメリット・デメリットとは?

※2020年6月8日公開の記事に修正を加えています。


2019年4月からスタートした働き方改革では、企業の取組みとして長時間労働の是正や年次有給休暇の取得促進、多様な勤務制度の導入などが挙げられています。これらの取組みを後押しするカギとなるのが“クラウドサービス”の活用です。

自社で働き方改革を進めるにあたり、「クラウドサービスを活用するメリット・デメリットが知りたい」「導入によってどのような効果が期待できるのか」などの疑問を感じている担当者の方もいるのではないでしょうか。

この記事では、働き方改革の目的を踏まえつつ、クラウドサービスを導入するメリット・デメリットや、導入効果について解説します。

働き方改革の導入事例については、こちらの記事で解説しています。

  働き方改革とは? 実現に向けた6つの企業の取組み事例 2019年4月からスタートした働き方改革。法改正に伴い、企業のルールや労働者に対する処遇改善、職場環境も変化しています。この記事では、働き方改革の実現に向けた取組みや事例について解説します。 シフオプ


目次[非表示]

  1. 働き方改革の目的
  2. 働き方改革が労働者に与えた影響
  3. クラウドサービスを活用するメリット・デメリット
  4. 働き方改革に貢献するシフト管理システム『シフオプ』
  5. まとめ


働き方改革の目的

働き方改革の目的は、働き過ぎを防ぎつつ、ワーク・ライフ・バランスや多様で柔軟な働き方を実現することです。

現在の日本では、少子高齢化に伴う生産年齢人口の減少や、働き手のニーズの多様化といった課題への対応が求められています。このような課題を解決していくためには、生産性の向上に加えて、労働者にとって魅力ある職場づくりが重要です。

労働者にとって魅力ある職場をつくることで、人材の確保や業績の向上につながり、成長と分配の好循環を生むことが期待されています。
 
働き方改革では、魅力ある職場づくりに向けて、以下の取組みを推進または義務づけています。


▼働き方改革の主な取組み内容

  • 時間外労働の上限規制
  • フレックスタイム制における清算期間の延長
  • 正社員・非正規社員間における公正な待遇の確保
  • 労働時間の客観的な把握
  • 有給休暇の確実な取得



働き方改革が労働者に与えた影響

では、働き方改革は、労働者へどのような影響を与えているのでしょうか。

ここでは、内閣府の『令和2年度 年次経済財政報告 第2章』を基に、特に労働者が実感しやすい時間外労働の上限規制をテーマに、働き方改革が労働者に与えた影響について解説します。


時間外労働の抑制

働き方改革によって時間外労働の上限規制が適用されたことで、大企業・中小企業ともに時間外労働の抑制に向けた取組みが進んでいます。

内閣府企業調査によると、正社員の1ヶ月あたりの平均時間外労働時間は、働き方改革が始まる前からの4年間で、4.5時間減少していることが報告されています。

また、月間平均時間外労働時間が46時間以上となる企業は、13.9%から6.0%へと減少しています。このように、上限規制が設けられたことで、時間外労働の抑制につながっていることが分かります。

時間外労働を抑制するための各企業の取組みとして、以下が挙げられています。


▼時間外労働抑制に向けた取組み内容

取組み内容
実施状況
労働時間の管理の徹底
69.7%
時間外労働・残業の事前申告制度の導入
52.4%
ノー残業デーの設置
31.2%
時間外労働・残業時間の公表
29.7%
人事評価項目への追加
13.8%

内閣府『令和2年度 年次経済財政報告 第2章』を基に作成


出典:内閣府『令和2年度 年次経済財政報告 第2章


有給休暇の取得促進

働き方改革が始まったことで、企業における有給休暇の取得促進に向けた取組みも広がっています。

内閣府の『令和2年度 年次経済財政報告 第2章』によると、企業における平均有休取得日数は、2015年の6.3日から、2019年には7.9日になり、1.6日増加していることが報告されています。

また、有給取得義務となる5日間を下回る有給取得日数だった企業は、2015年の34.3%に対して、2019年は13.1%になっています。一方、有給取得日数が5日以上だった企業は65.8%から86.9%に増加しています。

企業における有給休暇取得促進の取組みには、以下が挙げられています。


▼有給休暇取得に向けた取組み内容

取組み内容
実施状況
有給休暇取得促進の定期的なアナウンス
77.6%
有給取得目標の設定
48.2%
連続休暇取得の促進
34.6%
有休取得目標・結果の公表
30.8%
有給休暇取得日の指定
30.7%
時間単位の有給休暇の付与
29.6%

内閣府『令和2年度 年次経済財政報告 第2章』を基に作成


出典:内閣府『令和2年度 年次経済財政報告 第2章



クラウドサービスを活用するメリット・デメリット

働き方改革を進めるうえで、固定の物理的なサーバやデバイスに依存せず、インターネット経由で利用できるクラウドサービスを導入している企業も少なくありません。

クラウドサービスの導入前には、どのようなメリット・デメリットがあるか把握しておくことが大切です。


メリット

クラウドサービスを活用することで、オフィス・店舗だけでなく、自宅・出張先などからクラウドサービスにアクセスして、業務や会議などを行うことが可能です。これにより、次のようなメリットが期待できます。


▼クラウドサービスの活用で期待できるメリット

  • 複数人での社内データの共有・管理
  • 移動やデータ共有にかかる労力の削減
  • 業務効率の改善による長時間労働の是正・生産性の向上
  • テレワークを導入した多様な働き方の実現
  • 従業員のワーク・ライフ・バランスの実現


▼クラウドサービスの活用例

  • 顧客管理システム(CRM)で取引先や来客管理を行う
  • クラウド型Web会議システムを活用して、自宅から社内会議や面接を行う
  • シフト管理システムでシフト収集・作成・共有を行う
  • 勤怠管理システムで時間外労働時間を可視化する


デメリット

クラウドサービスは、事業者が提供する範囲内のサービスを利用する形態となるため、企業が独自にカスタマイズすることはできません。また、ほかのシステムとの連携可否については、クラウドサービスによって異なります。


▼クラウドサービスの活用で注意したいデメリット

  • ユーザー側のカスタマイズ性が低い
  • 既存システムと連携できないケースがある
  • サービスが停止すると復旧まで待機するしかない


導入時は、デメリットのほか、以下に挙げるポイントを確認したうえで、業務や目的に必要な機能が備わったクラウドサービスを選ぶことが重要です。


▼クラウドサービス導入時の確認ポイント

  • 自社の業務に必要な機能が備わっているか
  • 既存システムとのデータ連携に対応しているか
  • 料金形態やプランが自社の予算・規模に合っているか



クラウドサービスの導入効果

総務省の『令和3年版情報通信白書』によると、2016~2020年までにクラウドサービスを利用している企業の割合が46.9%から68.7%に増加しています。

また、クラウドサービスの導入によって、9割近い企業が効果を実感しています。


▼クラウドサービスの導入効果

クラウドサービスの導入効果

画像引用元:厚生労働省『令和3年版情報通信白書


利用しているサービス内容のなかで、多くを占めているのが社内の情報共有・管理に関する以下の5つです。一方で、営業支援や生産管理などの高度な利用については低水準にとどまっている状況です。


▼クラウドサービスの利用内訳

サービス内容
利用状況
ファイル保管・データ共有
59.4%
電子メール
50.3%
社内情報共有・ポータル
44.8%
スケジュール共有
43.8%
給与・財務会計・人事
37.8%
データバックアップ
36.5%

厚生労働省『令和3年版情報通信白書』を基に作成


このように、企業におけるクラウドサービスの利用は増加傾向にあり、多くの企業が効果を得ていることが報告されています。

なかでもデータ共有、人事・財務関連のサービス内容の導入割合が高く、勤怠管理や給与管理などにもクラウドサービスが活用されていることが伺えます。

出典:厚生労働省『令和3年版情報通信白書



働き方改革に貢献するシフト管理システム『シフオプ』

	シフオプ


働き方改革の取組みの一つに、長時間労働の是正が挙げられます。業務量を変えずに、限られた時間・リソースで行うには、業務効率化できる工夫が必要です。

クラウドサービスを活用して効率化を図る業務として、従業員のシフト管理があります。ここでは、クラウドサービスを利用したシフト管理システム『シフオプ』が企業にどのような効果をもたらすかについて解説します。


シフト管理業務の効率化

シフオプを活用することで、従来の紙面・表計算ソフトによる管理で煩雑になっていた、希望シフトの転記や確定シフトの共有などの業務が効率化できます。

インターネット環境さえあればどこからでも接続できるため、シフト管理担当者の負担軽減にも貢献します。


労務規定違反のリスクを抑える

シフオプには、労務規定違反のリスクのあるシフトに対して警告を表示する機能が備わっているため、シフトの作成段階で法令違反につながる長時間労働を防げます。

また、従業員の労働時間を可視化することで、「連勤や夜勤が続いていないか」「休日をしっかり確保できているか」などを確認することも可能です。

長時間労働が続いている従業員がいる場合、シフトを調整する、休暇を取得させるといった措置を講じられます。長時間労働の是正や働きやすい職場づくりに向けて、シフト管理体制の見直しを図ってはいかがでしょうか。


まとめ

この記事では、働き方改革とクラウドサービスについて、以下の項目で解説しました。


  • 働き方改革の目的
  • 働き方改革が労働者に与えた影響
  • クラウドサービスを活用するメリット・デメリット
  • クラウドサービスの導入効果
  • 働き方改革に貢献するシフト管理システム『シフオプ』


企業における人手不足や働き手のニーズの多様化に対応するために、より柔軟で多様性のある働き方の実現が求められています。

そのためには、テレワークの導入や業務効率化を後押しするクラウドサービスの活用が有効です。

なかでも従業員のシフト管理に労力を費やしている方は、クラウドを活用した管理体制へと移行することで、業務の効率化が期待できます。法令を遵守したシフト作成を徹底できるため、長時間労働の是正にもつながります。

働き方改革への第一歩として、シフト管理体制から見直してはいかがでしょうか。『シフオプ』の機能紹介、資料請求・お問合せはこちらをご確認ください。

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